Как заполнить сведения о трудовой деятельности в пфр в зуп
Опубликовано: 23.04.2024
Автор: Дарья Волохова, бухгалтер-консультант компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2020 г.
В связи с внесением изменений в ТК РФ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, был реализован функционал по оформлению Заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности и автоматическому заполнению отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р.
Заявление о переходе на ЭТК в «1С»
Основные изменения, вносимые Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ в ТК РФ в рамках проекта «Цифровая экономика», заключаются в следующем:
работодатель должен формировать и предоставлять необходимую информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудников в ПФР для ее хранения на соответствующих информационных ресурсах;
сотрудники организации до 31 декабря 2020 г. должны подать письменные заявления, указав свой выбор: о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности;
сотрудники, которые подали заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, в будущем имеют право подать новое заявление о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности, в то время, как обратный порядок законодательно не предусмотрен;
в том случае, если работники подали заявление о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности, работодатель должен выдать им на руки их трудовые книжки, таким образом, сняв с себя ответственность по их ведению и хранению.
Для того чтобы сформировать соответствующие заявление по сотрудникам, необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» или «Кадры» – «Электронные трудовые книжки», где при создании выбрать «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Чтобы сформировать данные заявления, следует с помощью подбора указать необходимых сотрудников и в табличной части выбрать соответствующий вид заявления (ведение бумажной или электронной трудовой книжки). Именно в данной форме предусмотрена печатная форма заявления.
Настройка «Отозвано» предусмотрена для тех случаев, когда сотрудник изначально подал заявление на ведение бумажной трудовой книжки, а после изменил решение в пользу электронной. В такой ситуации в первом заявлении проставляется галка в графе «Отозвано» и вводится новое заявление.
Отчетность СЗВ-ТД и СТД-Р
Начиная с 1 января 2020 г., каждый работодатель обязан до 15 числа месяца, следующего за отчетным, предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД, которая утверждена Постановлением ПФР от 25.12.2019 № 730п.
Согласно п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, отчет СЗВ-ТД подается в ПФР лишь в тех случаях, когда в организации произошли следующие события:
прием на работу;
кадровый перевод на иную постоянную работу;
подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, либо о предоставлении сотруднику сведений о трудовой деятельности, то есть ведение трудовой книжки в электронном виде;
изменение наименования страхователя;
присвоение сотруднику квалификации, специальности, второй и последующей профессии;
лишение права занимать определенную должность, в соответствии с постановлением суда.
В свою очередь, отчет СТД-Р необходимо формировать в двух случаях:
по запросу сотрудника, в соответствии с правилами, приведенными в ч. 1 ст. 62 ТК РФ;
в случае окончательного расторжения трудового договора, при условии, что сотрудник ранее подал заявление о ведении электронной трудовой книжки.
Для того чтобы отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р заполнялись автоматически, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» необходимо в соответствующих кадровых документах проставить галку «Отразить в трудовой книжке».
Также в документах приема на работу появилась новая графа «Трудовая функция».
Указание данного пункта необходимо для корректного заполнения графы 5 СЗВ-ТД «Код выполняемой функции (при наличии)», который должен соответствовать коду профессионального стандарта. Код должен заполняться страхователями с 2021 г. при наличии соответствующего профессионального стандарта.
Для того чтобы оформить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р, необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» или «Кадры» – «Электронные трудовые книжки», где при создании выбрать соответствующую форму. Для автоматического заполнения формы СТД-Р необходимо указать сотрудника в верхней части документа.
В свою очередь, для автоматического заполнения СЗВ-ТД следует нажать кнопку
Для того чтобы просмотреть, какие именно кадровые изменения отразились в отчете, необходимо дважды нажать на строчку соответствующего сотрудника – откроется новая форма «Мероприятия», в которой есть возможность корректировать автоматически заполненные данные и добавлять новые виды мероприятий вручную.
В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ, организации имеют право на то, чтобы подать форму СЗВ-ТД на бумажном носителе, но лишь в том случае, если общая численность сотрудников не превышает 25. Если же работников в организации больше, то отчетность подается в ПФР только в электронном виде.
«Клерк» Рубрика 1С
За последний год отчёт по форме СЗВ-ТД плотно вошел в нашу жизнь. Сначала мы его сдавали с ежемесячной периодичностью и только по тем, у кого произошло кадровое событие. Потом отчёт стал ежедневным при приёмах и увольнениях. Учитывая, что переход на электронные трудовые книжки и так был достаточно сложным, упустить из виду сдачу годового отчета СЗВ-ТД за 2020 год по неопределившимся с выбором трудовой книжки работникам можно на раз-два.
Законодатели выделили нам достаточный срок для предоставления этого отчета — до 15.02.2021. Мы подробно расскажем, кто должен сдать этот отчет, как сделать выборку неопределившихся сотрудников, а также еще раз напомним алгоритм формирования самого отчета в программах 1С.
Итак, отчёт СЗВ-ТД, который необходимо сдать до 15.02.2021, будет включать в себя:
- всех сотрудников, по которым ещё не были поданы сведения в течение 2020 года;
- работников, подавших заявления с выбором вида трудовой книжки;
- кадровые мероприятия января, за исключением приёмов и увольнений, так как по ним мы отчитываемся не позднее 1 рабочего дня.
Крайняя дата предоставления такого отчёта утверждена пунктом 1.7 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 г. № 730п. И эта дата 15.02.2021. Рассмотрим составление отчётности за январь 2021 года в программных продуктах 1С.
Как узнать кто из сотрудников подал заявление, а кто нет?
Заявления от сотрудников о выборе порядка ведения трудовой книжки вводятся в программные продукты 1С в пункте меню «Электронные трудовые книжки».
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия этот пункт расположен в разделе «Зарплата и кадры», а в 1С: Зарплата и управление персоналом — в разделе «Кадры».
Но как понять, кто из сотрудников вам уже написал заявление, а кто нет?
В этом нам поможет отчёт «Штатные сотрудники».
В 1С: Бухгалтерия предприятия необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры» и выбрать пункт «Отчёты по кадрам».
Затем в открывшемся окне выбрать нужный отчёт.
В программе 1С: ЗУП следует перейти в раздел «Кадры» и выбрать пункт «Кадровые отчёты».
Далее кликнуть на отчёт «Штатные сотрудники».
Далее алгоритм един для обеих программ.
Отчёт нужно настроить определённым образом, для этого следует нажать на кнопку «Настройки» в шапке отчёта и установить переключатель на слово «Расширенный».
Затем в окне настроек перейти на вкладку «Поля и сортировки». Левое поле показывает нам наименования столбцов, из которых будет состоять наш отчёт. Путём снятия флажков мы можем убрать ненужные нам данные из отчёта, например, табельный номер.
Также нам нужно добавить новый столбцы со сведениями о заявлениях. Для этого следует нажать на кнопку «Добавить», и из открывшегося списка выбрать пункт «Работа», развернув его нажатием на плюсик.
Далее таким же образом нужно развернуть папку «Заявление о ведении трудовой книжки» и выбрать пункт «Заявление».
Также можно добавить новый столбец «Работа — Заявление о ведении трудовой книжки — Передано». После чего нажать на кнопку «Закрыть и сформировать».
Ещё в шапке отчёта можно установить отбор по дате и организации. Сформированный отчёт примет следующий вид.
Что видно из этого отчёта?
Что Иванов И.И. подал нам заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки, но мы его не включили ни в один отчёт по форме СЗВ-ТД.
От сотрудницы Шуловой О.В. мы ещё не получили никакого заявления, а значит его следует запросить в ближайшие сроки.
И, наконец, сведения о заявлении Суворовой Н.В. уже отправлены в органы Пенсионного фонда РФ.
Данный отчёт можно продолжать модифицировать, добавляя в него всё новые и новые столбцы.
Например, сотрудники должны подавать заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки по основному месту работы, а не совместительству. Соответственно, нужно добавить столбец «Вид занятости». Или, если вы хотите видеть какой вид трудовой книжки выбрал работник, то нужно добавить новый столбец «Работа — Заявление о ведении трудовой книжки — Вид».
После получения заявления от сотрудницы его необходимо ввести в программу.
Для этого в программе 1С: Бухгалтерия предприятия нужно перейти в раздел «Зарплата и кадры» и выбрать пункт «Электронные трудовые книжки», затем нажать на кнопку «Создать» и выбрать пункт «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
В программе 1С: Зарплата и управление персоналом" пункт «Электронные трудовые книжки» расположен в разделе «Кадры».
В созданном заявлении нужно нажать на кнопку «Заполнить», если хотите добавить всех сотрудников, заявления по которым не вносились или можно воспользоваться кнопками «Добавить» или «Подбор» для ручного выбора сотрудников из списка. Затем в графе «Вид заявления» нужно указать какой способ ведения трудовой книжки был выбран работником.
Для сохранения документа следует нажать на кнопку «Провести и закрыть».
Из проведённого документа можно вывести на печать уведомление сотруднику для ознакомления, а также два вида заявления. Заявление, в тексте которого фигурирует статья 66 Трудового кодекса РФ подписывается сотрудниками, желающими сохранить бумажный экземпляр трудовой книжки. Соответственно, заявление с указанием статьи 66.1 ТК РФ — для тех, кто готов к полному переходу на электронные трудовые книжки и отказу от ведения бумажной.
Как узнать какие кадровые события за январь 2021 года нужно включить в отчёт?
Январь 2021 года мог быть для вас богатым на кадровые мероприятия. И часть таких событий могла быть уже включена в отчёты по форме СЗВ-ТД за январь.
Так какие же кадровые мероприятия нужно подать в отчёте СЗВ-ТД 15.02.2021?
Обратимся к кадровым отчётам и выберем отчёт «Кадровые изменения». В программе 1С: Бухгалтерия предприятия этот пункт расположен в разделе «Зарплата и кадры», а в 1С: Зарплата и управление персоналом — в разделе «Кадры».
В настройках отчёта установим отбор по периоду, указав январь 2021 года, и сформируем его.
Из нашего отчёта видно, что был один кадровый перевод и одно увольнение. По второму событию мы должны были предоставить отчёт не позднее одного рабочего дня, а значит в отчёт оно уже попало. Соответственно, остаётся лишь подать сведения о кадровом переводе.
Как ввести сведения о событиях, произошедших до 2020 года?
Для того, чтобы кадровые мероприятия попадали в отчёт СЗВ-ТД, в кадровых приказах должен быть установлен флаг «Отразить в трудовой книжке».
Но как быть с приказами, введёнными в программу до 2020 года, когда такого флага не было предусмотрено программой?
Создать его можно в пункте меню «Электронные трудовые книжки». В программе 1С: Бухгалтерия предприятия этот пункт расположен в разделе «Зарплата и кадры», а в 1С: Зарплата и управление персоналом — в разделе «Кадры».
Введём новый документ, укажем в нём организацию и дату ввода сведений — любая дата января 2021 года.
Затем следует нажать на кнопку «Данные до 2020 года» и выбрать пункт «Добавить по сотруднику».
В окне отбора введите фамилию интересующего вас работника и вам откроются все его кадровые мероприятия, произошедшие до 2020 года. Затем, встаньте на то событие, которое хотите, чтобы отразилось в отчёте СЗВ-ТД и нажмите кнопку «Добавить мероприятия».
Формирование отчёта СЗВ-ТД
Большая часть организаций уже сдавали отчёт по форме СЗВ-ТД в 2020 году, но возможно есть и те, у кого не было кадровых событий, а заявления были написаны сотрудниками в декабре 2020 года. Соответственно, для таких организаций такой отчёт будет первым.
Формирование отчёта производится в пункте меню «Электронные трудовые книжки».
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия этот пункт расположен в разделе «Зарплата и кадры», а в 1С: Зарплата и управление персоналом — в разделе «Кадры».
Для ввода нового отчёта нужно нажать на кнопку «Создать» и выбрать пункт «Сведения о трудовой деятельности СЗВ-ТД».
В открывшемся окне укажем отчётный период — Январь 2021, дату формирования отчёта — день до 15.02.2021г. включительно и нажмём на кнопку «Заполнить».
Вспомним наш отчёт «Штатные сотрудники», в нём мы видели, что по сотруднице Суворовой заявление уже было передано в органы ПФР, а по Иванову и Шуловой — нет.
Соответственно, проверяем, чтобы в одной из граф, касающихся заявлений, были сведения о нём.
Далее, касаемо кадровых событий: сотрудница Шулова была принята на работу в сентябре 2020 года, и отчётность, включающая в себя это событие, уже была сдана. Поэтому в строке с её сведениями нет никаких кадровых мероприятий.
- «Электронные трудовые книжки: как начать использовать» ,
- «ПФР рассказал о нюансах перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года» ,
- «ПФР рассказал, зачем нам электронные трудовые книжки».
Представление сведений о трудовой деятельности в ПФР (форма СЗВ-ТД) и работнику (форма СТД-Р)
Завершилась вторая отчетная кампания по представлению работодателями в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников. По информации ПФР, уже к середине февраля более полумиллиона страхователей направили в ПФР сведения кадрового учета в отношении почти пяти миллионов работников.
Отметим, что термин «электронные трудовые книжки» в российском законодательстве отсутствует. Слова «электронная трудовая книжка» для работодателя подразумевают учет трудовой деятельности, включающий:
- взаимодействие с ПФР - представление в Пенсионный фонд отчетности по форме СЗВ-ТД;
- взаимодействие с сотрудниками - представление им отчета по форме СТД-Р.
Работодателю следует соблюдать порядок действий в соответствии с законодательством РФ с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, рис. 1.
Рис. 1. Учет трудовой деятельности работников в 2020 году
Взаимодействие работодателя с ПФР и сдача СЗВ-ТД
Взаимодействие работодателя (организации, ИП) с Пенсионным фондом РФ в 2020 году заключается в ежемесячном представлении отчета по форме СЗВ-ТД по сотрудникам, у которых имело место кадровое мероприятие из перечня:
- подача заявления (о выборе варианта получения сведений о трудовой деятельности);
- прием на работу;
- перевод на другую постоянную работу;
- увольнение;
- изменение наименования страхователя;
- установление второй профессии, специальности, квалификации;
- лишение права по приговору суда занимать должность.
При отправке впервые СЗВ-ТД по сотруднику следует дополнить отчет записью о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 у этого страхователя («исторической записью»).
Форма СЗВ-ТД и формат представления в электронном виде утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (действует с 04.02.2020).
Срок представления регламентированного отчета в ПФР по общим правилам - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия; подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности (п.п. 2.4, 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ), п. 1.6 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (далее - Постановление № 730п)).
В настоящее время, из-за распространения новой коронавирусной инфекции, отчет СЗВ-ТД надо подавать в ПФР в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Такое требование допускает необходимость неоднократного представления отчета СЗВ-ТД в течение одного и того же месяца.
Отчет СЗВ-ТД представляется в электронном виде, если численность сотрудников составляет 25 человек и более (п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.9 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. Постановлением № 730п).
1С:ИТС
С подробным описанием формы сведений о трудовой деятельности физлиц СЗВ-ТД с примерами заполнения СЗВ-ТД можно ознакомиться в разделе «Консультации по законодательству».
Взаимодействие работодателя с работниками
Взаимодействие работодателя с сотрудниками включает следующие действия:
1. Уведомление каждого сотрудника под подпись в срок до 30.06.2020:
- об изменениях в трудовом законодательстве (в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ), связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- о праве выбора варианта получения сведений о трудовой деятельности;
- о необходимости в срок до 31.12.2020 подтвердить выбор соответствующим письменным заявлением:
- о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ;
- о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
2. Получение от сотрудников заявлений и их регистрация в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для включения в отчет СЗВ-ТД.
3. Предоставление выписки из трудовой книжки по форме СТД-Р по заявлению и при увольнении работникам, выбравшим вариант получения сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Документ зарегистрирован в Минюсте России 21.02.2020 (№ 57578), официально опубликован 25.02.2020, вступил в силу 07.03.2020.
1С:ИТС
Об электронных трудовых книжках читайте в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».
Учет и отчетность для ЭТК в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 поддерживается взаимодействие работодателя с ПФР и с сотрудниками в целях учета сведений о трудовой деятельности работника в электронной форме (ЭТК).
В программе отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р формируются в соответствии с действующим законодательством РФ.
Организация учета трудовой деятельности
Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников по формам СТД-Р и СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализован новый учет сведений о трудовой деятельности работников.
В учете трудовой деятельности работников собираются унифицированные данные о кадровых событиях, которые ранее вписывались в трудовую книжку. Учет трудовой деятельности в программе нацелен:
- на обеспечение автоматического заполнения и многократного перезаполнения (при необходимости) документов СЗВ-ТД и СТД-Р;
- автоматизированное заполнение документов об отмене событий;
- предоставление возможности регистрации «исторических» данных без перепроведения старых документов;
- обеспечение возможности регистрации событий о трудовой деятельности, не внесенных в учет кадровыми документами (например, переименование организации).
Для отражения кадровых документов Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение в учете трудовой деятельности предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).
Рис. 2. Отражение кадровых документов в учете трудовой деятельности
При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступны поля Трудовая функция и Наименование документа. Поле Трудовая функция заполняется для должности или позиции штатного расписания, если это предусмотрено в организации. В поле Наименование документа для заполнения в отчете можно сохранить точное наименование документа (например, «Приказ», «Уведомление»).
Установленный флаг Отразить в трудовой книжке обеспечивает регистрацию трудовой деятельности в учете. Так, документ о последнем по времени событии (Прием на работу или Кадровый перевод), произошедшем с сотрудником до 01.01.2020, отмеченный этим флагом, будет зарегистрирован в учете трудовой деятельности и автоматически отразится в отчете СЗВ-ТД.
Наименование подразделения, указываемое в СЗВ-ТД, СТД-Р, должно в точности соответствовать тексту, отражаемому в трудовой книжке. Поэтому в справочник Подразделения добавлено поле Наименование полное, которое и используется для формирования записей о трудовой деятельности.
Где в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) указать полное наименование подразделения для корректного заполнения отчета в ПФР по форме СЗВ-ТД
Рис. 3. Дополнение «исторических записей»
Результаты автоматического и ручного дополнения используются наравне с данными о трудовой деятельности, зарегистрированными непосредственно кадровыми документами. Кадровое мероприятие «Переименование организации» регистрируется этим же документом по кнопке Переименование (рис. 4).
Рис. 4. Переименование организации
В результате ведения учета трудовой деятельности отчеты СЗВ-ТД исходные и отменяющие, а также формы СТД-Р формируются в программе автоматически.
Особенности автозаполнениЯ отчета СЗВ-ТД
Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР (рис. 5).
Рис. 5. Отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД
При автозаполнении документа СЗВ-ТД появилась возможность управлять строками переименования организации и другими кадровыми событиями. При необходимости документ можно перезаполнять многократно.
Уведомление сотрудников о возможности формирования сведений в электронном виде
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно подготовить и распечатать уведомления об изменениях в ТК РФ, связанных с применением ЭТК, и вариантах формирования сведений о трудовой деятельности для каждого сотрудника на отдельном листе. Уведомление содержит подробную информацию об изменениях в трудовом законодательстве в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Уведомление сопровождается двумя вариантами заявления о выборе сотрудником способа получения информации о трудовой деятельности. Сформировать именные бланки уведомлений с вариантами заявлений о получении сведений о трудовой деятельности можно в документе Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Печать.
Уведомления удобно применять для ознакомления работников под роспись с правом выбора варианта получения сведений о трудовой деятельности и напоминания о необходимости в срок до 31.12.2020 подтвердить выбор соответствующим письменным заявлением.
Подписанное уведомление вместе с подписью на одном из заявлений сотрудник возвращает работодателю. Подача такого заявления сотрудником входит в перечень кадровых мероприятий, о которых необходимо информировать ПФР, используя отчет по форме СЗВ-ТД.
В программе необходимо зарегистрировать заявления в учете трудовой деятельности документом Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (меню Кадры - Электронные трудовые книжки) по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов в соответствии с заявлением сотрудника:
- Ведение бумажной трудовой книжки;
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
Информация о произведенном сотрудником выборе будет включена в состав очередного отчета СЗВ-ТД.
Для подготовки отменяющих ошибочные заявления отчетов СЗВ-ТД в том же журнале Электронные трудовые книжки реализован специализированный документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Кроме того, этот отчет можно сформировать из документа Увольнение.
Напомним, что кампания по переходу на учет трудовой деятельности в электронном виде рассчитана на весь 2020 год. Работодателям следует уведомить каждого сотрудника об изменениях в ТК РФ в срок до 30.06.2020, а работникам - заявить о своем выборе варианта ведения работодателем сведений о трудовой деятельности в срок до 31.12.2020.
Для удобства отслеживания сотрудников, не подавших заявление, в рабочем месте Кадры - Работа с кадрами такие сотрудники отображаются в таблице Не хватает данных с соответствующей пометкой.
От редакции. Об электронных трудовых книжках, подготовке и автоматическом формировании заявлений и отчетов по форме СЗВ-ТД, СТД-Р в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) см. видеозапись лекции от 30.01.2020 с участием представителей ПФР и экспертов 1С. Об изменениях в трудовых отношениях в 2020 году, в том числе об электронных трудовых книжках, см. видеозапись лекции «Основные изменения законодательства с 2020 года и их поддержка в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0)» от 23.01.2020. Подробнее - на сайте 1С:ИТC на странице 1С:Лектория .
Ох и навели шумихи эти электронные трудовые книжки! И хоть о них начали говорить ещё год назад, интерес к этой теме усилился, когда подошло время сдачи первых отчётов, отражающих кадровые изменения. В статье рассмотрим порядок работы с новыми формами в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.
Наверно, вы неоднократно работали с сотрудниками, теряющими бумажные трудовые книжки и приносящими дубликаты? А сколько случаев ведения нескольких трудовых одновременно? И это я молчу про неверные или некорректные записи, сделанные предыдущими кадровиками. Благодаря переходу на электронные трудовые книжки, эти ситуации уходят в историю.
Ещё одним плюсом является то, что хранение трудовых больше не нужно обеспечивать работодателю. Ведь когда в организации работает 10 человек, это не составляет особого труда. А вот если 300 – становится проблематично.
Для работников тоже есть свои плюсы в переходе на электронные версии книжек. Во-первых, это защита работника от недобросовестных работодателей. Ведь теперь у работника будет возможность проверить своё трудоустройство. Во-вторых, данный вид трудовых книжек обеспечивает более надёжную сохранность данных. И в-третьих, при дистанционном трудоустройстве теперь не будет необходимости отправлять по почте свою трудовую книжку.
С 2021 года для впервые принимаемых на работу сотрудников предусмотрена выдача лишь электронных трудовых книжек. А вот у сотрудников, имеющих бумажный экземпляр есть выбор, сделав который, они обязаны до 31 декабря 2020 года уведомить своего работодателя с помощью заявления. В связи с этим, работодатели должны донести всю информацию, связанную с переходом на электронные трудовые книжки, до своих сотрудников под их личную подпись.
После получения от работника заявления, его необходимо ввести в программу и включить в соответствующие отчётные формы. Рассмотрим ввод данного заявления в 1С: ЗУП.
Для начала, необходимо проверить, какой релиз программы у вас установлен. Для этого в правом верхнем углу выберите пункт меню «О программе».
В открывшемся окне в пункте «Конфигурация» указан номер установленного релиза программы. Для 1С: ЗУП редакция 3 он должен быть не меньше 3.1.12.113.
После проверки актуальности программного продукта переходим в раздел «Отчётность, справки» и выбираем пункт «Электронные трудовые книжки».
В открывшемся окне нажимаем на кнопку «Создать» и из выпадающего списка выбираем «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». При помощи кнопки «Подбор» или кнопки «Добавить» нужно внести списком сотрудников, от которых были получены заявления о переходе на электронные трудовые книжки или, наоборот, о сохранении бумажного носителя. В одном заявлении можно указывать работников, выбравших разные варианты, как на рисунке ниже.
Хочется напомнить, что если сотрудник выбрал переход на электронную трудовую книжку, то в дальнейшем нельзя будет передумать и вернуться к бумажному экземпляру.
При получении заявления работодатель выдаёт бумажную трудовую книжку на руки работнику и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником такого заявления.
При вводе заявлений в программу есть возможность их распечатать. Для этого необходимо нажать на кнопку .
Если сотрудник сделал выбор в пользу бумажной книжки, то в заявлении указывается статья 66 ТК РФ. А если выбор пал на электронную версию, то необходимо ссылаться на статью 66.1 ТК РФ.
Второй документ, недавно реализованный в 1С – это форма ежемесячной отчётности СЗВ-ТД, которую мы впервые будем сдавать уже 17 февраля 2020 года. Данный отчёт нужно представлять только тем предприятиям, у которых имели место кадровые перемещения и увольнения в январе 2020 года. А также те, кто получил от своих работников заявления с выбором формы трудовой книжки. Вводится данный документ при помощи кнопки «Создать» и выбором из выпадающего меню пункта «Сведения о трудовой деятельности работника, СЗВ-ТД». Для того, чтобы форма заполнялась в автоматическом порядке необходимо в кадровых документах устанавливать флаг «Отразить в трудовой книжке». Для рассмотрения заполнения формы СЗВ-ТД я создам три кадровых документа: приём на работу, кадровый перевод и увольнение.
Если забыть установить флаг об отражении операции в трудовой книжке, то форма автоматически заполнена не будет. Вернёмся к созданию отчёта СЗВ-ТД. Его можно ввести из пункта «Электронные трудовые книжки», либо с раздела «Кадры», либо с «Отчётность, справки». В открывшемся окне выберем отчётный период и нажмём на кнопку «Заполнить».
Программа заполнит табличную часть сотрудниками, по которым были кадровые передвижения. Так же по двум из них заранее были введены заявления о переходе на электронную трудовую книжку, либо о сохранении ими бумажного носителя. Эти заявления тоже попали в форму отчётности в автоматическом порядке. Если дважды кликнуть на конкретную строку, откроется окно с более подробной информацией о сотруднике и его мероприятиях.
И последний документ, который мы рассмотрим – это форма СТД-Р, которая вошла в перечень справок, выдаваемых сотруднику при увольнении. Так же данную форму работник имеет право запросить в случае необходимости подтверждения трудового стажа, например, при согласовании кредита в банке. То есть СТД-Р заменит нам в дальнейшем заверенную копию бумажной трудовой книжки. Сформировать её можно, как из окна «Электронные трудовые книжки» при помощи кнопки «Создать», так и на основании работника в справочнике «Сотрудники» (раздел «Кадры»).
Если СТД-Р вводить на основании сотрудника, то в открывшемся окне автоматически будут заполнены персональные данные работника, организация, в которой он трудоустроен, дата заполнения и сведения о расторжении трудового соглашения.
В верхней части окна есть стандартная иконка с изображением принтера, при помощи которой выводится печатная форма документа.
Автор статьи: Алина Календжан
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
С наступлением периода сдачи кадровой отчетности по электронным книжкам стал актуален вопрос, как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП 3.1? На конец 2019 года данный функционал еще не появился, а заполнять форму вручную, особенно в крупных организациях, запредельно долго. Однако, с начала 2020 года данный процесс автоматизирован и добавлен с обновлением в программу «Зарплата и управление персоналом». Рассмотрим детально, где найти данный отчет, а также порядок его заполнения.
Условия сдачи отчетности по форме СЗВ-ТД.
Сотрудникам по работе с персоналом стоит помнить, что сдача нового отчета по форме СЗВ-ТД не зависит от того, ведется ли с 2020 года на работников бумажная трудовая или они дали согласие на переход к электронной версии. Отправке в ПФР подлежат кадровые события по всем сотрудникам, если они связаны:
- С увольнением из компании;
- С приемами в организацию;
- А также с кадровыми переводами, которые фиксируются в трудовой книжке.
- С подачей заявления от персонала о выборе способа ведения записей их трудовой деятельности (электронно или на бумаге).
За отчетный период принимается календарный месяц. Как следствие, в 2020 году по всем вышеперечисленным событиям в компании (если были) до 15 числа следующего месяца заполненная форма должна быть передана в ПФР. А вот, с 2021 по таким мероприятиям, как прием и увольнение необходимо отчитываться в течение суток (не позднее следующего за событием дня).
Важно:
Если движения по кадрам не было, и не поступало заявлений с выбором книжки, то сдавать отчет по форме СЗВ-ТД не нужно.
Стоит отметить, что при первой сдаче отчета по конкретному сотруднику в список мероприятий вносится текущие событие и последнее по нему в данной организации. Исключения составляют приемы на работу, так как гражданин прежде трудился не в этой компании.
В свою очередь, способ сдачи отчетности зависит от числа сотрудников и может быть:
- Если в компании трудоустроено менее 25 человек, то на бумаге или в электронном виде;
- Если численность персонала в организации превышает 25 человек, то только электронно.
При этом бумажная версия заверяется печатью предприятия, а также подписью руководителя. А вот для отправки в цифровом формате, документ необходимо подписать ЭЦП.
Подготовка к заполнению отчета СЗВ-ТД.
Одно лишь то, что функционал по работе с электронными книжками добавлен в конфигурацию «Зарплата и управление персоналом», еще не гарантирует полную работоспособность и правильное формирование отчетности. Прежде чем приступать к заполнению отчета СЗВ-ТД в 1С ЗУП необходимо уточнить версию установленной программы. Возможность создания соответствующей формы добавлена только с 10.01.2020 года в релизе ЗУП 3.1.12.113. Ка следствие, изложенная в статье информация актуальна для данной и более поздних версий. Если организация использует прежние релизы, то потребуется обновить конфигурацию или воспользоваться альтернативным вариантом для создания СЗВ-ТД.
Вместе с тем, стоит помнить, что любые отчеты формируются на основании введенных в программу данных.
Чтобы получить корректную форму СЗВ-ТД в 1С ЗУП, потребуется:
1. В настройках перейти в раздел «Организации» и ввести реквизиты идентично учредительным документам:
- Название предприятия;
- Номер в ПФР;
- Идентификационный номер ИНН;
- Код КПП;
- Должность, ФИО руководителя.
2. Провести уточнение и, если необходимо, скорректировать персональные данные сотрудников:
- Имена, Отчества, Фамилии;
- Дату рождения каждого из них;
- Номера СНИЛС;
Чтобы сократить время для данного процесса лучше воспользоваться предназначенным для подобных операций отчетом. Он называется «Личные данные сотрудников» и расположен в подразделе кадровых отчетов.
3. Правильно и в полном объеме вносить кадровые документы в ходе штатных изменений:
Все происходящие события по кадрам необходимо заносить в программу. Иначе они не будут переданы в ПФР, так как не попадут в отчет.
Где найти в 1С ЗУП СЗВ-ТД?
Убедившись в том, что реквизиты организации, а также данные по персоналу включая кадровые события по сотрудникам введены корректно, можно переходить к формированию табличной части. Перед тем, как сделать отчет СЗВ-ТД в 1С ЗУП, стоит учесть, что в список попадут только те мероприятия, в которых проставлена отметка «Отразить в трудовой книжке». Данный флажок можно найти в карточке кадровых документов (увольнение, прием, перевод) справа от поля «Трудовая функция».
Если какие-либо события отсутствуют в отчете, то первым делом стоит проверить наличие проставленного флажка. Как правило, в кадровых документах по увольнению и приему он установлен автоматически. Но только для мероприятий, созданных после обновления на актуальную версию программы. Введенные ранее события лучше проверить и отредактировать самостоятельно. А вот, такой раздел, как кадровый перевод, следует в любом случае проверить и проставить отметку вручную. Данный вид документа отличается от остальных тем, что часто отражает события, которые не следует добавлять в СЗВ-ТД, например, изменение тарифной ставки и увеличение оклада.
Стоит отметить, что кроме упомянутого чек-бокса, в кадровых документах дополнительно имеется поле «Наименование документа». В нем указывается вид внутреннего документа, ставшего основанием для инициализации кадрового мероприятия, например, распоряжение или приказ. Если поле оставляется пустым, то графа 7 отчета по умолчанию заполнится значением «Приказ».
Итак, найти в 1С ЗУП СЗВ-ТД можно по следующему расположению:
- В меню выбрать пункт «Отчетность, справки» или «Кадры»;
- Открыть раздел «Электронные трудовые книжки»;
- Зайти в «Отчетность по физлицам»;
- Кликнуть по кнопке «Создать»;
- В списке найти и выбрать «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД»;
В качестве альтернативного пути к отчету можно использовать раздел «1С-Отчетность».
Как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП?
Как уже говорилось ранее для корректного заполнения формы в тех кадровых документах, которые необходимо отразить в отчете должна стоять галка «Отразить в трудовой книжке». На ее наличие может влиять и человеческий фактор, особенно в случаях, когда с базой работают несколько специалистов. Далее, чтобы сделать отчет СЗВ-ТД в 1С 8.3 ЗУП понадобится:
- Перейдя в раздел отчетности воспользоваться кнопкой «Создать»;
- Отметить из списка форму СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности);
- Если в базе ЗУП ведется две и более компаний, выбрать нужную;
- Проверить дату создания. Автоматически она заполняется на текущий день. Но если требуется, можно указать любую;
- Выбрать месяц и год, за который сдается отчет;
- Кликнуть по кнопке «Заполнить»;
- Далее произойдет автоматическое создание таблицы на основании добавленных в конфигурацию кадровых событий, в том числе данные руководителя, а также реквизиты.
Если в списке отсутствуют некоторые события, их можно добавить в ручном режиме, кликнув по кнопке «Подбор».
После того, как табличная часть будет полностью готова, документ необходимо записать и провести. Как следствие, с отчетом станут доступны следующие действия:
- Отправка на печать;
- Выгрузка в качестве документа в электронном виде;
- Прямая отправка через интернет в ПФР с использованием сервиса «1С-Отчетность», если он подключен.
Читайте также: