В какой программе делать сзв м в пфр
Опубликовано: 25.04.2024
Форма СЗВ-М содержит сведения о застрахованных лицах, эта форма персонифицированного учета сдается в ПФР практически всеми работодателями. Сдавать ее нужно каждый месяц. О том, как ее правильно заполнить и подать, мы подробно расскажем в статье.
Кто должен подавать форму
Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчетном периоде не производились никакие начисления.
Бывает, что в организации нет наемных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наемным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.
Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключен. Но лишь при условии, что организация ведет деятельность, и руководитель получает заработную плату.
Единственная ситуация, когда организация может не подавать СЗВ-М — если она не ведет деятельности, не имеет наемных работников, с директором договор не заключен, и он не получает заработной платы (письмо ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581).
Следующие типы хозяйствующих субъектов в случае отсутствия у них наемных работников не подают форму СЗВ-М:
- индивидуальные предприниматели;
- арбитражные управляющие;
- нотариусы и адвокаты, ведущие частную практику;
- крестьянские фермерские хозяйства.
Кто не включается в СЗВ-М
Страхователи, которые обязаны подавать форму, включают в нее всех застрахованных лиц.
Но, существуют категории работников, за которых работодатели не платят страховых взносов, поскольку обязательное пенсионное страхование на них не распространяется. Такие лица не считаются застрахованными и в СЗВ-М не включаются. В частности, это:
- военнослужащие, сотрудники органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных);
- иностранные лица и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ, а также работающие удаленно.
Сроки подачи
Отчетным периодом для формы СЗВ-М является месяц. Крайний срок подачи — 15 число месяца, следующего за отчетным. По общему правилу, если это число попадает на выходной, то последний день срока переносится на следующий рабочий день. Сроки сдачи формы в 2021 году представлены в следующей таблице.
Таблица 1. Сроки сдачи формы СЗВ-М в 2021 году
| За месяц | Крайний срок сдачи |
|---|---|
| январь | 15 февраля 2021 |
| февраль | 15 марта 2021 |
| март | 15 апреля 2021 |
| апрель | 17 мая 2021 (перенос) |
| май | 15 июня 2021 |
| июнь | 15 июля 2021 |
| июль | 16 августа 2021 (перенос) |
| август | 15 сентября 2021 |
| сентябрь | 15 октября 2021 |
| октябрь | 15 ноября 2021 |
| ноябрь | 15 декабря 2021 |
| декабрь | 15 января 2022 |
Можно ли подать форму заблаговременно, то есть еще до окончания месяца? Законодательные нормы запрета на такой порядок сдачи не содержат. Но это можно сделать только при уверенности, что новых сотрудников в организации до конца месяца не появится. Иначе получится, что в ПФР были поданы неполные сведения.
Куда подавать форму
Форма сдается в территориальный орган Пенсионного фонда, в котором страхователь стоит на учете.
Если в организации имеются обособленные подразделения, которые имеют расчетные счета и производят выплаты физическим лицам, они должны подавать СЗВ-М самостоятельно. При этом в форме указывается ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения.
Инструкция по заполнению СЗВ-М
Форма довольно простая, ее заполнение обычно не вызывает трудностей. Состоит она всего из четырех разделов, заполнить нужно каждый из них.
Раздел 1
Этот раздел предназначен для общих сведений. Здесь указываются реквизиты организации или ИП:
- регистрационный номер в ПФР, который получен при постановке на учет (узнать можно на сайте налоговой службы либо обратившись в ПФР или ФНС);
- краткое наименование компании либо ФИО индивидуального предпринимателя;
- ИНН;
- КПП (заполняют только организации).
Заполнение раздела 1 формы СЗВ-М
Раздел 2
В этом разделе указывается период, за который подается форма. Отчетный месяц указывается в виде двузначного числа (12 — за декабрь), календарный год должен состоять из четырех знаков — 2020.
Раздел 2
Раздел 3
В разделе 3 указывается тип формы. Это код, который может принимать следующие значения:
- «исхд» — исходный. Указывается при первичной сдаче.
- «доп» — дополняющий. Применяется при сдаче корректирующей формы. Например, когда в первичной форме были поданы ошибочные данные в отношении отдельных лиц.
- «отмн» — отменяющий. С таким кодом подаются сведения о лицах, которые нужно из исходной формы исключить. Применяется в случае, если в исходную СЗВ-М попали данные об уволенным сотруднике.
Раздел 3
Раздел 4
Четвертый раздел содержит информацию о застрахованных лицах. Данные представляются в виде таблицы из 4-х столбцов, в которых отражаются:
- порядковый номер;
- фамилия, имя и отчество застрахованного лица (отчество при наличии);
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- ИНН (если есть).
Из формы следует, что не обязательны к заполнению отчество застрахованного лица, если его нет, а также ИНН.
Важно! Отсутствие ИНН не будет считаться ошибкой. А вот некорректный идентификационный номер считается недостоверными сведениями.
В конце отчета проставляется подпись руководителя организации или предпринимателя, дата и печать (при наличии).
Раздел 4
Ответственность
Штрафы за нарушение порядка подачи формы СЗВ-М предусмотрены статьей 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Ответственность такова:
- за несвоевременное представление формы, за представление недостоверных или неполных сведений — штраф в размере 500 рублей за каждое лицо;
- если страхователь должен был отчитаться в электронной форме, но подал отчет на бумаге — штраф в размере 1000 рублей.
Ошибки в СЗВ-М и методы их исправления
В следующей таблице мы собрали возможные ошибки при заполнении формы.
Таблица 2. Ошибки в форме СЗВ-М
Образец заполнения формы СЗВ-М
Отчёт СЗВ-М в 2021 году
- Какие бывают программы для заполнения отчетов в ПФР 2021?
- Характеристики, плюсы и минусы «набивалок»
- Плюсы и недостатки «набивалок»
- Какую программу для СЗВ-М 2021 лучше скачать?
- Итоги
Какие бывают программы для заполнения отчетов в ПФР 2021?
Формирование отчетов для ПФР в электронном виде стало актуальным после 2007 года, в связи с введением персонифицированной отчетности.
Все программы для формирования и сдачи отчетов можно разделить на 2 категории:
- «доставщики» — ресурсы, с помощью которых данные отчета, выгруженные из стандартного бухгалтерского ресурса (например, 1С), кодируются, проверяются программными средствами и передаются в ПФР;
- «набивалки» — ресурсы, в которые нужно вручную переносить (набивать) данные, чтобы затем сформировать отчет.
Также распространенные системы электронной сдачи отчетности (например, Контур) часто совмещают и то и другое (содержат и «набивалки», и функцию импорта отчетов из бухпрограмм). Отчетов в ПФР это касается в первую очередь, т. к. они часто изменяются и дополняются. В прошлом году, например, ПФР ввел новый отчет - СЗВ-ТД. Разработчики бухгалтерских программ не всегда успевают с нужными для формирования отчетов обновлениями, поэтому, чтобы не пропустить сроки сдачи, бухгалтерия зачастую вынуждена пользоваться «набивалками». О них и поговорим подробнее.
О формировании отчетов СЗВ-М в 1С читайте здесь.
Актуальный список форм и сроков представления отчетности по персонифицированному учету вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.
Характеристики, плюсы и минусы «набивалок»
Основной нюанс «набивалок» — они могут быть платные и бесплатные. Бесплатные версии выпускаются в основном отделениями ПФР. В качестве примера можно привести Spu_orb. Версия 2.113, выложенная в настоящее время на сайте ПФР, позволяет, в том числе, формировать отчеты СЗВ-М. Программу для отчетов 2021, в т. ч. СЗВ-М, нужно скачать и установить на рабочий компьютер, чтобы вводить и распечатывать сведения, а также выгружать файлы для представления в ПФР.
Платные «набивалки» обычно представляют собой онлайн-программу, которой можно пользоваться, оплатив доступ. Размер платы редко превышает 1 000 руб. за отчет, поэтому многие предприятия идут на эти расходы, избегая штрафов за несвоевременное представление и ошибки в отчете.
Кроме того, существует и некоторое количество бесплатных сервисов. Онлайн-«набивалок» существует довольно много, поэтому в качестве примера назовем лишь некоторые, пользующиеся популярностью и позволяющие сформировать отчет СЗВ-М:
- «Бухсофт»;
- «Мое дело» («Интернет-бухгалтерия»);
- «ПФ-отчет» («Комфорт-софт»);
- «Партнер ПФР»;
- «Налогоплательщик ЮЛ» (программа выпущена ФНС России, но содержит функционал для формирования отчетности в ПФР, бесплатная).
Плюсы и недостатки «набивалок»
Основными плюсами «набивалок» является то, что:
- отчет формируется сразу в необходимых форматах, что особенно важно при отправке электронно;
- производится контроль реквизитов при вводе данных;
- производится форматно-логический контроль в процессе подготовки отчета (данная опция в большей степени характерна для платных онлайн-сервисов);
- доступна техподдержка в процессе подготовки отчета (в ограниченных вариантах — для бесплатных сервисов ПФР и ФНС, в формате 24/7 — для платных ресурсов);
- отчеты можно готовить по нескольким организациям;
- часто обеспечена интеграция с системами сдачи отчетов через Интернет (характерно для платных программ).
Основной, но большой и жирный минус — повторный ввод данных в программу, в подавляющем большинстве случаев — вручную. При большом объеме данных это может стать проблемой.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Большое количество застрахованных лиц — еще одна причина выбора платных «набивалок». В большинстве из них реализована возможность многопользовательского режима с функциями разграничения доступа и контроля над результатами работы каждого пользователя.
Какую программу для СЗВ-М 2021 лучше скачать?
В решении данного вопроса должна помочь информация, представленная выше. Выбор программы подготовки СЗВ-М осуществляйте, исходя из специфики вашего предприятия. Определите, нужна ли вам вообще «набивалка», а если да — каких характеристик вам будет достаточно. Если требуется подготовить отчет на небольшое количество сотрудников для дальнейшей сдачи на бумаге, вполне подойдет бесплатная программа ПФР. Если же сотрудников много, они распределены по разным юрлицам и т. п. — делайте выбор в пользу платного онлайн-сервиса.
Итоги
Программ, в которых можно подготовить отчет СЗВ-М в 2021 году, существует большое количество. Выбор того или иного ресурса зависит от специфики предприятия, по которому нужно готовить отчет.
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Проект Приказа Правления Пенсионного фонда РФ "Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)", Порядка заполнения формы указанных сведений и признании утратившим силу постановления Правления ПФР от 01 февраля 2016 г. № 83п" (подготовлен Пенсионным фондом РФ 29.03.2021)
Досье на проект
В соответствии с пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488) Правление Пенсионного фонда Российской Федерации постановляет:
форму "Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)" согласно приложению 1 к настоящему постановлению;
Порядок заполнения формы "Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)" согласно приложению 2 к настоящему постановлению.
2. Признать утратившим силу постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 01 февраля 2016 г. N 83п "Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах" (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 18 февраля 2016 г., регистрационный N 41142).
| Председатель | А. Кигим |
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правления ПФР
от N
Сведения о застрахованных лицах
1. Реквизиты страхователя:
Регистрационный номер в ПФР
| ИНН | КПП |
|---|
| 2. Отчетный период | календарного года |
|---|---|
| 3. Тип формы (код) |
4. Сведения о застрахованных лицах:
| N п/п | Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица | Страховой номер индивидуального лицевого счета | ИНН |
|---|
| Наименование должности руководителя | (Подпись) | (Ф.И.О.) |
| Дата | М.П. |
|---|---|
| (ДД.ММ.ГГГГ.) | (при ее наличии) |
Приложение 2
УТВЕРЖДЕН
постановлением Правления ПФР
от N
Порядок заполнения формы
"Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)"
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок определяет правила заполнения формы "Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)" (далее - форма СЗВ-М) и представления ее в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации (далее - территориальный орган ПФР).
1.2. Форма СЗВ-М является документом персонифицированного учета и содержит сведения о застрахованных лицах.
1.3. Страхователь ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом - месяцем, представляет в территориальный орган ПФР форму СЗВ-М о каждом работающем у него застрахованном лице в соответствии с пунктом 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2020, N 17, ст. 2714).
1.4. Форма СЗВ-М может быть представлена в форме электронного документа или на бумажном носителе.
1.5. В случае представления формы СЗВ-М на бумажном носителе страхователь заполняет её чернилами, шариковой ручкой (могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого) печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений.
1.6. Документ заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Страхователь, не являющийся юридическим лицом, заверяет входящие документы личной подписью. Позиции "Наименование должности руководителя", "Расшифровка подписи" (указывается Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.
1.7. Форма СЗВ-М в форме электронного документа представляется страхователем по форматам, утвержденным постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 07 декабря 2016 г. N 1077п "Об утверждении формата сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (форма СЗВ-М)" (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2016 г., регистрационный N 44964), и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2021, N 9, ст. 1467).
1. Правила заполнения формы
"Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)"
2.1. Заполнение раздела 1 "Реквизиты". Заполняется обязательно.
2.1.1. В поле "Регистрационный номер в ПФР" указывается регистрационный номер страхователя, присвоенный ему при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию.
2.1.2. В поле "Наименование (краткое)" указывается краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции) либо наименование отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность на территории Российской Федерации, обособленного подразделения.
2.1.3. В поле "ИНН" указывается идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН).
Для юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации, ИНН указывается в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации.
Для физического лица ИНН указывается в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.
2.1.4. В поле "КПП" указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации (далее - КПП) в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации, по месту нахождения на территории Российской Федерации.
КПП по месту нахождения обособленного подразделения указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации, по месту нахождения обособленного подразделения на территории Российской Федерации. КПП должен состоять из 9 цифр либо отсутствовать.
2.2. Заполнение раздела 2 "Отчетный период календарного года". Заполняется обязательно.
2.2.1. Номер месяца календарного года указывается в формате ММ, а год, за который представляется форма СЗВ-М, - в формате ГГГГ.
2.3. Заполнение раздела 3 "Тип формы (код)". Заполняется обязательно.
2.3.1. В поле "Тип сведений формы (код)" указывается один из типов представляемой формы: исходная, дополняющая или отменяющая.
Форма СЗВ-М с типом "Исходная" представляется страхователем на застрахованных лиц впервые за данный отчетный период.
Форма СЗВ-М с типом "Дополняющая" представляется страхователем с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период.
Форма СЗВ-М с типом "Отменяющая" представляется страхователем с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.
2.4. Заполнение раздела 4 "Сведения о застрахованных лицах".
В разделе указываются сведения о застрахованных лицах, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 51, ст. 4832; 2021, N 1, ст. 41).
2.4.1. Графа "N п/п" заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается записи по конкретному застрахованному лицу. Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений.
2.4.2. В графе "Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица" сведения заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами. Заполняется обязательно.
2.4.3. В графе "Страховой номер индивидуального лицевого счета" указывается страховой номер индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица (далее - СНИЛС), в отношении которого представляется форма СЗВ-М. Заполняется обязательно.
СНИЛС должен состоять из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-СС или ХХХ-ХХХ-ХХХ СС.
2.4.4. Сведения, указанные в пунктах 2.4.2, 2.4.3, должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда Российской Федерации*(1).
2.4.5. Графа "ИНН" заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица.
*(1) Постановление Правления ПФР от 13 июня 2019 г. N 335п "Об утверждении формы документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и порядка его оформления в форме электронного документа" (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 18 сентября 2019 г., регистрационный N 55951).
Обзор документа
Предлагается утвердить новую форму "Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)", а также порядок ее заполнения.
Страхователь должен будет ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, представлять в ПФР сведения о каждом работающем у него застрахованном лице. Форму можно будет представлять в электронном виде или на бумажном носителе.
Президент РФ поручил Правительству проверить уровень заработной платы работников государственных и муниципальных учреждений. Он хочет выяснить, соответствует ли зарплата бюджетников целевым показателям, которые были установлены майским приказом от 2012 года.
Кто должен отчитаться и в какой форме нужно предоставить данные — разбираемся вместе.
Что вы узнаете
Кому нужно отчитываться
Данные о заработной плате работников не предоставляют :
- органы государственной власти;
- органы местного самоуправления (в том числе являющиеся муниципальными казенными учреждениями);
- государственные внебюджетные фонды (ПФР, ФСС и их территориальные отделения, Федеральный фонд ОМС, территориальные фонды ОМС);
- войсковые части;
- суды;
- Генеральная прокуратура РФ, прокуратуры субъектов РФ и иные прокуратуры;
- организации, не являющиеся учреждениями (унитарные предприятия, хозяйственные общества).
Как передать информацию в ПФР
Для сбора сведений Минтруд России разработал специальную форму. Она достаточно объемная — необходимо указать информацию о заработной плате каждого работника за 2020 год, независимо от того, работает ли он на момент сдачи отчета или нет. При этом информация предоставляется по каждой занимаемой должности. Например, если человек работает на двух ставках, в отчете нужно сделать две записи — СНИЛС будет повторяться в каждой строке. Данные о зарплате руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров указываются отдельно.
Если вы еще не в СБИС — подключитесь
Как выглядит форма
Титульный лист
Титульный лист содержит общие данные об организации: ИНН, код КПП и ОКФС, код типа организации.
Раздел 1
В разделе 1 указываются сведения о заработной плате сотрудников за прошлый год по месяцам — с 1 января по 31 декабря. В отчет попадают все, кто работал в 2020, даже если сейчас они уже не в штате. Сотрудников, работающих по договорам ГПХ, в отчет включать не нужно. По каждому работнику необходимо заполнить:
- фамилию, имя и отчество без сокращений;
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- общий трудовой стаж, полных лет — указывается суммарная продолжительность периодов работы на конец отчетного года или на дату увольнения работника из организации;
- наименование должности (у одного сотрудника может быть несколько записей);
- трехзначный код категории персонала (необходимо выбрать из справочника кодов). Для тех, кому не присвоен код, укажите «100»;
- условия занятости — «Основное», «Внешнее совместительство», «Внутреннее совместительство»;
- занимаемая ставка — например, 0,25; 0,5; 1;
- количество рабочих часов по графику в отчетном месяце. При суммированном учете время указывается исходя из установленной продолжительности рабочего времени в неделю по должности;
- количество фактически отработанных часов в отчетном месяце. Если на протяжении всего месяца сотрудник не работал, необходимо указать значение «0,00» часов;
- сведения о заработной плате (указываются начисления по тарифным ставкам, доплаты за совмещение и особые условия труда, премии и все остальные дополнительные выплаты).
Что вносить в сведения о зарплате
Начисления по тарифным ставкам — указывается сумма начислений в отчетном месяце по тарифной ставке, должностному окладу, сдельным расценкам или в процентах от выручки.
Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности — указывается класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности по итогам проведения специальной оценки условий труда. Заполняется одна цифра в случае, если рабочему месту присвоен 1, 2 или 4 класс условий труда. Две цифры, разделенные точкой, — если рабочему месту присвоен 3 класс и соответствующий подкласс вредности. Если информация отсутствует, данная графа не заполняется.
Начисления (особые условия труда) — указывается размер начислений в отчетном месяце работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда в соответствии с локальными нормативными актами и трудовым договором.
Доплата за совмещение — указывается размер начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце за совмещение профессий в основное рабочее время, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы.
Иные компенсационные выплаты (федеральные) — рассчитывается как сумма начислений за отчетный месяц (по соответствующей должности, ставке, условиям занятости), кроме доплат за совместительство и начислений за вредные условия. При этом в данный показатель не включаются суммы начислений по коэффициентам (районным, за работу в высокогорных районах, в пустынных и безводных местностях) и процентным надбавкам к заработной плате лиц, работающих в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока.
Иные компенсационные выплаты (региональные) — указывается сумма начислений прочих компенсационных выплат в отчетном месяце. Не указываются доплаты за совместительство, начисления за вредные условия, федеральные компенсационные выплаты и начисления по коэффициентам (районным, за работу в высокогорных районах, в пустынных и безводных местностях). Также не указываются процентные надбавки к заработной плате лиц, работающих в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока.
Премии — указывается сумма начислений в отчетном месяце по премиям и иным поощрительным выплатам, начисляемым за результаты труда (вознаграждения по итогам работы, единовременные премии, за выполнение особо важных работ, за достижение показателей эффективности и другие).
Непрерывный стаж — указывается стаж работы, который используется для определения (расчета) размера доплаты (надбавки) за стаж непрерывной работы/выслугу лет (графа 24). Формат — «ГГ.ММ»: четыре цифры, разделенные точкой по две (если количество лет/месяцев менее 10, то первая цифра 0).
Выплата за стаж работы — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) за стаж работы (возможные названия — за стаж непрерывной работы/за выслугу лет) работнику в отчетном месяце в соответствии локальными нормативными актами, трудовыми договорами.
Доплата (надбавка) за работу в сельской местности — указывается размер начисленной доплаты в отчетном месяце за работу в сельской местности и районах, приравниваемых к ней, в соответствии с локальными нормативными актами.
Квалификационная категория — указывается квалификационная категория работника по должности (при наличии), используемая для определения размера доплаты/надбавки за наличие квалификационной категории. Квалификационную категорию необходимо указывать вне зависимости от наличия данной доплаты/надбавки в организации. Варианты заполнения — «вторая», «первая», «высшая». Данная графа не заполняется в случае отсутствия квалификационной категории у работника или отсутствия данных о квалификационной категории работников у работодателя.
Доплата (надбавка) за наличие квалификационной категории — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце за наличие квалификационной категории согласно локальным нормативным актам.
Ученая степень — указывается ученая степень работника (при наличии), используемая для определения размера доплаты/надбавки за наличие ученой степени. Ученую степень необходимо указывать вне зависимости от наличия данной доплаты/надбавки в организации. Варианты заполнения — «кандидат наук», «доктор наук». Данная графа не заполняется в случае отсутствия ученой степени у работника или отсутствия данных об ученой степени работников у работодателя.
Доплата (надбавка) за наличие ученой степени — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце за наличие ученой степени согласно локальным нормативным актам.
Доплата (надбавка) за наставничество — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце за наставничество согласно локальным нормативным актам.
Доплата (надбавка) молодым специалистам — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце согласно локальным нормативным актам.
Иные стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки), не зависящие от результата труда , — указывается сумма иных начисленных стимулирующих выплат за отчетный месяц (по соответствующей должности, ставке, условиям занятости), не указанных ранее.
Прочие выплаты — указывается сумма иных, начисленных за отчетный месяц выплат, отнесенных на фонд заработной платы. Также здесь указываются отпускные выплаты.
Компенсационные выплаты по районному регулированию — указывается сумма начисленных выплат, обусловленных районным регулированием оплаты труда: по коэффициентам (районным, за работу в высокогорных районах, в пустынных и безводных местностях) и процентным надбавкам к заработной плате лиц, работающих в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока за отчетный месяц.
Итого начисления — указывается общая сумма начисленной заработной платы работнику (по каждой должности) за отчетный месяц.
Раздел 2
В разделе 2 отражаются данные о фонде заработной платы. Здесь вы указываете объемы и источники расходов на оплату труда:
- объем расходов ФЗП из федерального бюджета на всех работников — указывается общий объем выплат из федерального бюджета за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из федерального бюджета в том числе по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из федерального бюджета за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из бюджета субъекта РФ на всех работников — указывается общий объем выплат из бюджета субъекта РФ за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из бюджета субъекта РФ в том числе по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из бюджета субъекта РФ за год работникам, замещающим «указные» должности;
- объем расходов ФЗП из муниципального бюджета на всех работников — указывается общий объем выплат из муниципального бюджета за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из муниципального бюджета в т.ч. по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из муниципального бюджета за год работникам, замещающим «указные» должности;
- объем расходов ФЗП за счет средств ОМС на всех работников — указывается общий объем выплат из фонда обязательного медицинского страхования за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП за счет средств ОМС в том числе по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из фонда обязательного медицинского страхования за год работникам, замещающим «указные» должности;
- объем расходов ФЗП из иных источников на всех работников — указывается общий объем выплат из источников, не указанных в графах 4-12, за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из иных источников в том числе по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из источников, не указанных в графах 4-12, за год работникам, замещающим «указные» должности.
Раздел 3
В разделе 3 собирается информация о зарплате руководителей, заместителей и главных бухгалтеров. Для каждой должности нужно указать среднемесячные начисленные суммы. Также необходимо дополнительно указать среднемесячную заработную плату работников организации, без учета руководителей.
Среднемесячная начисленная заработная плата руководителя организации — указывается среднемесячная начисленная зарплата руководителя (должность может называться: руководитель, директор, главный режиссер, художественный руководитель, президент) организации. Если в организации более 1 руководителя (например, директор и художественный руководитель), то в данной графе указывается средняя из среднемесячных начисленных заработных плат руководителей организации.
Среднемесячная начисленная заработная плата заместителей руководителя организации — указывается средняя из среднемесячных начисленных зарплат заместителей руководителя (лиц, выполняющих функции заместителей руководителя, без указания наименования конкретной должности — первый заместитель, заместитель по какому-либо направлению деятельности, заместитель по хозяйственной работе, по кадрам) организации.
Среднемесячная начисленная заработная плата главного бухгалтера организации — указывается среднемесячная начисленная зарплата главного бухгалтера организации.
Среднемесячная начисленная заработная плата работников организации (кроме руководителя, заместителей руководителей, главного бухгалтера) — указывается среднемесячная зарплата работников (без учета руководителя, заместителей руководителя и главного бухгалтера) организации.
Вы можете заполнить отчет прямо в системе. Для этого создайте отчет «Форма сбора информации о заработной плате работников» и добавьте данные. СБИС подскажет, в каких полях что указать. Когда все будет готово, нажмите «К отправке». Даже если вы рассчитываете зарплату в СБИС, придется заполнить отчет вручную — правила формирования денежных показателей в формах отличаются, поэтому их сопоставление невозможно.
Если вы привыкли работать с таблицами Excel, сначала скачайте шаблон и заполните форму. Важно использовать именно этот шаблон. Обратите внимание, что в разделе 1 нужно добавить информацию по каждому сотруднику столько раз, сколько месяцев в году он работал у вас (месяцы указывайте цифрами — 1, 2, 3 и т.д.). Суммы выплат заполняйте в рублях и копейках через точку. Когда подготовите таблицу, просто загрузите файл в СБИС — система автоматически распознает строки и столбцы. Нажмите «К отправке».
СБИС проверит отчет по алгоритмам госоргана. Если все в порядке, автоматически передаст информацию в Пенсионный фонд. Ждать ответа о приеме не нужно. Фонд пришлет письмо только в случае отказа. Если вы его получите, исправьте ошибки и заново сдайте полную форму отчета. Сделать это можно в те же сроки — до 9 апреля.
Форма СЗВ-М — ежемесячный отчет с информацией по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры или договоры ГПХ. Его сдают ежемесячно до 15 числа. Некоторые организации вправе сдать СЗВ-М через сайт ПФР.
Кто отчитывается в электронной форме
Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления отчета выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.
Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно или заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.
Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников вправе как отправлять электронные формы, так и направлять отчеты на бумажных носителях.
Как правильно заполнить СЗВ-М
Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.
Пошаговый алгоритм заполнения отчета рассмотрен в статье «Отчетность СЗВ-М: пошаговая инструкция по заполнению». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственное отличие — понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).
Как сдать в электронном виде
Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, которые сформируют и отправят любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.
- Установить бесплатную программу из списка рекомендованных ПФР.
- Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР.
- Воспользоваться промо-доступом в платных онлайн-сервисах.
В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.
Бесплатные программы ПФР
Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России, в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».
Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:
- «Документы ПУ 6»;
- «Spu_orb»;
- «ПД СПУ»;
- «PsvRSV».
Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.
Онлайн-сдача отчетности через сайт ПФ РФ
Инструкция, как сдать СЗВ-М в пенсионный фонд бесплатно через интернет:
Как проверить правильность заполнения отчета
Перед отправкой документа, необходимо провести проверку СЗВ-М онлайн бесплатно. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачайте их на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла — только XML или отчетность не примут.
Востребованными являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста:
Как упростить сдачу отчетности
Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:
- Сдавая отчет на бумаге, захватите с собой электронный вариант отчета на флешке, в формате XML. Многие представители Пенсионного фонда стали требовать электронный вид документа. Конечно, это не обязательно, но позволит избежать ненужных конфликтов.
- Работодатель обязан ежемесячно отчитываться по форме СЗВ-М не только перед Пенсионным фондом, но и перед наемными работниками. То есть, ежемесячно распечатывать и выдавать выписки сотрудникам, что они включены в перечень застрахованных лиц. Наказание за нарушение данного условия пока не предусмотрено. Регистрировать выдачу выписок для каждого сотрудника удобнее всего в произвольном журнале, где указывайте отчетный период, фамилию и инициалы работника, дату выдачи, а сотрудник расписывается за полученный бланк.
- В отчетном периоде нет информации для формирования отчетности? В такой ситуации, для страховки, отправьте пустую форму СЗВ-М. В компании ожидается длительное отсутствие наемных работников? Тогда отправьте письменный запрос представителям ПФ РФ, с подробным описанием обстоятельств. Без письменного подтверждения из Пенсионного фонда, прекращать отчитываться рискованно.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Читайте также: