Отчетность в пфр за прошлый год что сдавать

Опубликовано: 15.05.2024

«Клерк» Рубрика Отчетность в ПФР

В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения. Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.

Зачем понадобился новый отчет

Чиновники придумали новый отчет СЗВ-ТД в связи с предстоящим переходом на электронные трудовые книжки (проект Закона № 748684-7 от 08.07.2019).

Дело в том, что с 01.01.2020 индивидуальные лицевые счета, открытые на каждого гражданина в ПФР, дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности». Данные в этот раздел будут попадать из отчетов СЗВ-ТД, полученных от работодателей.

Основное назначение СЗВ-ТД

У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о трудовой деятельности работников.

Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

Кто обязан сдавать отчет СЗВ-ТД

Новый отчет обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от численности штата. Даже если у вас в штате один сотрудник, отчет СЗВ-ТД придется представить в ПФР.

Законодательно пока не решен вопрос, нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-ТД, если в отчетном месяце никаких кадровых изменений не было.

Бланк СЗВ-ТД

ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.

Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:

В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:

регистрационный номер в ПФР;
наименование организации/ИП;
ИНН и КПП.

Затем проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работниках приводятся в табличной форме. Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.

Порядок заполнения отчета

Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:

Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:

Регистрационный номер в ПФР

Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.

Наименование организации/Индивидуального предпринимателя

Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».

ИНН и КПП

Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.

Отчетный период

В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:

Сведения о работниках и их трудовой деятельности.

Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:

Порядковый номер (графа 1)

Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.

Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)

Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

СНИЛС (графа 5)

Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)

В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.

Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) (графа 7)

Для заполнения этой графы необходимо использовать специальные коды:

Код	Вид кадрового мероприятия
1	Прием на работу
2	Перевод
3	Увольнение
4	Переименование работодателя
5	Служба в армии
6	Образование
7	Обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров)
8	Награждение
9	Установление второй и последующих профессий или разряда
10	Исключение из непрерывного стажа
11	Восстановление непрерывного стажа
12	Запрет занимать должность

В графу 7 табличной части СЗВ-ТД нужно занести код из этой таблицы. Текстовая расшифровка кадрового мероприятия не требуется.

Должность, специальность, профессия, квалификация (графа 8)

Профессию и/или специальность следует указывать на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов — диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д. (пп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Документами, подтверждающими квалификацию, являются (п. 10 ст. 60 Федерального закона № 273-ФЗ): удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной подготовке; свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.

Структурное подразделение (графа 9)

Укажите структурное подразделение, в котором трудится сотрудник — в той формулировке, которая указана в вашем штатном расписании. Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если в виду малочисленности штата у вас нет штатного расписания (например, в компании только директор и бухгалтер), названия структурного подразделения у вас не будет. Как в таком случае заполнить графу 9 — оставить пустой или проставить прочерк — пока не ясно. Подождем официально утвержденных правил заполнения бланка СЗВ-ТД.

Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении (графа 10)

В графе 10 укажите норму трудового законодательства, на основании которой произведено кадровое мероприятие.

Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (графы 11–13)

В графах 11-13 укажите название, дату и номер документа, на основании которого произошли кадровые изменения. Например, реквизиты приказа об увольнении.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2020 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

Отчетный период 2020 года

С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Наказание за СЗВ-ТД

С 2020 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц, однократно нарушивших в календарном году сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.

Если работодатель дважды за календарный год допустит нарушение: опоздает с отчетом, не сдаст вообще или представит в нем недостоверные сведения, его оштрафуют. Новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены размеры штрафных санкций для таких случаев до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Если же работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за недостоверных данных, представленных в СЗВ-ТД, прежнему работодателю придется возместить работнику недополученный в связи с этим заработок.

Как представлять отчет: на бумаге или электронно

Отчет СЗВ-ТД можно представлять на бумаге или электронно. Все зависит от количества работников у данного работодателя. Законодатели не стали утруждаться придумыванием специальных критериев, по которым работодатель мог бы сориентироваться по форме представления отчета — они аналогичны отчету СЗВ-М.

А именно: отчет СЗВ-ТД примут в ПФР на бумаге или электронного (на выбор работодателя) при количестве работников менее 25. Если же численность составляет 25 человек выше, сдать отчет можно только электронно по ТКС.

Появлению СЗВ‑ТД предшествовало введение электронного формата трудовых книжек. Работодатели ежемесячно должны отчитываться о кадровых движениях своих работников в ПФР.

Нормативно-правовая база

Представление формы СЗВ-ТД регулируют:

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)».
Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Кто и когда обязан сдавать СЗВ-ТД

С 2020 года утверждён новый документ отчётности персонифицированного учёта, который работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд. Это отчет СЗВ-ТД, который называется «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Форма бланка, порядок и указания формирования данных на каждого сотрудника утверждены Постановлением 730п от 25 декабря 2019 г.

СЗВ-ТД формируется по каждому работнику, с которым страхователь заключил трудовой договор, в том числе и на тех, кто работает удалённо или по совместительству.

Если никаких кадровых событий, например переводов или увольнений, в декабре 2020 года в организации не происходило, то сведения по форме СЗВ-ТД в январе 2021 в ПФР не представляются.

Начиная с 1 января 2021 года условиями для представления отчёта по форме СЗВ-ТД являются:

перевод сотрудника на другую постоянную работу, подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо предоставлении сведений о трудовой деятельности – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место указанные кадровые мероприятия
при приеме на работу (увольнении) – срок представления не позднее следующего рабочего дня

Подавать ли СЗВ-ТД, если сотрудники выбрали бумажные трудовые

Заявление о выборе работником формата ведения трудовой книжки (бумажного или электронного) уже является основанием для представления СЗВ-ТД. Работодатель обязан отчитаться перед ПФР РФ о трудовой деятельности своих сотрудников и своевременно представить электронные сведения по новой форме. Данная норма закреплена в 436-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Нужно ли ИП без сотрудников сдавать СЗВ-ТД

Электронный документ СЗВ-ТД представляется исключительно в отношении наёмных сотрудников, при этом только на тех, у кого за отчётный период были кадровые события. Поэтому предприниматель без работников передавать документ в ПФР не должен.

Способы представления отчетности

Работодатели, у которых в штате в отчётном периоде было 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать отчёт в электронном виде через интернет. Для сдачи формы достаточно скачать бесплатный программный комплекс с официального сайта ПФР или с любого другого сервиса. Документ перед отправкой подписывается усиленной электронной подписью.

Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.

Сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году

Если сотрудник не написал заявление о выборе формы трудовой книжки, и по нему в течение всего календарного года не было никаких кадровых мероприятий, первый отчёт СЗВ-ТД в отношении его заполняется по состоянию на 1 января 2020 года. Представить в ПФР такой документ нужно не позднее 15 февраля 2021 года.

Если в течение всего 2021 года и в последующих отчётных периодах по застрахованному сотруднику не произойдёт никаких кадровых изменений, сдавать бланк в дальнейшем не нужно, достаточно первого информирования.

Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:

Приём	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа
Увольнение
При иных мероприятиях	Не позднее 15 числе месяца следующего за отчётным

Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.

Следовательно, начиная с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним документ сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Бланк СЗВ-ТД и пример заполнения

Правила заполнения полей формы

Сведения о страхователе

организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
обособленного подразделения;
отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

Сведения о зарегистрированном лице

Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ

Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной

Сведения об отчетном периоде

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

Кто и как должен подать заявление о ведении трудовой книжки

В течение 2020 года каждый сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он хочет продолжать её заполнение на бумажном носителе, он должен написать заявление об этом до 1 января 2021 года.

Если сотрудник выбрал бумажную форму, такое право за ним сохраняется и при дальнейшем устройстве на работу к другим нанимателям. Кроме того, застрахованное лицо имеет право в последующем подать работодателю «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе на работников, которые до 1 января 2021 года подадут об этом заявление и параллельно представлять на них сведения в электронном виде в ПФР.

Если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, он должен в течение 2020 года подать специальный формуляр: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После этого работодатель отдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с записью о поданном заявлении. С этих пор страхователь больше не отвечает за бумажный документ, а сотрудник не может вернуться к бумажному формату ведения трудовой книжки.

В форме СЗВ-ТД нужно указать дату подачи такого заявления, следовательно, на лицевом счёте сотрудника в ПФР она также отразиться, кроме того, она будет указываться во всех сведениях о стаже.

Работникам, которые по уважительной причине до 31.12.2020 года не подадут ни одного заявления, работодатель продолжит ведение бумажной трудовой книжки. К таким работникам относятся те, кто находится в отпуске (декретницы), болеет или отстранен от работы.

Как откорректировать или отменить форму

Информация о выборе бумажной или электронной формы трудовой книжки

В бланке есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если информацию внесли некорректно, следует в Пенсионный фонд представить ещё одну форму СЗВ-ТД на данного сотрудника с правильной датой. Отменять первую форму не нужно.

Если необходимо аннулировать неверно поданную информацию о выборе застрахованным лицом формы ведения трудовой книжки, нужно сдать повторный бланк, указать ту же дату, что и в первом документе, но в поле «Признак отмены» поставить «Х».

Информация о приёме или увольнении, а также о переводе

Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».

Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:

первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
вторая строка — с правильными данными.

Ответственность за непредставление нового отчета

Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:

за нарушение сроков представления отчётности
за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности

Первичное нарушение
Организация	от 30 000 до 50 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 1 000 до 5 000 руб.
Должностные лица	от 1 000 до 5 000 руб.
Повторное нарушение
Организация	от 50 000 до 70 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 10 000 до 20 000 руб.
Должностные лица	от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.

Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.

Как Контур.Экстерн поможет заполнить СЗВ-ТД

Как заполнить заявление в Экстерне:

Если вы уже заполняли в Экстерне форму СЗВ-М, то данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения) подтянутся в СЗВ-ТД автоматически.

В карточке сотрудника отражаются все действия по нему. На основе ранее отправленного отчета СЗВ-ТД можно сразу создать отчет c отменяющим мероприятием. Для отмены конкретного мероприятия достаточно указать дату отмены.

Можно массово добавлять в отчет сотрудников — это удобно, когда нужно подать форму по большому количеству сотрудников, в частности, при переименовании организации.

Перед отправкой формы Экстерн проверяет ее на форматно-логические ошибки, а также по методике ПФР.

В соответствии с положениями Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Федеральный закон № 27-ФЗ) на страхователей возложена обязанность по представлению сведений индивидуального (персонифицированного) учета в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Указанные сведения могут быть представлены страхователем в территориальный орган ПФР на бумажном носителе (лично, либо его представителем, либо с использованием средств почтовой связи), либо в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Работодатели представляют в Пенсионный фонд Российской Федерации следующие виды отчетности:

сведения о застрахованных лицах (по форме СЗВ-М) ежегодно – сведения о страховом стаже застрахованного лица (по форме СЗВ-СТАЖ);
сведения о трудовой деятельности (по форме – СЗВ-ТД);
сведения, предусмотренные частью 4 статьи 9 Федерального закона от 30 апреля 2008г. № 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" (по форме ДСВ-3).

Данные о начисленных страховых взносах учитываются на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц на основании данных, переданных ФНС России в ПФР.

Работодатель представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе) сведения по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Форма СЗВ-М

Сведения о застрахованных лицах (по форме СЗВ-М) необходимо представлять в территориальные органы ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом - месяцем. Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

В 2021 году последними датами сдачи отчетности по форме СЗВ-М являются:

за декабрь 2020 г. - 15 января 2021 г.;
январь - 15 февраля 2021 г.;
февраль - 15 марта 2021 г.;
март - 15 апреля 2021 г.;
апрель - 17 мая 2021 г.;
май - 15 июня 2021 г.;
июнь - 15 июля 2021 г.;
июль - 16 августа 2021 г.;
август - 15 сентября 2021 г.;
сентябрь - 15 октября 2021 г.;
октябрь - 15 ноября 2021 г.;
ноябрь - 15 декабря 2021 г.;
за декабрь 2021 г. - 17 января 2022 г.

Форма СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже (по форме СЗВ-СТАЖ) застрахованного лица представляются организацией один раз в год, по итогам отчетного периода (года). Отчетность необходимо представить в территориальные органы ПФР не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

За отчетный период 2020 год последней датой сдачи отчетности по форме СЗВ-СТАЖ является 01.03.2021 г.

При снятии с регистрационного учета сведения о страховом стаже застрахованного лица организация должна представить в территориальные органы ПФР не позднее дня представления документов для государственной регистрации в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Форма СЗВ-ТД

Сведения о трудовой деятельности предоставляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица, сведения о трудовой деятельности предоставляются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Если численность сотрудников 25 и более человек, отчетность необходимо представлять в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Формы отчетности сведений о застрахованных лицах и сведений о страховом стаже застрахованных лиц размещены в разделе «Работодателям».

На сайте Пенсионного фонда России в свободном доступе размещены программы для подготовки и проверки отчетности, которые в значительной степени облегчают процесс подготовки и сдачи отчетности для плательщиков страховых взносов.

В соответствии с действующим законодательством РФ первичная регистрация работников в системе персонифицированного учёта производится страхователем. Это его прямая обязанность. Итогом этой регистрации для работника является получение документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащего сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС). Также работник может обратиться к работодателю для осуществления обмена и восстановления СНИЛСа и работодатель может выступить третьей стороной взаимоотношений между ПФР и работником.

Первичная регистрация работника в системе персонифицированного учёта

При приёме на работу работника, не зарегистрированного в системе индивидуального (персонифицированного) учета, страхователь представляет в соответствующий территориальный орган ПФР на это лицо анкету застрахованного лица в территориальный орган фонда.

Важно! В анкете застрахованного лица в качестве адреса регистрации пишут тот, по которому работник официально зарегистрирован. В случае если анкета заполняется на гражданина иностранного государства - пишут адрес, который зафиксировала миграционная служба при регистрации данного гражданина.

Работодатель передает анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 в сопровождении описи документов, передаваемых страхователем в ПФР, по форме АДВ-6-1 в территориальный орган ПФР по месту регистрации организации. Анкету можно сдать как по телекоммуникационным каналам связи, так и на бумажном носителе.

Территориальный орган ПФР в течение 5 рабочих дней со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет, после чего передаёт документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета вместе с сопроводительной ведомостью страхователю.

Процедуры восстановления и замены документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета отличаются от процедуры первичной регистрации за исключением следующих особенностей: заявление о восстановлении страхового свидетельства заполняется по форме АДВ-3 (выдача дубликата); заявление об обмене страхового свидетельства заполняется по форме АДВ-2.

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Что отправлять

ПФР ждет три формы отчета:

СЗВ-М — содержит список работников, их ИНН и СНИЛС. Сдавайте отчет даже если в компании работает только директор, с которым не заключен трудовой договор, и выплата зарплаты не ведется. Форма СЗВ-М утверждена постановлением № 83П от 01.02.2016.
CЗВ-СТАЖ — содержит сведения о стаже каждого работника по трудовому или гражданско-правовому договору: ФИО сотрудников, дату приема на работу, увольнения и остальные данные для расчета пенсии. Форма СЗВ-СТАЖ утверждена постановлением №507п от 06.12.2018.
СЗВ-ТД — содержит сведения об изменениях в трудовой деятельности. В нем указывают ФИО, должность и даты кадровых событий: приема, перевода, увольнения и остальное. ПФР учитывает их при заполнении электронных трудовых книжек. Если за месяц кадровых событий не было, отправлять отчет не нужно. Форма СЗВ-ТД утверждена постановлением №730П от 25.12.2019.

Еще три формы подают при необходимости:

СЗВ-ИСХ — содержит доходы и взносы работников, а также страховой стаж. Её сдают страхователи, которые не подали сведения о застрахованных лицах до 2017 года в отчетах: РСВ-1, СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1(2), СЗВ-6-1(2), СЗВ-6-4. Форма утверждена постановлением №507п от 06.12.2018.
СЗВ-КОРР — содержит уточнения по данным сотрудников. Подавая СЗВ-КОРР, страхователь корректирует данные на индивидуальных лицевых счетах работников, которые указал в СЗВ-СТАЖ. Форма утверждена постановлением №507п от 06.12.2018.
ОДВ-1— содержит сводные данные об организации-страхователе. Её подают не отдельно, а вместе с формами СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ. Форма утверждена постановлением №507п от 06.12.2018.

Как сдавать

Сдать отчеты можно тремя способами:

Лично на бумаге, если в компании работает до 25 сотрудников. Если больше, то только через интернет.
По почте заказным письмом с описью вложения.
Через интернет. Для этого понадобится электронная подпись, договор об электронном документообороте и сервис с отправкой отчетов.

Чтобы отправлять отчеты в электронном виде, предоставьте в ПФР документы:

Один экземпляр заявления о подключении к электронному документообороту.
Два экземпляра соглашения об обмене электронными документами. Его подписывает руководитель или сотрудник с доверенностью и инспектор Пенсионного фонда.

Чтобы фонд принял соглашение и заявление с подписью сотрудника, укажите ФИО и должность доверенного сотрудника и прикрепите саму доверенность. Шаблоны документов скачайте на сайте или возьмите в отделении Пенсионного фонда.

ПФР рассмотрит заявление и выдаст подписанное соглашение. Только после этого можно отправлять отчетность в электронном виде.

После выберите программу для электронной отправки отчетов. Например, Контур.Бухгалтерия формирует и отправляет отчёты через интернет. Вести учет в сервисе не сложно. А электронную подпись для вас выпустят бесплатно.

Когда отправлять

СЗВ-М — ежемесячно, до 15 числа текущего месяца за предыдущий.
СЗВ-СТАЖ — раз в год, до 1 марта следующего за истекшим годом. Еще отчет подают при выходе сотрудника на пенсию в течение трех дней.
CЗВ-ТД — на следующий день после приема или увольнения сотрудника. По остальным кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца.
СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР — отправляют сразу при обнаружении ошибок.
ОДВ-1 — срок привязан к сроку сдачи СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ.

Если дата выпадает на выходной или праздник, срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

После отправки отчетности вам поступит от ПФР квитанция о доставке в течение 4 дней. Протокол контроля — в течение 6 дней. Срок ответа на отчет в сумме займет 10 рабочих дней. Регламент приема отчетов у налоговой и ПФР разный: в Пенсионном фонде датой принятия отчета считают тот день, когда получен положительный протокол. Поэтому стоит заранее отправлять отчеты, чтобы успеть до окончания срока.

Если не сдать вовремя СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ, начислят штраф — 500 ₽ за каждого работника. За опоздание отправки отчета или отправку неполных и недостоверных сведений в СЗВ-ТД грозит предупреждение или штраф — от 300 ₽ до 500 ₽. Штрафов за несданные вовремя СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР пока не предусмотрено.

Чтобы отправлять отчеты вовремя и без ошибок, работайте в Контур.Бухгалтерии. В системе есть зарплатный блок и отчетность по сотрудникам, а еще простой учет, отчетность во все контролирующие органы, финансовый учет и другие инструменты для директора и бухгалтера. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны.

2‑НДФЛ — до 1 апреля во всех налоговых
6‑НДФЛ в 2021 году
Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ
Как в 2‑НДФЛ отражать зарплату за декабрь, выданную в январе?
Как заполнить 2‑НДФЛ в 2021 году

Справочная / Отчётность и налоги за сотрудников

Отчётность в ПФР за сотрудников в 2021 году

ИП с сотрудниками по трудовому или гражданско-правовому договору и все ООО отчитываются в пенсионный фонд.

Что сдавать

СЗВ-М — содержит только список работников, их ИНН и СНИЛС. СЗВ-М сдают ИП-работодатели и все организации. Если вы — ИП без сотрудников, сдавать отчёт не нужно. А в каждом ООО есть хотя бы один сотрудник — директор. Отразите его в СЗВ-М, даже если он не получает зарплату, и с ним не заключён договор. Форма СЗВ-М утверждена приказом.
СЗВ-Стаж — отчёт о стаже сотрудников. Содержит сведения о каждом вашем работнике по трудовому или гражданско-правовому договору: ФИО работника, даты приёма на работу и увольнения и другие данные, которые нужны для расчёта пенсии. Форма отчёта утверждена приказом.
СЗВ-ТД — новый отчёт о трудовой деятельности сотрудников. В нём будут указаны ФИО, должность и даты всех кадровых событий: приёма, перевода, увольнения и других. На основании этих данных ПФР будет заполнять электронные трудовые книжки. Форма отчёта утверждена постановлением.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Сроки сдачи отчетности

СЗВ-М — каждый месяц, до 15 числа текущего месяца за истекший
СЗВ-Стаж — раз в год, до 1 марта текущего года за истекший
CЗВ-ТД — не позже, чем на следующий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца.

Если срок выпадает на выходной или праздник, то он переносится на следующий рабочий день.

Как сдавать

лично на бумаге
на бумаге заказным письмом с описью вложения по почте
через интернет в виде файла специального формата. Для этого вам понадобится электронная подпись и договор об электронном документообороте с пенсионным фондом.

Что если не сдавать

Если не сдать вовремя СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ, грозит штраф — 500 рублей за каждого работника, по которому нужно отчитаться. За двух работников штраф составит 1 000 рублей, за трёх — 1 500 рублей и т.д.

Штрафов за не сданный вовремя СЗВ-ТД пока не предусмотрено.

А Эльба поможет?

Здравствуйте. Так быть не должно: за период 2016 года, в течение которого вы работали, информация в этой выписке должна быть. Как о вашем работодателе, так и о том, сколько он вам выплатил за все время, и о том, сколько уже накоплено.

Возможно, ваш работодатель не сдавал отчетность за 2016 год. Вам нужно обратиться к нему и узнать.

Насколько мне известно, рег.номер в ПФР указывать не обязательно, и отдельного поля для него нет. Если хотите, то можете написать в назначении платежа свой номер или номер, с которым сдаёте отчёты в отделение, которое выставило штраф.

Здравствуйте, Сергей.
Проверьте, что в личных данных сотрудника указан договор подряда, а не аренды.
Рекомендую обратиться в поддержку пользователей Эльбы, если тип договора указан верно, но сотрудник по прежнему не попадает в отчёт.

Контакты вы найдёте прямо в Эльбе в разделе Помощь. Или внизу этой страницы по ссылке «Спрашивайте у онлайн-консультанта».

К сожалению, в Эльбе данная форма отчётности не реализована.
Пожалуйста, подготовьте файл в формате xml в одной из бесплатных программ ПФР (http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/programs_for_employers/), после чего пришлите нам на почту e@kontur.ru — мы загрузим его вам в учётную запись для отправки.

При нарушении сроков сдачи СЗВ-ТД штраф согласно ст. 17 Закона № 27-ФЗ составляет 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, на которое не представлены сведения.

В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ на работодателей также налагается ответственность за нарушение порядка представления СЗВ-ТД в 2020 г.:

предупреждение или 1 000 - 5 000 руб. для должностных лиц;
1 000 - 5 000 для ИП;
30 000 - 50 000 руб. для юридических лиц.

Добрый день, Светлана. Законопроект, который регулирует штрафные санкции, пока на рассмотрении. Его планируют принять в первом квартале этого года, но ознакомиться можно уже сейчас, его опубликовал Роструд на официальном сайте https://git55.rostrud.ru/news/868349.html

В статье ст. 17 Закона № 27-ФЗ сказано:
«За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктами 2 - 2.2 статьи 11 настоящего Федерального закона, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица»

Но сведения о трудовой деятельности не относятся к статье 11. К СЗВ-ТД можно отнести только пункт 27-ФЗ из ст. 17:
«За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктом 2.1 статьи 6 настоящего Федерального закона, страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»

Наказания по Кодексу об административных правонарушениях (КоАП) чаще всего применяются Государственной инспекцией труда во время плановой или внеплановой проверки, в случае получения письменной жалобы работника. Административная ответственность за нарушение законодательства о труде прописана в главах 28 и 29 КоАП РФ.
Принятые в КоАП меры воздействия:
— предупреждение;
— приостановка деятельности организации;
— штраф за нарушение трудового законодательства.

По неформальной информации от ПФР будут выноситься только предупреждения.

Читайте также: