Сверка на количество дней занятости ошибка в пенсионном отчете что делать

Опубликовано: 27.04.2024

В этом году все российские работодатели второй раз сдавали новый вид персонифицированной отчетности — СЗВ-СТАЖ. Пенсионный фонд уже присылает протоколы с возражениями, поэтому сейчас самое время определить «тонкие» места в новых формах и разобраться с тем, какие корректирующие формы выбрать для исправления ошибок.

Напомним основы

Исходный нормативный документ, на который следует опираться работодателю, — Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Кроме того, дотошно стоит изучить:

Постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, которое определило новые формы отчетности (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ);
Приказ Минтруда от 21.12.2016 № 766н (в ред. от 14.06.2018) — утвердил Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах.

Форма СЗВ-СТАЖ — это сведения о страховом стаже всех сотрудников, с кем у работодателя на отчетный период оформлены трудовые отношения. Отчетный период для формы — год, срок сдачи — не позднее 1 марта следующего за отчетным года.

По типу подаваемых сведений формы могут быть:

СЗВ-СТАЖ сдается вместе с формой ОДВ-1, которая включает список представляемых в Пенсионный фонд форм и сводные данные об организации-страхователе.

Сдавайте все формы СЗВ-СТАЖ «Исходная» «Дополняющая» «Назначение пенсии» и форму ОДВ-1 из КП.

Несоблюдение сроков и формата сдачи

Нулевая форма СЗВ-СТАЖ.

Очень часто звучат вопросы по поводу нулевой формы этого вида отчетности. Вызваны они длительным молчанием Пенсионного фонда при принятии решения, к тому же ведомство уже меняло свое решение относительно нулевой формы ежемесячного отчета СЗВ-М.

Итак, если в отчетном периоде в организации не числились работники, не были заключены трудовые и/или гражданско-правовые договоры, сдавать СЗВ-СТАЖ не нужно. Проверочная программа просто не пропустит такой отчет, потому что обязательными элементами файла являются СНИЛС и ФИО, а Пенсионный фонд вернет его работодателю. Однако если в отчетный период действующие договоры с работниками были, но никакие вознаграждения не выплачивались, форму СЗВ-СТАЖ подавать все равно надо.

Сведения по сотрудникам на договоре ГПХ.

Распространенное заблуждение, что работники, с которыми выстроены гражданско-правовые отношения, не включаются в отчет. Это не так. По форме СЗВ-СТАЖ подаются сведения на всех работников (застрахованных лиц), с кем в текущем периоде действуют и трудовые, и гражданско-правовые договоры.

Это требование справедливо и для тех случаев, когда в отчетный период не было никаких выплат. Тогда в графе 11 «Дополнительные сведения» стоит поставить метку НЕОПЛДОГ. Срок действия договора для таких сотрудников указан или в самом договоре, или в акте выполненных работ.

На форму СЗВ-СТАЖ распространяется требование сведения по сотрудникам на договорах ГПХ располагать выше, чем сведения о сотрудниках с трудовыми договорами.

Отчеты на директора — учредителя.

Много вопросов возникает при подаче сведений на директора организации, который является ее единственным учредителем. Позиция по этому вопросу высказана в письме Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846: «страхователи, у которых отсутствуют наемные работники и руководитель организации является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества, обязаны предоставлять сведения о застрахованных лицах по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ». При этом не имеет значения, имелись ли в этот период выплаты и вознаграждения в пользу сотрудника.

Основное место работы и совмещение.

Можно ли отразить занятость застрахованного лица по основному месту работы и по совместительству в одной форме? Надо ли засчитывать оба стажа? Ответ один — нет. В отчетности должен быть указан только какой-то один период, например по основному месту работы. Однако если на основной работе трудовой договор заканчивается в середине года, а по совместительству — пролонгирован, то можно указать период, которые длиннее. В двойном размере стаж не будет учитываться при расчете пенсии.

Отражение доли ставки.

Если речь идет о неполной занятости в обычных условиях труда, долю ставки указывать не надо. Эта информация обязательна для тех категорий работников, к кому применим территориальный фактор (Крайний Север или районы, приравненные к нему). Для них в графе 8 «Территориальные условия (код)» указывается один из кодов МКС, РКС, МКСР, РКСМ и доля ставки. Если график сотрудника подразумевает полный рабочий день при неполной неделе, то в отчет следует вписать территориальный код и количество отработанных дней. Если полный день, но неполная неделя — количество отработанных дней и территориальные условия. Для полной занятости в графе 8 кроме кода ничего писать не надо.

Доля ставки обязательна также:

для медиков — в графе 12 «Основание (код)» указать соответствующий код (27-СМ, 27-ГД, 27-СМХР, 27-ГДХР);
для педагогов — в графе 12 «Основание (код)» указать соответствующий код (27-ПД, 27-ПДРК).

Новые коды в графе 11 «Дополнительные сведения».

С 1 января 2017 года для указания замещаемой должности появились пять новых кодов:

ЗГДС — в случае замещения лицом государственной должности субъекта РФ, замещаемой на постоянной основе;
ЗГД — в случае замещения лицом государственной должности РФ;
ЗГГС — в случае замещения лицом должности государственной гражданской службы РФ;
ЗМС — в случае замещения лицом должности муниципальной службы;
ЗМД — в случае замещения лицом должности муниципальной службы на постоянной основе.

Далеко не все кадровики сталкиваются с этими кодами, ведь они касаются только учреждений государственной, региональной или муниципальной власти. Здесь действует то же требование, что и к данным по сотрудникам на ГПХ: запись о замещении должности должна стоять на первом месте, остальные сведения указываются ниже.

Как исправлять допущенные ошибки?

В случае если в форме СЗВ-СТАЖ работодатель допустил ошибки, Пенсионный фонд пришлет ему протокол. В нем будут указаны СНИЛС работников, по которым обнаружены неточности. Корректировать данные, которые не приняты ведомством, а значит, не разнесены по лицевым счетам, следует при помощи формы СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Дополняющая». И в нее включаем только тех сотрудников, по кому пришли претензии от фонда или кто оказался забыт в исходном отчете.

Если ПФР присылает протокол с ошибками за прошлые периоды, по которым отчеты уже приняты, исправлять данные следует при помощи формы СЗВ-КОРР. Она тоже различается по типам сведений:

Отчетный период, в котором подаются сведения — 2019 год, отчетный период, за который представляются сведения — год, когда была допущена ошибка. Менять, дополнять уже учтенные на лицевых счетах данные формой СЗВ-СТАЖ «Дополняющая» нельзя, программа проверки не примет ее и выдвинет требование оформить СЗВ-КОРР с соответствующим типом сведений.

Еще об одном отчете не должен забывать работодатель — СЗВ-ИСХ. Он пригодится в том случае, если организация вообще не представляла персонифицированную отчетность за 2016 год и более ранние периоды. Срок сдачи сведений по форме СЗВ-ИСХ будет напрямую зависеть от того, когда ПФР или сама организация обнаружат ошибку.

Разобраться в новой отчетности непросто, ситуацию усложняет разнообразие вариантов исправления ошибочно представленных данных: при выборе формы приходится учитывать не только основание для подачи сведений, но и за какой период они подаются. На помощь приходят программы по кадровому учету. При предварительной настройке они автоматически разнесут данные по сотрудникам и подскажут пользователю правильный порядок заполнения форм. Подготовка отчета таким образом не займет много времени. Удобно пользоваться также проверочной программой Пенсионного фонда. Ее можно совершенно бесплатно скачать с сайта ведомства и установить себе на компьютер. Она предупредит о неточностях и ошибках еще на стадии подготовки отчета.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Сведения о трудовой деятельности – это основная информация о работе и стаже сотрудника. Данные хранятся в электронном виде на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица в ПФР. Информация включает в себя данные о месте работы, трудовых обязанностях работника, его переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора и иные сведения. Данные о трудовой деятельности также называют «электронной трудовой книжкой», так как содержащаяся в них информация практически идентична сведениям из трудовой книжки.

Введение в кадровый документооборот формы СЗВ-ТД связано с переходом работников на «электронные трудовые книжки» взамен ведения бумажных. В течение 2020 года работник может сделать выбор: продолжить использовать бумажную трудовую книжку или же отказаться от ее ведения. Но каким бы ни был итог, «электронная трудовая книжка» будет вестись в Пенсионном фонде на всех работающих по трудовому договору.

Для тех, кто только начнет свою трудовую деятельность после 1 января 2021 года, бумажная версия трудовой книжки оформляться уже не будет. Учет трудовой деятельности молодых специалистов будет осуществляться только в электронном формате.

Каждый работодатель участвует в формировании «электронной трудовой книжки» сотрудника, направляя в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД. Поэтому, бесспорно, важны высокая точность и корректность сдаваемых работодателем сведений. Основными документами, которыми руководствуется работодатель при заполнении и подаче формы СЗВ-ТД, являются Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ и Постановление Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019 года № 730п.

Несмотря на наличие установленного порядка оформления формы СЗВ-ТД, многие работодатели допускают неточности на этапах заполнения и отправки отчета.

Чем грозит работодателю совершение перечисленных ошибок?

В течение 2020 года в соответствии с Федеральным законом об индивидуальном (персонифицированном) учете несвоевременно поданная или неполная и (или) недостоверная форма СЗВ-ТД налагает на страхователя или его должностное лицо административную ответственность согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ – предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей; на юридические лица – от 30 000 до 50 000 рублей.

С 1 января 2021 года вводится в действие часть 2 статьи 15.33.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Начиная со следующего календарного года ответственность станут нести только должностные лица. Им за то же нарушение будут грозить предупреждение либо штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Давайте рассмотрим ряд ошибок, ведущих к риску возникновения нарушений и наступления соответствующей административной ответственности.

1. Использовать сокращения или изменения в формулировках при написании основания увольнения

Если работодатель напишет в СЗВ-ТД в графе о причине увольнения, к примеру: «собственное желание, п. 3 ст. 77 ТК РФ», эти сведения будут считаться неполными или недостоверными. Причина прекращения трудового договора, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса РФ или иного федерального закона указываются без сокращений и в соответствии с формулировкой, указанной в законе. Как вы знаете, то же правило действует при заполнении бумажных трудовых книжек. Это прямо прописано в Порядке заполнения формы СЗВ-ТД, поэтому отклонения от этого правила будут являться нарушением.

В описанном примере следует указать:
Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

2. Подать форму СЗВ-ТД в день увольнения, а не в день издания приказа об увольнении (или следующий за ним рабочий день)

Многие работодатели столкнулись с подобной ситуацией. ТК РФ не запрещает издавать приказ о прекращении трудового договора заранее, например, за неделю до даты увольнения. Часто это необходимо для того, чтобы успеть сделать все расчеты и в срок подготовить выплату причитающихся работнику сумм. Но когда работодатель сдает форму СЗВ-ТД в установленный срок – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении, он получает из Пенсионного фонда протокол о принятии отчета с предупреждением «Дата мероприятия не может быть позже текущей даты» и «Дата мероприятия не может быть позже даты заполнения».

Кроме того, в случае увольнения работника по собственному желанию он имеет право отозвать свое заявление вплоть до последнего рабочего дня. В таком случае придется подавать корректирующий СЗВ-ТД с отменой кадрового мероприятия (увольнения). Многие работодатели, которые на личном опыте сталкивались с подобными предупреждениями и процедурой отзыва заявления об увольнении, решают подавать форму СЗВ-ТД в день увольнения либо даже на следующий за ним рабочий день. К сожалению, это будет нарушением. Сдавайте СЗВ-ТД в установленный срок – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. В случае если работник отзовет заявление, подайте форму СЗВ-ТД с отменой кадрового мероприятия. Еще одно решение – если это возможно, проследите, чтобы дата приказа об увольнении и дата увольнения совпадали.

3. Не подать форму СЗВ-ТД на работника, не подлежащего обязательному пенсионному страхованию и не зарегистрированного в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Представим, что у вас есть работник, не подлежащий обязательному пенсионному страхованию и не имеющий СНИЛС. Например, иностранный гражданин – высококвалифицированный специалист (ВКС), временно пребывающий на территории Российской Федерации. Несмотря на то, что он не подлежит обязательному пенсионному страхованию, с 2020 года работодатель обязан подавать форму СЗВ-ТД на данную категорию работников в Пенсионный фонд, так как сведения о трудовой деятельности формируются на всех работающих по трудовому договору.

Кроме того, в законе о персонифицированном учете понятия застрахованного лица и зарегистрированного лица различаются. У зарегистрированного, но не застрахованного лица будет заполнена только часть индивидуального лицевого счета, содержащая сведения о трудовой деятельности, а у застрахованного лица на индивидуальном лицевом счете хранится также информация о страховых взносах и страховом стаже.

Обратите внимание: не застрахованных работников по-прежнему не нужно включать в формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, как не нужно и начислять страховые взносы на их заработную плату. Сведения о трудовой деятельности невозможно сформировать без регистрации работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета и оформления СНИЛС. Поэтому не ждите, когда у вашего работника появится кадровое мероприятие, которое требует отражения в форме СЗВ-ТД, а оформите СНИЛС на работника заранее. Это поможет вам избежать рисков нарушения сроков сдачи СЗВ-ТД по причине несвоевременной регистрации в системе индивидуального персонифицированного учета.

4. Принять работника на работу без СНИЛС

Казалось бы, это не является ошибкой, ведь законодательством предусмотрен порядок оформления СНИЛС работодателем. Гражданин может представить анкету зарегистрированного лица через страхователя. Но в таком случае появляется риск нарушения срока подачи формы СЗВ-ТД: Пенсионный фонд регистрирует гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета с присвоением страхового номера в течение пяти рабочих дней, а форму СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу вам нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу. Пока вы подадите в Пенсионный фонд анкету застрахованного лица и будете ждать СНИЛС для работника, срок сдачи отчета СЗВ-ТД уже пройдет.

Чтобы избежать ошибки, рекомендуем попросить работника оформить СНИЛС самостоятельно до приема на работу, обратившись в Территориальный орган Пенсионного фонда или Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.

5 Включить в форму СЗВ-ТД заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде либо о продолжении ведения трудовой книжки позднее установленного срока

Работник написал заявление, например, в июне и проставил в нем соответствующую дату, но передал документ работодателю во второй половине июля, то есть после 16-го числа, или даже позднее. Работодатель включает в форму СЗВ-ТД заявление с июньской датой и нарушает таким образом срок сдачи отчета. Установленный период для подачи СЗВ-ТД – до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А значит, заявление сотрудника с июньской датой следовало включить в отчет за июнь и сдать его не позднее 15 июля. Как поступить правильно в данной ситуации?

Решений будет два.

В первом случае работнику следует переписать заявление с текущей датой, а работодателю – своевременно сдать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ.

Во втором случае, если первое решение по какой-то причине не подходит, например, работник отказывается переписать заявление или он физически отсутствует в офисе и направил заявление письмом, что особенно актуально в случае дистанционной работы, необходимо осуществлять регистрацию заявлений в журнале регистрации входящих документов либо в специально заведенном журнале. На самом заявлении работнику, принявшему документы, нужно поставить дату его подачи сотрудником и номер записи в журнале. В форму СЗВ-ТД включите дату подачи заявления, подтвержденную записью в журнале регистрации.

6. Не включить в форму СЗВ-ТД кадровое мероприятие по состоянию на 1 января 2020 года или включить только прием на работу до 1 января 2020 года без включения перевода на другую работу до 1 января текущего года

Во всех случаях, за исключением приема на работу в 2020 году, в форму СЗВ-ТД необходимо включать кадровые мероприятия за отчетный месяц, а также мероприятие, действующее на 1 января 2020 года. Это может быть прием или перевод на другую работу до 2020 года.

Рекомендуем при сдаче каждого отчета перепроверять, была ли уже направлена в 2020 году на работника форма с включенным мероприятием по состоянию на 1 января 2020 года.

Также не забывайте, что, если в течение всего 2020 года у сотрудника не было кадровых мероприятий и форма СЗВ-ТД не подавалась, необходимо в срок до 15 февраля 2021 года подать на этого работника отчет, который будет содержать кадровое мероприятие по состоянию на 1 января 2020 года. При включении кадрового мероприятия по состоянию на 1 января 2020 года важно не пропустить перевод на другую работу. Не нужно включать прием на работу, если после него до 1 января 2020 года был перевод. Если таких мероприятий было несколько, нужно включить в форму ближайшее к 1 января 2020 года.

7. Не подать форму СЗВ-ТД на дистанционных сотрудников, на которых не ведется трудовая книжка по соглашению работника и работодателя

При заключении трудового договора о дистанционной работе стороны могут прийти к соглашению о том, что трудовая книжка на работника не будет вестись. Но сведения о трудовой деятельности на дистанционных работников подаются в том же порядке, что и на других сотрудников. Это прямо указано в Порядке заполнения формы СЗВ-ТД. В отчете не предусмотрено указание на то, что работа является для сотрудника дистанционной.

8. Не подать форму СЗВ-ТД на совместителей

Несмотря на то, что сведения о трудовой деятельности во многом идентичны содержанию бумажных трудовых книжек, есть и отличия. В трудовой книжке сведения о работе по совместительству указываются по основному месту работы по желанию сотрудника. Сведения о трудовой деятельности совместителей подает работодатель, у которого специалист трудится по совместительству, в обязательном порядке. Форма СЗВ-ТД заполняется так же, как на основного работника, но с обязательным указанием «по совместительству» или «является совместителем» в графе 4 формы.

9. Не зафиксировать письменно выдачу при увольнении формы СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»

Помимо формы СЗВ-ТД, которую работодатель направляет в Пенсионный фонд РФ, в обязанности работодателя также входит выдача работнику сведений о трудовой деятельности по заявлению в процессе работы или в день увольнения. Такая обязанность установлена Трудовым кодексом, следовательно, невыполнение этого предписания может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства с риском наступления административной ответственности для работодателя.

Отметим, что выдавать форму СТД-Р при увольнении необходимо только сотрудникам, подавшим заявление с отказом от ведения бумажной трудовой книжки в пользу предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде, либо сотрудникам, написавшим заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности. Работникам, на которых ведется бумажная трудовая книжка, работодатель не обязан по умолчанию выдавать форму СТД-Р.

Если вы принимаете на работу сотрудника без СНИЛС, высок риск допустить ошибку при формировании СЗВ-ТД: дело в том, что, пока вы будете оформлять СНИЛС, срок сдачи отчета уже пройдет. Чтобы избежать ошибки, рекомендуем попросить работника оформить СНИЛС самостоятельно до приема на работу

РАСЧЕТ
Журнал для современного бухгалтера

Самый любимый бухгалтерский журнал, который всегда на вашей стороне.

98% подписчиков всегда продлевают подписку на журнал.

Выбор читателей

Оплата майских выходных - 2021 и производственный календарь на май

Когда платить зарплату в мае 2021 года с учетом длинных выходных

Детские пособия 2021: появились новые выплаты, изменились правила расчета

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Форму СЗВ-СТАЖ ежегодно сдают в ПФР все предприятия с любой формой собственности. Эту форму отчёта обязаны сдавать предприятия, где есть сотрудники, с которыми оформлены трудовые отношения, и они получают доходы, облагающиеся страховыми взносами. Во время заполнения отчёта никого не забудьте, так как он заполняется абсолютно по всем работникам.

Форма СЗВ-СТАЖ в обязательном порядке подаётся вместе с описью по форме ОДВ-1. В ней отражён список представляемых в ПФР отчётов и актуальные сведения о страхователе. При численности сотрудников в организации более 25 человек форма СЗВ-СТАЖ сдаётся в электронном виде, подписанная усиленной квалифицированной подписью. Соответственно, если у вас менее 25 человек, то можно сдать и на бумажном носителе.

Отчитаться придётся, даже если в течение отчётного периода был заключён хотя бы один трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Сдать отчёт нужно будет даже в том случае, если ИП без работников оформил договор подряда на выполнение каких-то ремонтных работ с физическим лицом на один месяц.

Инструкция по заполнению СЗВ-СТАЖ

Есть определённые правила заполнения отчёта СЗВ-СТАЖ, описанные в Постановлении Правления ПФР № 507п. Давайте рассмотрим с вами, как же всё-таки правильно заполнить форму за 2020 год.

Раздел № 1

Заполняем информацию по страхователю. В соответствующих полях указываем:

Регистрационный номер в ПФР

Стандартный шифр из 12 цифр. Его присваивают при первичной регистрации в ПФР.

Если отчёт формирует юридическое лицо (организация или ее обособленное подразделение), то заполняют девять символов кода. В 11 и 12 ячейке проставьте прочерки. Если отчитывается ИП, то заполните все 12 знакомест.

Заполняют только юридическое лицо. ИП поле не заполняют, нужно проставить прочерки.

Вписываем краткое наименование компании в соответствии с положениями учредительных документов. Для подотчётного коммерсанта достаточно указать ИП и ФИО полностью.

В блоке «тип сведений» указываем вид отчётности. Годовая форма СЗВ-СТАЖ может быть исходной или дополняющей:

исходная — отмечаем знаком «Х», если отчёт сдаётся впервые за отчётный календарный год;
дополняющая — отмечаем знаком «Х», если в первоначальном отчёте были допущены какие-то ошибки, или работодатель не указал какую-то информацию.

В строке «назначение пенсии» — отмечается знак «Х» только, если отчёт формируется на работника, обратившегося за оформлением пенсии в ПФР. Так, если застрахованное лицо подаёт заявление о назначении пенсии, то отчёт нужно предоставить в течение 3 календарных дней со дня получения такого заявления (п. 2 ст. 11 закона «О персучёте» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Раздел № 2

В нём указывается календарный год, за который предоставляются сведения.

Раздел № 3

Третий раздел — это таблица со сведениями о периодах работы застрахованных лиц. Для каждой графы есть свои рекомендации по заполнению. Обращаю ваше внимание, что для годовой формы СЗВ-СТАЖ графы таблицы с 1 по 3 и с 5 по 7 обязательны к заполнению.

Вот так выглядит отчёт на сотрудника, работающего полный календарный год без каких-либо изменений и прерываний трудового стажа.

В ней отражается код территориальной принадлежности организации. К примеру, если работа осуществляется в районах Крайнего Севера, то в этой графе указываем код «РКС». Для работы в территориях, приравненных к Крайнему Северу, укажите код «МКС». Перечень северных территорий закрёплен Постановлением Совмина СССР № 12 от 03.01.1983.

В ней указывается дополнительная имеющаяся информация по периодам из граф 6-7, но только при её наличии. Информация указывается в соответствии со специфическим Классификатором, закреплённым в Приложении к Порядку заполнения формы (Постановление ПРФ № 507п). Виды возможных дополнительных сведений по периодам работы:

При наличии в отчётном году нескольких таких периодов, заполнение происходит в отдельных строках с разными кодами на каждый период. В случае, если период прерывался из-за увольнения и нового приёма сотрудника в течение года, то каждый такой период указывается отдельной строкой.

По периодам, когда сотрудник просто работал, коды в 11 графе не ставят.

Эти графы заполняют, если работа сотрудников связана с особыми условиями труда, либо с условиями, дающими право на досрочное оформление пенсии. Поля заполняются только после документального подтверждения особых условий труда. При этом организация исчисляла и уплачивала взносы по дополнительным тарифам страховых взносов или по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Постановлением ПФР от 02.09.2020 № 612п внесены изменения в формы персонифицированной отчётности. Они будут действовать при подаче СЗВ-стаж за 2020 год.

Для заполнения формы СЗВ-СТАЖ добавлен новый код «ВИРУС». Его нужно отражать в графе 10 формы для обозначения страхового стажа медработников.

Если увольнение сотрудника приходится на 31 декабря года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ, то в графе 14 указывается символ «Х».

Разделы № 4 и № 5 подлежат заполнению только при формировании СЗВ-СТАЖ с типом сведений о назначении пенсии. В отчёт с типом «Назначение пенсии» дата окончания периода указывается, как предполагаемый день выхода сотрудника на пенсию, указанный в заявлении работника.

На рисунке ниже я привела вам кратко какие обязательные сведения о работнике и работодателе должна содержать форма СЗВ-СТАЖ.

Исправление ошибок в СЗВ-СТАЖ

В отчёте СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» найдены ошибки в представленных сведениях по застрахованному лицу и эти сведения не учли на индивидуальном лицевом счёте застрахованного лица (ИЛС ЗЛ) — В этом случае нужно подать СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая»
В отчёте СЗВ-СТАЖ найдены ошибки в сведениях по застрахованному лицу (к примеру, указали некорректную дату приёма на работу) и эти сведения учли на индивидуальном лицевом счёте застрахованного лица — В этом случае нужно подать СЗВ-КОРР с типом «КОРР».
Если нужно отменить поданные сведения по застрахованному лицу по форме СЗВ-СТАЖ — Подаётся СЗВ-КОРР с типом «ОТМН».

Обращаю ваше внимание, что ПФР утвердил новые коды (МС, ВЖМС, ВПНС, КВ, ВЖКВ, ВПКВ), которые надо указывать при подаче СЗВ-КОРР. Поправки связаны с изменениями в НК из-за пандемии коронавируса. Речь идёт о льготных тарифах для пенсионных взносов.

Штрафные санкции

Как и для любых других форм отчётности, за нарушения правил представления СЗВ-СТАЖ предусмотрены штрафы.

Организацию могут оштрафовать на:

500 рублей за каждого сотрудника в отчёте, который подан с опозданием, либо не представлен вовсе;
500 рублей за каждого работника, по которому предоставлены ложные или недостоверные сведения;
1000 рублей — если нарушен порядок сдачи отчёта, то есть, сдан бумажный отчёт, вместо электронного.

В статье я постаралась максимально представить информацию по заполнению отчёта. Опираясь на эти данные, вы подготовите форму СЗВ-СТАЖ без ошибок и благополучно отчитаетесь в фонд.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

По итогам сдачи работодателями-страхователями годовой отчетности по форме СЗВ-СТАЖ, Пенсионный фонд России проводит сверку данных, указанных в отчетной форме СЗВ-СТАЖ с данными ежемесячных отчетов по форме СЗВ-М и в случае расхождений направляет уведомления о несоответствии данных СЗВ-СТАЖ ежемесячным отчетам СЗВ-М.

Годовая отчетная форма в ПФР СЗВ-СТАЖ по сути является обобщающим, итоговым отчетом, содержание которого не должно противоречить отчетным данным ежемесячных отчетов по форме СЗВ-М.

Расхождения отчетных данных между формой СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могут быть связаны только с указанием или наоборот с неуказанием конкретных работников, а также с ошибочным указанием периода работы в течение отчетного года.

Например, если мы в ежемесячных отчетах по форме СЗВ-М указывали какого-то работника, а в годовом отчете по форме СЗВ-СТАЖ этого работника не указали, пропустили - это будет расхождением.

Или наоборот. Если мы в отчетной форме СЗВ-СТАЖ указали какого-то работника, а в ежемесячных отчетах СЗВ-М в течение отчетного года этот работник не был указан, то это тоже считается расхождением.

К случаям расхождения данных между отчетными формами СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М будет относиться указание периода работы какого-то работника в СЗВ-СТАЖ, который не совпадает с указанием его в отчетах СЗВ-М по тем месяцам, когда он работал.

Например, работник по трудовому или - что чаще бывает - по гражданско-правовому договору работал у нас в апреле-мае и мы его указывали в ежемесячных отчетах СЗВ-М в этот период соответственно за апрель и май, а в отчетной форме СЗВ-СТАЖ нами был ошибочно указан период работы, допустим, с 01.06.18 по 31.07.18 (июнь-июль).

К расхождениям между СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, грозящими штрафными санкциями со стороны ПФР, относятся случаи непредставления сведений о работнике в отчетах СЗВ-М, о котором вспомнили лишь при формировании отчета СЗВ-СТАЖ.

Такие случаи не редкие. Обычно забываются работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, а также работники по гражданско-правовым, а не трудовым договорам, которые выполняли свою работу сравнительно короткое время.

Остается до конца не выясненной ситуация с одним единственным работником организации, характерная для многих микропредприятий, когда единственный работник организации является руководителем этой организации и одновременно является ее единственным учредителем.

В этом случае он не заключает сам с собой трудового и никакого другого договора, но в ПФР считают, что на него распространяются условия трудового законодательства и, как следствие, такой работник является застрахованным лицом.

Если в течение отчетного года мы указывали руководителя в СЗВ-М, но не включили его в СЗВ-СТАЖ, то сейчас нам придется сформировать на него и представить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ еще раз, но уже с типом " Дополняющая ".

При этом если по руководителю не было начислений оплаты труда, то в графе дополнительных сведений исчисления трудового стажа формы СЗВ-СТАЖ (после указания периода работы) указываем шифр-обозначение " НЕОПЛ ".

Но если в течение отчетного года мы не подавали на руководителя сведений в форме СЗВ-М, а в СЗВ-СТАЖ сведения о нем включили, то нашу организацию могут оштрафовать за то, что не учитывали руководителя в СЗВ-М.

При этом штраф составит из расчета 500 рублей за каждый ежемесячный отчет СЗВ-М. Максимальная сумма штрафа будет равна 6000 рублей (500 рублей умножить на 12 месяцев).

Таким образом, в Уведомлении ПФР об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР могут быть выявлены следующие виды несоответствий:

Сведения на застрахованное лицо представлены в форме СЗВ-СТАЖ и отсутствуют в форме СЗВ-М;
Сведения на застрахованное лицо представлены по форме СЗВ-М и не отражены в форме СЗВ-СТАЖ.

В связи с выявлением ошибок (несоответствий) в представленных нами сведениях индивидуального (персонифицированного) учета по форме СЗВ-СТАЖ за год 2018 ПФР предоставляет нам в течение пяти рабочих дней с момента получения по каналам ТКС соответствующего уведомления устранить имеющиеся расхождения.

При необходимости уточнения сведений, представленных в форме СЗВ-СТАЖ, следует представить изменения путем представления формы СЗВ-КОРР с типом " Корректирующая " (если сведения о стаже на работника содержат ошибку) или " Отменяющая " (если сведения были представлены на работника ошибочно).

Виды и формы корректировок индивидуальных сведений

Форма	Тип	Назначение
СЗВ-СТАЖ	Дополняющая	Форму с типом "Дополняющая" надо сдавать в случаях, когда есть ошибка в написании Ф.И.О., СНИЛС работника, либо если забыли внести сведения по одному из застрахованных работников
СЗВ-КОРР	Корректирующая	Оформляем, если ошиблись в периодах работы работников
СЗВ-КОРР	Отменяющая	Оформляем, если включили лишние сведения на работников
СЗВ-М	Дополняющая	Оформляем, если в исходном отчете пропущены сведения о новом работнике или неверно были указаны СНИЛС, ИНН
СЗВ-М	Отменяющая	Отменяющую СЗВ-М оформляем при обнаружении неточностей или ошибок в информации о новом работнике, а также когда информации о работнике не должно быть (по ранее уволенным работникам или когда работник сменил фамилию и был включен в отчет дважды)

Творец праздничного настроения

Не знаю почему, но это дерьмо мне нравится.

Право-инфо

По материалам журнала "Главная книга"

Е.О. Калинченко, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Персонифицированные сведения о стаже застрахованных за 2017 г. подают в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ.

Исправлять ошибки, как выявленные ПФР при приеме отчета, так и обнаруженные позднее самим страхователем, нужно также с использованием новых форм. Их несколько.

Выбор той или иной формы зависит от характера ошибки.

Отчет не принят: форматно-логический контроль выявил ошибку с кодом 50

Это означает, что сведения обо всех застрахованных, указанных в СЗВ-СТАЖ с типом "исходная", ПФР не принял и не учел на их лицевых счетах. Вам не удастся сдать СЗВ-СТАЖ, если, например:

указан неверный ИНН или регистрационный номер в ПФР . Либо данные о страхователе в формах СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 не совпадают ;
поставлен неправильный код отчетного периода . Для ежегодных отчетов правильный код - 0 ;
файл с отчетом не соответствует xsd-схеме . Скажем, отсутствует необходимый элемент - наименование должности руководителя.

Заметим, что указывать "должность" нужно и предпринимателям-работодателям;

указанная дата подписания отчета еще не наступила .

Поскольку отчет не был принят, внесите исправления и заново подайте в ПФР одним пакетом:

СЗВ-СТАЖ с типом сведений "исходная";
ОДВ-1 с типом сведений "исходная".

В случае представления отчетности в электронном виде ОДВ-1 представляется в одном файле с СЗВ-СТАЖ.

Ошибка с кодом 50 из-за повторной подачи СЗВ-СТАЖ с типом "исходная"

Если ранее за этот же отчетный период вы уже подавали в ПФР исходный отчет и он был принят, второй раз подать форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений "исходная" не получится . Допустим, еще до окончания отчетного года на выходящего на пенсию работника вы представили форму СЗВ-СТАЖ, указав по ошибке тип сведений "исходная" вместо "назначение пенсии". Как в этом случае отчитаться о стаже работников по итогам года, мы решили спросить в столичном отделении ПФР.

Как отчитаться, если по ошибке уже подана СЗВ-СТАЖ с типом "исходная" на одного из работников

ПРЫГОВА Ольга Игоревна. Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

- Форма СЗВ-СТАЖ с типом "назначение пенсии" представляется только на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил. После окончания отчетного периода (года) форма СЗВ-СТАЖ представляется на всех сотрудников, в том числе на пенсионеров, с типом "исходная".

Если на работника, оформляющего пенсию, ранее была представлена исходная форма СЗВ-СТАЖ вместо формы с типом "назначение пенсии", то по окончании отчетного периода вам нужно на остальных сотрудников, по которым не представлены сведения, подать СЗВ-СТАЖ с типом "дополняющая".

Что же касается самого пенсионера, то на него необходимо представить форму СЗВ-КОРР с типом "КОРР":

если он продолжил работать у вас после выхода на пенсию - укажите полный период работы в течение года;
если работник уволился в последний день стажевого периода, указанный в ранее поданной форме, но вы обнаружили ошибку в стаже - приведите верные сведения.

Отменять представленные на пенсионера сведения в форме СЗВ-СТАЖ с типом "исходная" нет необходимости. Данные сведения будут учтены при назначении пенсии.

В аналогичном порядке нужно действовать и в том случае, если форма СЗВ-СТАЖ с типом сведений "исходная" была подана не на всех застрахованных.

Ошибки с кодом 30

При таких ошибках вы получите из ПФР положительный протокол. Но сведения о застрахованных, в отношении которых проверка отчета выявила ошибки, не будут учтены на индивидуальных лицевых счетах. Так происходит, например, в случае:

указания неправильных фамилии, имени или отчества застрахованного или ошибочного номера СНИЛС;
недопустимого сочетания данных, указанных в отношении застрахованного в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ, или отсутствия необходимых показателей. Обычно подобные ошибки возникают при указании льготного стажа. Распространенной стала и такая ошибка:

в графе 14 проставлена отметка об увольнении, но дата окончания периода работы, указанная в графе 7, не 31.12.2017.

Внимание. Исправленные сведения о застрахованных, по которым выявлены ошибки, нужно подать в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления из ПФР об устранении ошибок .

Поскольку сведения о застрахованном в форме СЗВ-СТАЖ с типом "исходная" были сданы, но из-за ошибки ПФР не учел их на индивидуальном лицевом счете, представьте в ПФР:

Ошибки с кодом 30 на единственного застрахованного в отчете

Поскольку застрахованный в отчете был один, то непринятие ПФР сведений о нем фактически означает, что отчет СЗВ-СТАЖ с типом сведений "исходная" у вас вообще не подан. А значит, представить СЗВ-СТАЖ с типом "дополняющая" для исправления ошибки вы просто не сможете. Поэтому повторно подайте:

СЗВ-СТАЖ с типом сведений "исходная" с верными сведениями;
ОДВ-1 с типом "исходная".

Ошибка обнаружена после принятия ПФР сведений о застрахованном

ПФР полностью или частично принял ваш отчет СЗВ-СТАЖ с типом сведений "исходная" за 2017 г. Однако позднее вы обнаружили, что данные, которые ПФР учел на лицевом счете застрахованного, ошибочны или не полны, хотя они и прошли логико-форматный контроль. Скажем, вы неправильно указали даты стажевого периода. Или, например, не проставили какой-либо код, характеризующий территориальные или особые условия труда, условия досрочного назначения пенсии.

СЗВ-КОРР с типом "КОРР". В этой форме, помимо разделов 1 и 2, нужно заполнить раздел 6. О том, что указывать в разделах 1 и 2, читайте на с. 45. Что касается раздела 6, то тут нужно показать правильные сведения о стаже застрахованного, причем в полном объеме (!). Ведь данные этого раздела заменят сведения, ранее учтенные на лицевом счете застрахованного ;
ОДВ-1 с типом "исходная". Здесь должны быть заполнены разделы 1 - 3. В разделе 2 нужно указать тот же код и год отчетного периода, что и в форме СЗВ-КОРР в поле "Отчетный период, в котором представляются сведения". А в разделе 3 формы проставьте количество застрахованных, на которых подаете формы СЗВ-КОРР .

Правда, если вы по ошибке поставили отметку об увольнении работника 31.12.2017 или, напротив, забыли это сделать, то внести исправления, подав форму СЗВ-КОРР, не получится. Дело в том, что в разделе 6 формы СЗВ-КОРР с типом "КОРР" нет графы для проставления отметки об увольнении.

- Если необходимо внести изменения в сведения по застрахованному лицу, ранее представленные в форме СЗВ-СТАЖ и учтенные на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, следует подать в отношении него форму СЗВ-КОРР с типом "КОРР". Однако Правилами заполнения формы СЗВ-КОРР не предусмотрена корректировка графы 14 СЗВ-СТАЖ, в которой проставляется отметка об увольнении работника 31.12.2017.

В СЗВ-СТАЖ забыли включить сведения о застрахованном

Отчет СЗВ-СТАЖ с типом "исходная" на забытого застрахованного сдать не получится.

Что касается формы СЗВ-СТАЖ с типом "дополняющая", то ее подают "на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом "исходная", не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащейся в них ошибки". А это не наш случай.

Но, как нам пояснили в московском ПФР, это не единственная ситуация, когда можно подать СЗВ-СТАЖ с типом "дополняющая".

Как отчитаться о застрахованном, которого забыли включить в СЗВ-СТАЖ за 2017 г.

- СЗВ-КОРР с типом "ОСОБ" представляется на застрахованное лицо, сведения по которому отсутствовали в отчетности, ранее поданной страхователем за периоды до 2016 г. включительно. За 2017 г. и более поздние отчетные периоды может быть представлена форма СЗВ-КОРР с типами "КОРР" или "ОТМН" для корректировки или отмены данных.

На застрахованное лицо, по которому не были поданы сведения о стаже за 2017 г., страхователю необходимо представить СЗВ-СТАЖ с типом "дополняющая".

Таким образом, если вы забыли о ком-то отчитаться, подайте, как рекомендуют в ПФР, пачку следующих документов:

СЗВ-СТАЖ с типом "дополняющая". В разделе 3 формы укажите данные на забытых застрахованных;
ОДВ-1 с типом "исходная". Заполните в форме только (!) разделы 1 - 3. Укажите в разделе 3 количество застрахованных, на которых подаете сведения СЗВ-СТАЖ . Раздел 5 формы ОДВ-1 не заполняйте. Что делать, если вам нужно заполнить и его, читайте на с. 46.

В отчет по ошибке были включены сведения о застрахованном

Чтобы отменить данные о стаже за 2017 г., ошибочно учтенные на лицевом счете застрахованного, подайте в ПФР пакет документов:

СЗВ-КОРР с типом "ОТМН" на лишнего застрахованного. Разделы 1 и 2, а также данные о периоде подачи формы и корректируемом отчетном периоде заполните в общем порядке (см. с. 45).

Другие разделы в отменяющей форме заполнять не нужно;

Отметим, в Минюст были поданы поправки в Постановление Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п, которые, в частности, предлагали в отменяющих СЗВ-КОРР заполнять еще и раздел 3. Но в регистрации изменений было отказано. Так что на этот момент порядок заполнения сведений по застрахованному, ошибочно указанному в СЗВ-СТАЖ за 2017 г., прежний.

Когда подаются сведения СЗВ-КОРР с типом "ОТМН"

- Если нужно отменить сведения о застрахованном, поданные за 2017 г., следует подать форму СЗВ-КОРР с типом "ОТМН". В этой форме заполняют только разделы 1 и 2 .

Отчетный период и сведения о страхователе и застрахованном в СЗВ-КОРР

Так, если в 2018 г. вы корректируете сведения о стаже застрахованного за 2017 г., поставьте:

в поле "Отчетный период, в котором представляются сведения" - код 0 и год 2018. Этот же код должен быть указан и в форме ОДВ-1, сопровождающей СЗВ-КОРР;
в поле "Отчетный период, за который корректируются данные" - код 0 и год 2017.

Независимо от типа формы СЗВ-КОРР в ней обязательно должны быть заполнены:

раздел 1 "Сведения о страхователе". Здесь указывают краткое наименование страхователя, регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП. Причем даже если никаких изменений не было, нужно заполнить как подраздел "В отчетном периоде", так и подраздел "В корректируемом периоде" ;
раздел 2 "Сведения о застрахованном". Здесь указывают ф. и. о. и номер СНИЛС застрахованного. Мы уточнили, как заполнить раздел, если вы исправляете сведения за 2017 г. о стаже работницы, которая в 2018 г. вышла замуж и изменила фамилию.

Как заполнить форму СЗВ-КОРР на застрахованного, изменившего фамилию

- В разделе 2 "Сведения о застрахованном" формы СЗВ-КОРР с типом "КОРР" указывают новую фамилию застрахованного лица в случае, если сотрудница, изменившая фамилию, обменяла страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Документы, подаваемые в ПФР для исправления ошибки, нужно сформировать в пачки, сопровождаемые ОДВ-1. В одну пачку могут входить формы только одного вида и только одного типа сведений . Допустим, вы одновременно подаете в ПФР:

форму СЗВ-СТАЖ с типом "дополняющая" на двух застрахованных;
три формы СЗВ-КОРР с типом "КОРР" на трех застрахованных;
форму СЗВ-КОРР с типом "ОТМН" на одного застрахованного.

В таком случае вам нужно будет сформировать три разные пачки документов, каждую из которых будет сопровождать своя форма ОДВ-1.

таблица 40 Формата сведений, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п (далее - Формат сведений)

таблица 43 Формата сведений

приложение к Порядку заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п (далее - Порядок заполнения)

таблица 39 Формата сведений

таблица 42 Формата сведений

ст. 17 Закона от 01.04.96 N 27-ФЗ; п. 39 Приказа Минтруда от 21.12.2016 N 766н

п. 2.1.5 Порядка заполнения; таблица 42 Формата сведений

п. 6.7.1 Порядка заполнения

таблица 43 Формата сведений (код ВС. СЗВ-СТАЖ. 1.7)

п. 4.1 Порядка заполнения

п. 6.7.1 Порядка заполнения

разд. IV Порядка заполнения

п. 4.1 Порядка заполнения

п. 3.6 Порядка заполнения

таблица 43 Формата сведений (код ВС. СЗВ-КОРР. 1.17)

п. 6.7.1 Порядка заполнения

п. 4.1 Порядка заполнения

п. 4.2 Порядка заполнения

п. 1.7 Порядка заполнения

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга", N 06, 2018

Читайте также: