Нужна ли электронная трудовая книжка работающему пенсионеру
Опубликовано: 02.05.2024
Был выпущен новый закон, он касается всех работающих пенсионеров. Действовать начал с января 2021 года. Вся подробная информация содержится на сайте ПФ Российской Федерации.
- О чем говорит закон №439-ФЗ
- В чем плюсы электронной трудовой книжки
- Какие сведения работодатель передает в электронном виде в ПФ
- Заявление о переходе на электронные книжки
- Как получить сведения о своей трудовой деятельности без бумажной трудовой книжки
- Распространенные ошибки по новому закону для работающих пенсионеров
- Ответы на часто задаваемые вопросы по новому закону для работающих пенсионерах
- Заключение
О чем говорит закон №439-ФЗ
Федеральный закон №439-ФЗ от 16 декабря 2019 года определяет порядок формирования сведений о трудовой деятельности жителей России в электронном виде.
Согласно закону, каждая организация собирает всю кадровую информацию о труде своих сотрудников и отправляет посредством электронных каналов связи для обработки, анализа и хранения в ПФ.
Закон регламентирует порядок выдачи сведений о трудовой деятельности каждому жителю РФ по запросу.
Чтобы узнать о «записях» трудовой книжки нового формата или взять выписку для оформления соцпособия или кредита, достаточно обратиться к работодателю (если уволились, то по последнему месту работы), в Многофункциональный центр, Пенсионный Фонд. Или можно зайти в соответствующий раздел на Госуслугах .
Работодатель должен уведомить своих работников до 20 июня 2021 года об изменениях в законодательстве, предложить им до конца 2021 года написать заявление о выборе в пользу одного из вариантов.
Если житель РФ не был трудоустроен до 1 января 2021 года (например, выпускник вуза или бывшая закоренелая домохозяйка), то заявление не потребуется, автоматически будет оформляться электронный документ без возможности выбора.
Важно! В ТК РФ, согласно внесенным законом изменениям, «трудовой книжкой» называют бумажный вариант.
До закона №439-ФЗ учет работников велся посредством страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (карточек со СНИЛС). Всего на конец 2019 года выдано действующих 156 млн СНИЛС (это работающие и неработающие жители РФ). Относительно них ежегодно поступают данные о трудоустроенных (около 63 млн человек).
В чем плюсы электронной трудовой книжки
Электронная трудовая имеет ряд положительных качеств, если сравнивать ее с бумажным вариантом документа:
- Цифровая книжка не может потеряться. Все данные хранятся на сервере ПФ, они надежно защищены от взломов, принимаются и хранятся согласно всем требованиям, предъявленным к персональным данным. Все оборудование для этих целей было закуплено новое и современное. Оно было одобрено специалистами в сфере защиты баз данных. Это большой плюс, так как бумажные трудовые книжки довольно часто теряются, и работник обращается к бывшим работодателям с просьбой восстановить утерянную информацию.
- Нововведение поможет искоренить еще одну проблему – дистанционное трудоустройство. Часто граждане РФ находят вакансию в филиале, а головной офис находится далеко. Теперь нет необходимости дожидаться, когда при трудоустройстве и увольнении отдел кадров получит или пришлет трудовую книжку.
- Еще один плюс – получить данные о своей трудовой деятельности, например, для получения кредита, оформления социального пособия или иных целей, стало проще. Достаточно открыть портал Госуслуги и перейти в соответствующий раздел.
Какие сведения работодатель передает в электронном виде в ПФ
С внедрением закона каждая организация формирует новую отчетность, в которую включает кадровые данные по каждому сотруднику. К собираемым и передаваемым на сервер Пенсионного фонда данным относят все кадровые изменения по сотруднику, которые могут включать в себя приказы об увольнении и принятию на работу, переводах и изменениях в наименовании организации .
Ранее эти сведения в Пенсионный Фонд не передавались, теперь же внесены поправки в Трудовой кодекс, и работодатель должен передавать указанные данные регулярно.
Нововведение уже было протестировано. Первыми опробовать функциональность бухгалтерских программ и возможность передачи данных в ПФ РФ довелось 15-ти крупным организациям еще в августе 2019 года. В сентябре все ПО было проверено на взаимодействие, были исправлены все недочеты в передаче электронных данных.
С января 2021 года ответственные лица на предприятиях уже начали передавать данные в ПФ по электронным каналам связи. Таким образом первые сведения (за январь 2021 года) должны были поступить до 15 февраля.
В 2021 году отчетность по кадровым изменениям ответственные лица обязаны отправлять в ПФ ежемесячно. С 2021 года это будет происходить более оперативно. Связано с тем, что при увольнении работника и приеме в другую организацию информация должна сразу поступать в ПФ. Для трудоустройства необходимо, чтобы у гражданина РФ на руках уже были все сведения, которые он предоставляет в отдел кадров с остальным пакетом документов. Вся остальная информация будет предоставляться ежемесячно.
Что требуется от работодателя? Все манипуляции будут производиться при помощи привычных бухгалтерских программ, поэтому следует обновить имеющееся ПО и изучить все новые опции.
Если работник заметил какие-либо недостоверные сведениями, внесенные работодателем (с ними сотрудник может ознакомиться по документу, выданному в отделе кадров вместо трудовой книжки), он может подать заявление, чтобы ответственные лица внесли корректировку и направили в Пенсионный Фонд уточняющую отчетность.
Работодатель, в свою очередь, несет полную ответственность за те сведения, которые он предоставляет в Пенсионный Фонд. В Кодекс об административных правонарушениях уже внесены соответствующие поправки. Если в ПФ выявили, что предоставленные данные неполные, недостоверные или предоставлены с нарушением сроков, сведения о таком работодателе передаются в Роструд. Так как внедрение электронных трудовых книжек еще только закрепляется у работодателей, на 2021 год мерой наказания является предупреждение.
В бумажной трудовой книжке можно найти раздел под награды, почетные грамоты и благодарственные письма. Работающие пенсионеры получают различные льготы только благодаря этим сведениям, поэтому возникает вопрос, сохранятся ли данные по наградам, к кому обращаться за подтверждением о заслугах.
В электронной трудовой книжке раздел о наградах не сохранен. Такое решение было принято на основании того, что сейчас льготы назначают не на основании записи в бумажном документе. Для назначения выплат следует обратиться в соответствующий орган (социальную защиту, Пенсионный фонд), предоставить документы, подтверждающие получение государственной награды.
К тому же внесение данных по всем наградам сотрудников – это дополнительная нагрузка на работодателя и сервер Пенсионного фонда. Следует разграничивать, что трудовая книжка должна касаться только вопросов трудового стажа, а все остальное, необходимое для получения льгот, следует хранить в другом месте.
Если рассматривать историю появления закона, то в первой редакции работодатель должен был передавать в ПФ только данные о факте трудоустройства, увольнении, переводе на другую должность или в другой филиал организации. В последующих чтениях было решено добавить пункт «должность» – это позволит анализировать рынок труда. Так можно будет выявить количество трудоустроенных по разным должностям, определить наиболее популярные сферы деятельности, потребность в работниках, спрос на специалистов. Очень полезна будет подобная информация для вузов и колледжей, они смогут запросить сведения и проанализировать, сколько из выпускников смогли трудоустроиться по специальности, а кому это не удалось сделать.
Заявление о переходе на электронные книжки
Работник не обязан следить за всеми изменениями в трудовом законодательстве самостоятельно, поэтому о любых поправках ему должен сообщить отдел кадров по месту трудоустройства. Те же требования указаны и в ФЗ №439. Работодатель по закону ответственен за сообщение всем своим сотрудникам до 1 июля 2021 года, что каждый может выбрать форму ведения трудовой дисциплины.
Сотрудник в свою очередь имеет полгода, чтобы решить, какой вариант удобнее. Письменно следует указать, на чем работник остановил свой выбор. Если выбор сделан в пользу Федерального закона, то бумажную книжку выдают сотруднику «на память».
Что следует учитывать сотруднику, который предпочел цифровой документ? При увольнении он может остановить выбор на одном из двух вариантов предоставления информации:
- Заполненная специальная форма , в которую сотрудник ОК вносит соответствующие данные.
- Электронный документ. Его подписывают усиленной цифровой подписью.
В случае утери документа его можно запросить из базы данных ПФР. Проще всего это сделать через портал Госуслуг, в отделении МФЦ или Пенсионный фонд. Также можно попросить бывшего работодателя продублировать документ.
Если выбор сделан в пользу трудовой книжки в бумажном формате, принцип взаимодействия с работодателем остается прежним: выдают документ на руки при увольнении. У нового работодателя при трудоустройстве можно сделать выбор: продолжать прежнюю бумажную трудовую книжку или осуществить переход на электронную.
Если человек до 1 января 2021 нигде не был трудоустроен, или у него отсутствовала (например, потерялась) трудовая книжка, то выбрать уже он не сможет. Ему будет оформлена цифровая версия.
При отсутствии подписанного заявления на имя работодателя в установленные законом сроки (такое возможно при длительной командировке, болезни, по забывчивости), отдел кадров по этому сотруднику продолжает вести прежнюю форму книжки, а работник может в любой момент обратиться с соответствующей «просьбой».
Как получить сведения о своей трудовой деятельности без бумажной трудовой книжки
Сведения о трудовой деятельности может повторно выдать работодатель. Также можно обратиться в другие инстанции:
- Пенсионный фонд;
- многофункциональный центр (МФЦ);
- личный кабинет на сайте ПФ ;
- портал Государственных услуг .
Распространенные ошибки по новому закону для работающих пенсионеров
Ошибка: Работник отказался от бумажной трудовой книжки, при увольнении ему выдали бланк с выпиской по деятельности на предприятии, он был воспринят просто как подтверждение о бывшем трудоустройстве. Новый работодатель просит предоставить информацию о прошлом месте трудоустройства, но сотрудник ссылается на то, что все уже хранится в электронной форме, и все отделы кадров могут зайти в базу и найти информацию.
Соискатель не прав. Данные о трудовой деятельности относятся к персональным и без разрешения гражданина России посмотреть их не сможет никто. Необходимо либо найти документы, выданные прошлым работодателем, либо обратиться в МФЦ, Пенсионный фонд (также все данные можно запросить через портал Госуслуг).
Ответы на часто задаваемые вопросы по новому закону для работающих пенсионерах
Вопрос : Сотрудник уже вышел на пенсию, писать заявление и переходить на электронную книжку нецелесообразно, может ли он продолжать пользоваться привычной бумажной?
Ответ : Да, можно уведомить об этом своего работодателя до конца 2021 года. Если этого не сделать, то отдел кадров будет в прежнем формате записывать все изменения в бумажную трудовую книжку.
Вопрос : Старая трудовая книжка хранится в отделе кадров, сотрудник пишет заявление на электронную передачу данных в ПФ, отдадут ли на руки документ?
Ответ : Если сотрудник решил согласиться с нововведением, то работодатель полностью освобождается от обязанности вести и хранить трудовую книжку. Ее возвращают сотруднику.
Вопрос : Если пенсионер не написал никакого заявления и не выбрал, как он хочет, чтобы вели его трудовую книжку, что будет делать работодатель?
Ответ : Если в отдел кадров не передано решение работника, то трудовую книжку будут продолжать оформлять в прежнем виде (бумажном).
Вопрос : Будет ли видеть новый работодатель причину увольнения с прошлого места?
Ответ : Да, кроме номера и даты приказа об увольнении сотрудник отдела кадров обязан отметить номер статьи по ТК РФ, согласно которой сотрудник больше не работает в организации. Его также видит работодатель, которому Вы разрешаете доступ к персональным данным в ПФ, или по справке, выданной при увольнении.
Заключение
Закон №439-ФЗ от 16.12.2019 г. рассказывает о новых правилах ведения трудовых книжек, которые не обошла стороной цифровизация. Он не обязывает абсолютно всех выкинуть бумажные версии. Уже трудоустроенные пенсионеры и остальные жители страны на добровольной основе могут выбрать удобный вариант и сообщить об этом по месту работы в виде заявления. При первичном трудоустройстве она будет только электронной. Информацию о трудовой деятельности можно узнать напрямую в Пенсионном фонде, МФЦ или на портале Госуслуг.
Как пенсионеру перейти на электро трудовую книжку регламентируется Федеральным законом №439-ФЗ. В 2020 году в пенсионном законодательстве появилось еще одно новаторство – электронный формат записей о трудоустройстве. Это нововведение вызвано требованием времени и разрешает облегчить учет кадровой информации.
Процедура ввода новой формы трудовой
Эл трудовая книжка работающему пенсионеру, как и лицам, не достигшим пенсионного возраста, вводится с начала июля 2020 года. Правительство устанавливает принцип добровольности при выборе электронной формы документа.
Но, в отличие от людей, у которых трудовая книжка к данному моменту уже была оформлена, для поступающих на работу с начала 2021 года и в следующие периоды, бумажный бланк использоваться уже не будет.
Что будет со старой трудовой книгой, ПФР ответил однозначно. Этот документ обладает одинаковой юридической силой с нововведенной формой. А если рабочий не желает заводить электронную книжку, его не могут к этому принуждать. Учет данных о трудоустройстве в картонном формате по-прежнему сохраняется для тех, кто не захотел перейти на новый вариант.
Порядок передачи данных в ПФР для ведения эл документа
Электронная форма документа ведется отделениями Пенсионного фонда РФ. Для этого всем компаниям и организациям необходимо обеспечить ежемесячную передачу сведений об изменениях в кадровом составе – увольнениях, поступлениях на работу (может означать: Работа — функционирование какой-либо системы — механизма, биоценоза, организма или общности, — а также её части) и перестановках тех персонала.
Сведения следует передавать не позже 15 числа каждого месяца, последующего за тем, в течение которого произошло отчетное событие, вносящее изменения в кадровый состав предприятия.
Новый порядок связан для работодателя с необходимостью соблюдения следующих обязанностей:
- передача информации в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, с обеспечением технической способности выполнения указанных функций;
- с начала 2021 года уведомлять ПФР о поступлении на работу или увольнении сотрудника не чуть позже, чем по истечении следующего рабочего дня от момента выхода соответствующего распорядительного документа по предприятию;
- обеспечение достоверности передаваемой инфо.
За допущенные при передаче сведений (слово при различном ударении имеет различные значения) нарушения предусмотрена административная ответственность, согласно действующему КоАП РФ. В взаимосоответствии с требованиями ст. 15.33.2, размер административного штрафа в отношении должностных лиц, допустивших передачу искаженной инфо в ПФР, составляет от 300 до 500 рублей.
Действия работников при переходе на новенькую форму документа
Данные обрабатываются в ПФР, и для работника создается его личное досье в электро виде. Сведения из данной базы будут в дальнейшем, наряду с картонными документами, использоваться при исчислении страхового стажа для начисления пенсии.
Учет ведется по номерам СНИЛС, применяемым в настоящее время для идентификации пенсионеров при перечислении страховых взносов и определении заработанного стажа. Единственное деяние, которое потребуется от работника для перехода на новую форму документа – предоставление письменного согласия в виде поданного заявления. Но это относится только лишь к тем, у кого бумажные бланки уже были заведены.
Важно! Работникам, не согласным с вводом электро формы документа (это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать), необходимо подать заявление о сохранении прежней трудовой книги. Кадровая служба предприятия продолжит вести бумажный бланк.
Примерный эталон заявления:
Сведения, отображаемые в электронном документе
При электронном документообороте, в досье всякого работника сохраняется информация, аналогичная прежнему бланку трудовой книги.
Предусмотрено внесение следующих сведений:
- места трудоустройства;
- периода занятости на каждом рабочем месте;
- занимаемой должности или профессии;
- присвоенного квалификационного разряда или категории;
- дат заключения и разрыва трудового контракта, перехода с одного места работы на другое;
- оснований, по которым были прекращены взаимоотношения с работодателем.
ПФР будет аккумулировать информацию, полученную от предприятий, внося надлежащие дополнения и коррективы в электронное досье. В отличие от бумажного документа, эл форма не содержит сведений о поощрениях и награждениях.
Способы ознакомления с электро формой документа
Новый порядок для пенсионеров и граждан, не достигших пенсионного возраста, не представляет заморочек для получения информации по страховому стажу.
Работник сможет ознакомиться с данными, внесенными в электро базу, следующим образом:
- воспользовавшись порталом Госуслуги;
- через МФЦ;
- средством специального мобильного приложения;
- в созданном личном кабинете на сайте Пенсионного фонда.
Для сотворения личного кабинета потребуется предварительная регистрация и подтверждение личности на портале Госуслуги. Для тех, кто уже зарегистрирован в обозначенной базе, достаточно войти на сайт ПФР, используя собственный логин и введя пароль.
Обратите внимание! Сведения можно получить в распечатанном виде, если обратиться с подходящим заявлением в любое отделение ПФР или МФЦ. Данные также может предоставить администрация предприятия по прежнему или текущему месту работы.
Порядок предъявления эл документа
Если гражданин поступает на новое место работы, сведения о трудовом стаже подаются работодателю в распечатанном виде или на электро носителе с цифровой подписью.
Электронную трудовую книжку или бумажную выписку из нее могут востребовать в отделении Пенсионного фонда при выходе на пенсию. Вместо новой формы документа, допускается предоставлять книгу на бумажном бланке, заведенном ранее.
Система электронного документооборота в пенсионной сфере еще только лишь начинает функционировать. С большой долей вероятности, формат внесения сведений намечается совершенствовать в дальнейшем. Поэтому некоторое время работнику при приеме на работу будет довольно предоставления бумажной трудовой книжки.
Преимущества электронного формата
Нужна ли эл трудовая книжка пенсионеру, каждый должен решать сам. Для уже работающих людей переход носит добровольный характер.
Новая форма обладает последующими преимуществами перед старой:
- удобством и быстротой доступа к данным с централизованной формой (может означать: Форма предмета — взаимное расположение границ (контуров) предмета, объекта, а также взаимное расположение точек линии) их хранения;
- минимизацией внесения неверных, недостоверных и ошибочных сведений о местах и периодах работы;
- расширением способностей для трудоустройства в удаленном режиме;
- упрощением документооборота для работодателей – снижается нагрузка на тех персонал, отвечающий за учет бумажных документов;
- возможностью дистанционного оформления пенсии, без необходимости дополнительного предоставления картонных документов;
- высоким уровнем защиты персональных данных и обеспечением сохранности инфо.
Работнику не потребуется беспокоиться относительно сохранности документов, подтверждающих трудоустройство и сборе сведений о занятости при оформлении пенсии. Вся информация о трудовой деятельности будет централизованно храниться в базах данных Пенсионного фонда и употребляться в случае необходимости.
Хотя бумажный вариант документа сохраняется, в предстоящем ведение электронного формата будет производиться для всех работающих.
В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.
Что делать с бумажными трудовыми
До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.
Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?
- Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
- Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
- Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.
Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.
Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.
Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.
Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы
В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.
С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.
Как работнику получить сведения о своём стаже
Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своём стаже следующими способами.
В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР
СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).
ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.
У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р
Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.
Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.
Форма СЗВ-ТД: как заполнять
Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П.
Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.
Требования к заполнению формы
Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.
Сведения о работниках, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.
В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.
Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.
Реквизиты работодателя
«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.
«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).
«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.
Сведения о работнике
Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.
Сведения о поданном заявлении
Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.
Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.
Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления.
Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».
Отчётный период
Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма.
Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».
Сведения о трудовой деятельности работника
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:
| Код | Как кадровое мероприятие обозначается в форме | Что стоит за этим обозначением |
|---|---|---|
| 1 | ПРИЕМ | Приём на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) | Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
Подраздел «Наименование»
Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.
В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.
Графа «Код выполняемой функции». С 1 января 2021 года указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
- последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
Заполняется графа при наличии утвержденного профессионального стандарта и принятии работодателем решения о его применении.
С 1 июля 2021 года графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения и порядок её заполнения изменится. Надо будет указывать кодовое обозначение из Общероссийского классификатора занятий. Подробнее — в обзоре изменений.
Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.
Подраздел «Основание»
Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).
Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».
Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году
На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Важная новость
Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).
Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.
Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.
Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:
- Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
- Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.
Ответственность за непредставление СЗВ-ТД
Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.
- ПФР обновил форму СЗВ-ТД с 1 июля 2021 года
- Как считать взносы и заполнять РСВ для МСП в 2021 году
- Как заполнить форму СЗВ-ТД: ответы на сложные вопросы
- Чтобы отправлять СЗВ-ТД, зарегистрируйтесь в новом приёмном комплексе ПФР
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?
Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?
Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.
В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД . Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.
По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:
- Фамилия, имя, отчество работника.
- Место работы.
- Должность, профессия, специальность, квалификация.
- Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
- Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
- Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
- Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
- Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.
В отличие от бумажной трудовой книжки в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, — для этого есть отдельные отчеты. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.
Где посмотреть сведения из электронной трудовой
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.
Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.
При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.
Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.
Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.
Плюсы электронной трудовой книжки
Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.
Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.
Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.
Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.
Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Плюсы бумажной трудовой книжки
Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.
Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.
Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.
Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р , в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД .
Минусы бумажной трудовой книжки
Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.
Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.
Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.
Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки
До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.
Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.
Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.
Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.
Что делать? Читатели спрашивают — эксперты Т—Ж отвечают
«Клерк» Рубрика Электронные трудовые книжки
Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру
С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.
1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?
Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.
2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?
Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.
3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)
Да, нужно. Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.
4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.
Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.
5. Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.
Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную
6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?
Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.
7. Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?
В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.
8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке. Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?
В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.
9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?
Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.
10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?
11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?
Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.
12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?
Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.
13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?
Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.
14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?
Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки. А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.
15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?
Читайте также: