Как выдать трудовую книжку для оформления пенсии
Опубликовано: 16.05.2024
Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее. Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии. Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью.
Как получить трудовую книжку впервые
Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:
- выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
- будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение.
Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.
Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Как получить трудовую книжку при её потере
Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:
- либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
- либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.
При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.
Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.
Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.
Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.
Получаем трудовую книжку при увольнении
По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.
Как получить трудовую книжку без увольнения
По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность. Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований. Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.
В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.
Работник не возвращает взятую трудовую
Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.
Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,
подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.
Как получить еще одну трудовую книжку
Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.
Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.
Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.
Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.
Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.
Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему
Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.
Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.
Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.
В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.
Работник отказывается забирать трудовую: что делать в этом случае
Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:
Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.
Еще до недавнего времени считалось, что трудовая книжка должна находиться на предприятие вплоть до момента увольнения работника.
При обращении сотрудника о получении документа, инспектор отдела кадра, ссылаясь на ст. 80 Трудового кодекса РФ, вежливо отказывал в просьбе, объясняя, что трудовая книжка выдается работнику на руки в последний рабочий день.
В законодательстве нигде не было указано конкретно, что трудовую книжку, являющуюся основным документом о трудовой деятельности ее владельца нельзя выдавать работнику на руки в то время, когда он продолжает работать в данной организации, в основном руководители предпочитали ссылаться на статью 62 ТК РФ, где не было оговорена выдача подлинного документа.
В случае необходимости получения сведений о его трудовой деятельности, работнику по заявлению, в течение трех дней выдавалась копия трудовой книжки, заверенная в организации.
Правилами ведения и хранения трудовых книжек № 225 установлена ответственность лица отвечающего за сохранность трудовых книжек всех сотрудников предприятия.
За ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей они могут привлекаться к дисциплинарной ответственности в виде:
При неоднократных грубых нарушениях – вплоть до увольнения с работы.
С 1 января 2015 года законодатель конкретизировал обязанность работодателя выдать трудовую книжку по требованию ее владельца для оформления страховых выплат.
Эти существенные изменения произошли в связи с принятием новых федеральных законов, касающихся страховой и накопительной пенсиях.
Федеральным Законом № 216 от «21» июля 2014 года были отменены некоторые пункты и дополнены новыми определенные законодательные акты.
В том числе поменялось содержание 62 статьи ТК РФ.
Начиная с 2015 года, руководитель для оформления пенсии в трехдневный срок обязан выдать сотруднику документы, которые могут подтвердить его трудовой стаж, в том числе и подлинник трудовой книжки.
Дополнением стало уточнение, что сотрудник, взявший документы на руки обязан вернуть трудовую книжку на предприятие также в течение 3 дней после того как ему она возвращена из пенсионного фонда.
Для того чтобы получить трудовую книжку на руки, работнику достаточно написать заявление в произвольной форме на имя руководителя предприятия с просьбой выдать ему документ для определенных целей (оформления пенсии), и гарантировать обязательство возврата на предприятии в указанные законом сроки.
При этом важно помнить, что ответственность с работника отдела кадров за сохранность трудовой книжки не снимается.
Согласно законодательству и правил ведения трудовой документации, выдача книжки владельцу на руки при увольнении фиксируется в книге учета движения трудовых книжек.
Вписывать данные о том, что работник взял документы для пенсионного фонда на некоторое время, потом вернул, не имеет смысла в данный журнал.
На сегодняшний день доработок к Правилам ведения трудовой документации нет.
Можно в таких случаях завести отдельный журнал регистрация трудовых книжек выданных на время.
Также, инспектор отдела кадров может подстраховать себя на случай проверки от объяснений, куда делся документ, взяв расписку с работника при выдаче трудовой книжки.
Когда трудовая книжка будет возвращена назад на предприятие, расписка отдается сотруднику, бравшему документы.
В случае утери трудового документа за время, когда он был выдан сотруднику на руки, ответственному лицу за ведение трудовых книжек на предприятии придется выписать при поданном заявлении работником дубликат.
Если человек за свою жизнь поменял много место работы это довольно-таки трудоемкий процесс.
Чтобы восстановить все записи, порой приходится помогать работнику, делать запросы о подтверждающих справках периодов работы.
Поскольку сейчас начинает достигать пенсионного возраста поколение, начинавшее трудовую деятельность до развала Советского Союза и работавшее при так называемой «перестройке», порой получить документы, подтверждающие стаж практически невозможно.
Часть предприятий бесследно исчезло.
Ряд стран, в которых работали граждане в братских республиках одного государства, не совсем адекватно на сегодняшний день относятся к взаимоотношениям с Россией (например, Украина, где часть страны вообще стало юридически непризнанными республиками, остальная часть, стремясь в Европу, разрывает с РФ все связи).
Поэтому прежде чем выдавать документ на руки владельцу, желательно сделать хотя бы ксерокопию трудовой книжки, чтобы при необходимости было проще сделать дубликат.
Обязательно ли предъявлять в Пенсионный фонд трудовую книжку
Согласно актуальных в настоящее время Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий № 1015, утвержденных «02» октября 2014 года, право на назначение пенсии дают периоды работы на территории Российской Федерации, когда начислялись страховые взносы с подтверждением их перечисления персонифицированным учетом.
Кроме того, трудовой стаж подтверждается, прежде всего, на основе данных трудовой книжки.
В случае отсутствия самой книжки или при проверке занесенных в нее сведений, обнаружение сомнительных в их подлинности записей, ошибок, описок, либо отсутствие полностью данных о трудовой деятельности в определенный период, таким подтверждением могут служить:
- трудовые договоры, оформленные согласно нормам трудового законодательства;
- трудовые книжки колхозников (в советское время);
- выписки из приказов о приеме и увольнении с работы;
- лицевые счета или ведомости на выдачу зарплаты.
Так что для подсчета стажа работы, как общего, так и особенно льготного, (когда человек не достиг еще пенсионного возраста, но с учетом специфики работы имеет право выйти на пенсию раньше), для начисления и расчета суммы положенных выплат пенсионного обеспечения трудовая книжка необходима.
При достижении пенсионного возраста в отсутствие трудового стажа и соответственно трудовой книжки будет назначена минимальная ежемесячная социальная выплата.
Законодательная база
Основы трудовых взаимоотношений на правовой основе зафиксированы в Трудовом Кодексе.
Не исключением является, и обязанность работодателя выдать трудовую книжку работнику в течение трех дней после обращения, отраженная в последней редакции после внесенных изменений и дополнений в ст. 62.
Правила ведения и хранения трудовой документации № 225, принятые 16.04.03 года остаются неизменными, так же как и принятая на основе их Инструкция № 69, разъясняющая подробно как правильно нужно заносить сведения в трудовую книжку и что необходимо делать в случае занесения ошибочной записи или допущенной ошибке.
Как написать заявление для получения на руки трудовой книжки
Само собой разумеющимся является факт, что для выдачи трудовой книжки на руки ее владельцу в случае необходимости оформления страховых выплат нужно заявление от самого работника.
В противном случае, откуда руководитель организации может знать, кому нужны оригиналы документов и для каких целей.
Особых требований к форме заявления законодатель не предъявляет.
Оно может быть написано как от руки, так и напечатано любым способом: на машинке пишущей или компьютере.
- Любое заявление начинается с так называемой «шапки», расположенной в правом верхнем углу страницы.
- Должно быть указано полное наименование должности руководителя предприятия, его персональные данные.
- Строчкой ниже записываются данные обращающегося сотрудника (должность, фамилия, имя, отчество);
- Посередине новой строки прописывается название документа (в данном случае – заявление).
- С новой строки излагается суть обращения – просьба выдать трудовую книжку для обращения в Пенсионный фонд и подсчета стажа, дающего право на оформление страховых выплат.
- Должно быть указано, что работник ознакомлен с нормами ст. 62 ТК РФ об обязанности вернуть трудовой документ не позднее трех дней после того, как получит книжку от Пенсионного фонда.
- Указывается дата составления обращения и ставится личная подпись.
Руководитель должен наложить резолюцию о выдаче документа на инспектора отдела кадров или лицо, ответственное за ведение документации.
Какие последствия возможны после проверки в Пенсионном фонде
Если специалистом ПФ РФ будут обнаружены записи, не соответствующие Правилам ведения трудовых книжек № 225, то есть:
- ошибки в персональных данных владельца;
- неправильное название предприятия;
- наличие явных исправлений записи запрещенными Инструкцией № 69 способами;
- невнятные оттиски печати организаций;
- прочие нарушения,
этот период может быть не засчитан в общий стаж до того момента, пока не будет подтвержден факт работы в данной организации, одним из рассмотренных способов в Правилах № 1065.
Действия человека при отсутствии трудовой книжки
Если трудовая книжка была, каким – то образом утеряна, можно обратиться на последнее место работы с просьбой выписать ее дубликат или подтвердить стаж, предоставив непосредственно в пенсионный фонд документы, предусмотренные Правилами № 1065.
В течение многих лет вопрос о выдаче трудовой книжки работающему сотруднику решался просто: пока работник не увольнялся, документ ему не отдавали. Это не было прихотью или самодурством начальника.
Правила пользования основывались на положениях Трудового Кодекса, а там предусмотрен только один вариант. С одной стороны, прямого запрета выдавать оригинал документа тут нет, с другой — в явном виде такое разрешение не указано.
Но что делать, если подошло время обращаться за пенсией, а Пенсионный фонд хочет видеть оригинал трудовой книжки? Статья помогает прояснить этот вопрос.
Зачем получать оригинал документа на руки
Необходимо для Пенсионного Фонда.
Как же всё происходило в прежние времена? Как только была необходима трудовая книжка, сотрудник писал соответствующее заявление о её предоставлении.
После этого сам документ не покидал сейфа в отделе кадров, а составлялась заверенная копия, которая выдавалась сотруднику на руки. Отчасти это было удобно.
Ведь при подаче копии сотрудники Пенсионного фонда не могли усомниться в том, что записи в трудовой книжке были сделаны без каких-либо нарушений правил.
Ещё одной важной причиной не выдавать на руки была ответственность, которая налагалась тогда (и сейчас) на отдел кадров за сохранность трудовых книжек сотрудников.
Ведь не всегда документ, который был выдан на руки будет работником сдан обратно. Кому отвечать в таком случае.
Правда, на сотрудниках отдела кадров ответственность наложена именно дисциплинарная. Они рискуют замечанием, выговором или в крайнем случае, увольнением.
В 2015 году ситуация изменилась.
На законодательном уровне было решено, что оригинал рассматриваемого документа может быть выдан на основе письменного заявления.
При этом ответственность за его сохранность и в это время остаётся на сотрудниках отдела кадров.
Подтверждение стажа для пенсионного фонда
Трудовая книжка подтвердит стаж.
Конечно, рано или поздно, мы все вступаем в пенсионный возраст. Важным обстоятельством в этот период нашей жизни является оформление пенсии. Конечно, если мы обращаемся за её начислением не сразу, как только получаем на это право, количество наших пенсионных баллов будет увеличено.
Вследствие этого обстоятельства можно рассчитывать на увеличение размера пенсии в этом случае. Нужно помнить, что оформление пенсионных выплат будет основой материального благосостояния пенсионера на долгие годы, вплоть до самой смерти.
Основная сумма будет зависеть от трудового стажа в течение всей жизни. А основной документ, который может доказательно предоставить Пенсионному фонду такую информацию — это трудовая книжка работника.
Конечно, если к моменту оформления человек уже не работает, оригинал трудовой книжки должен находиться у него дома. Однако каждому не помешает возможность увеличить свой доход, устроившись работать в предпенсионном и пенсионном возрасте. В этой ситуации документ находится в сейфе отдела кадров.
Когда Пенсионный фонд получает возможность ознакомиться с записями за весь период трудового стажа, он проверяет, правильно ли были они сделаны. Если окажется, что были нарушения при оформлении, запись могут не учесть при расчёте пенсии.
В этом случае данные можно будет подтвердить, сделав запросы на прежние места работы, или получить на руки кадровые документы за рассматриваемое время.
Поскольку те, кто выходит на пенсию в ближайшие годы, часть жизни проработали при существовании Советского Союза, может оказаться затруднительным найти предприятия, на которых проходила трудовая деятельность. В такой ситуации единственным источником информации становятся записи в трудовой книжке.
Порядок действия для выдачи трудовой книжки на руки
Необходимо написать заявление.
Приведём пошаговую инструкцию в такой ситуации:
- Сотрудник знает, что ему настало время оформлять пенсию и приступает к подготовке документов. Известно, что для такого оформления обязательно будет необходим оригинал трудовой книжки. Мы здесь рассматриваем ситуацию, когда документы охраняет тот, кто в это время работает, а его трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия;
- Для того чтобы получить документ на руки, необходимо оформить заявление с просьбой об этом. На данном шаге нужно написать его и передать в отдел кадров предприятия;
- На основании этого, будет произведена выдача документа на руки;
- При обращении в Пенсионный фонд по вопросу оформления пенсии оригинал трудовой книжки будет передан для рассмотрения;
- Какое-то время будет проходить оформление пенсионных выплат. После его окончания документ будет возвращён обратно, на руки новому пенсионеру;
- Не позже чем в течение трёх календарных суток трудовая книжка должна быть возвращена в отдел кадров предприятия.
Важно отметить, что на то время, когда книжка находилась вне сейфа отдела кадров предприятия, ответственность за её сохранность оставалась на его начальнике.
Как получить трудовую книжку для получения пенсии
Необходимо собрать некоторые документы.
Написав заявление руководителю предприятия, работник должен получить положительную резолюцию и обратиться с этим документом в отдел кадров предприятия.
Поскольку в данной ситуации происходит выдача документа, за который отвечает по-прежнему предприятие, сотрудник обязан написать расписку о том, что трудовую книжку он получил.
Теперь нужно обратиться в Пенсионный фонд для расчёта пенсии. Для того чтобы это сделать нужен определённый пакет документов. Он в большинстве случаев состоит из следующих бумаг:
- трудовая книжка, выданная на предприятии;
- документ, который подтверждает имя и фамилию, гражданство и адрес регистрации заявителя;
- справку о размере средней зарплаты за последние 60 месяцев;
- при наличии права на льготную пенсию потребуются документы, подтверждающие такое право.
Кроме указанных, могут потребовать некоторые дополнительные бумаги. Кроме того, нужно будет при обращении написать заявление в Пенсионный фонд.
Затем документы будут рассматриваться в течение определённого периода времени. После того как решение будет принято, трудовая книжка будет возвращена работнику.
В течение трёх дней он обязан вернуть её в отдел кадров.
Тут возможна ситуация, когда сотрудник не отдаст книжку обратно. Это возможно, например, если документ был утерян. Какие последствия в этом случае возможны для сотрудника и для отдела кадров?
Во втором случае речь идёт только о последствиях дисциплинарного характера (например, выговор) или, в самом крайнем случае возможно увольнение.
Для сотрудника, конечно, также возможны дисциплинарные последствия, но главное тут в другое, трудовую книжку ему придётся восстанавливать, а это весьма долгий и трудоёмкий процесс.
Написание заявления
Заявление пишется в обычном порядке.
Документ может быть выдан только на основании заявления сотрудника.
Не определена конкретная форма написания этого документа. Однако, в нём должно быть отражено следующее:
- В верхней правой части пишут фамилию, имя и отчество руководителя предприятия. Ниже фиксируют данные заявителя;
- Далее следует название этого документа;
- Здесь раскрывается содержание заявления: содержится просьба о выдаче оригинала трудовой книжки на руки;
- Излагаются причины того, зачем указанный документ понадобился;
- Указывается срок, на который берётся книжка;
- Обязательство возвратить обратно в целости и сохранности;
- Внизу заявление ставятся подпись, дата и расшифровка подписи.
Расписка о получении
Этот документ составляется аналогично тому, как это делается в большинстве случаев. Бумага заполняется в произвольной форме, но при этом в обязательном порядке здесь должна быть указана следующая информация:
- нужно записать, что владелец указанного документа получил трудовую книжку на руки, при этом фиксируются имя, отчество и фамилия сотрудника;
- далее формулируется причина, которая в данной ситуации состоит в необходимости предоставления документа в Пенсионный фонд;
- записывается, на какой срок предположительно берётся трудовая книжка;
- у документа есть серия и индивидуальный номер. Их необходимо отметить в этой расписке;
- в конце ставится подпись, дата и расшифровка подписи.
Этот документ отдаётся в отдел кадров при получении трудовой книжки, а затем забирается обратно при её возвращении.
Эксперт сайта naimtruda.com
Среди плюсов в ведении журнала — нет необходимости нести дополнительные расходы на бумагу, разрозненно оформлять расписки при каждом обращении, хранить их, вести учет. В журнале , оформленном со всеми необходимыми графами, все это делать гораздо проще.
При возвращении трудовой книжки в организацию кадровый работник ставит свою подпись в графе о том, что документ обратно принят от сотрудника.
При правильном оформлении получение оригинала документа никаких сложностей не вызывает. Однако важно обратить особое внимание на сохранность трудовой книжки, ведь восстановление её — это большой труд.
Из этого видео вы узнаете о правилах заполнения дубликата трудовой книжки.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
- Как выдать трудовую книжку в 2020 - 2021 годах
- Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
- Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
- Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
- Итоги
Как выдать трудовую книжку в 2020 - 2021 годах
В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.
Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?
- Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
- Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
- Отдайте бумажный документ сотруднику.
- По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в периоды до 2020 года или в случае, когда сотрудник просит продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.
Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:
- Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.
Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.
А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».
- По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.
О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.
Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.
Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.
Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.
Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.
Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.
Формулировка может быть такой:
Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.
В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.
Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.
ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.
Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.
Итоги
С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете.
В соответствии с положениями Федерального закона №400-ФЗ право на оформление пенсии возникает у граждан при наличии определенных условий и пакета документов.
- Перечень необходимых документов для оформления пенсии по возрасту
- Дополнительные документы
- Как подтвердить стаж
- Как подтвердить заработную плату
- Сроки подачи документации в Пенсионный фонд
- Образец заявления об оформлении пенсии
- Порядок назначения и выплаты пенсионного обеспечения
Перечень необходимых документов для оформления пенсии по возрасту
При оформлении пенсии гражданину нужно предоставить определенный пакет документов. Необходимо обратиться за консультацией в ПФР заранее, это позволит избежать в дальнейшем сложностей и задержек.
- паспорт;
- трудовая книжка;
- справка с места работы о размере доходов за пять лет работы подряд до 2002 года;
- свидетельство номера индивидуального лицевого счета в Пенсионном фонде (СНИЛС);
- диплом об образовании;
- копии свидетельств о рождении детей;
- удостоверение военнообязанного (для лиц мужского пола);
- реквизиты счета в банке.
ВНИМАНИЕ! Гражданам, проживающим по адресу временной прописки, не нужно ехать в город основной регистрации. Можно подать заявление на оформление пенсии по адресу фактического проживания.
Дополнительные документы
В ряде случаев дополнительно требуется предоставить следующие документы:
- копия свидетельства о регистрации или расторжения брака (в случае смены фамилии);
- информация о наличии нетрудоспособных членов семьи, инвалидов и других иждивенцев на обеспечении будущего пенсионера;
- документация, подтверждающая стаж трудовой деятельности в регионах Крайнего Севера и областях, приравненных по статусу к ним.
ВАЖНО! Записи в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении должны быть подтверждены изданными приказами. Если в книжке нет номера распоряжения, будущему пенсионеру необходимо обратиться в организацию, где он работал, для их восстановления.
Как подтвердить стаж
С 2002 года у работодателей появилась обязанность предоставления подробной информации о сотрудниках для подтверждения их трудовой деятельности. Стаж, который накоплен будущим пенсионером до 2002 года, подтверждается им самим.
Документ, способный предоставить такие сведения – трудовая книжка. Однако, если она утеряна или со временем записи в ней становятся неразборчивыми, гражданину требуется собрать дополнительные документы, удостоверяющие ведение трудовой деятельности до 2002 года.
К таким документам относятся:
- трудовые договоры;
- приказы о зачислении на должность или увольнении с нее;
- выписки с лицевых счетов банковских организаций, на которые поступало трудовое вознаграждение;
- справки, полученные у работодателей.
ВАЖНО! Трудовой стаж отражает общее количеств лет работы. Страховой – количество проработанных лет, в течение которых работодатели совершали страховые отчисления в ПФР.
Как подтвердить заработную плату
Помимо подтверждения стажа за пятилетний период до 2002 года, заявителю дополнительно требуется предоставить информацию о доходах за этот период. Это можно сделать одним из следующих способов:
- обратиться к бывшему работодателю;
- если организация была ликвидирована, обратиться в компанию-правопреемник;
- обратиться в организацию, которая выполняет функцию хранения архивных документов.
ВАЖНО! Если не удалось получить достоверные сведения о доходах за пятилетний период, при расчете будущей пенсии используются сведения о средней заработной плате по региону за взятые в расчет годы.
Сроки подачи документации в Пенсионный фонд
Гражданин вправе подать заявление и пакет документов для оформления пенсии по возрасту не раньше, чем за один календарный месяц до дня достижения пенсионного возраста.
Срок оформления пенсии – десять рабочих дней с момента заполнения заявления и предоставления документации. После этого гражданин информируется о принятом решении в течение пяти рабочих дней.
Образец заявления об оформлении пенсии
Основанием для назначения пенсии по старости является заявление, заполненное по стандартной универсальной форме. В ней последовательно указываются следующие сведения:
- полное наименование отделения Фонда, в которое направляется заявка;
- персональные данные о заявителе, адрес прописки и номер телефона;
- данные паспорта или другого документа, идентифицирующего личность гражданина;
- информация об иждивенцах;
- список прилагаемой к заявке документации;
- подпись гражданина или его представителя.
СОВЕТ! Порядок оформления пенсии предусматривает возможность подачи заявления представителем будущего пенсионера. Однако тогда дополнительно требуется документ, подтверждающий полномочия на представление интересов гражданина.
Форма универсального бланка заявления на назначение пенсии:
Порядок назначения и выплаты пенсионного обеспечения
Выплата пенсии осуществляется раз в месяц на предоставленные банковские реквизиты. Альтернативные методы получения:
- в отделениях Почты России;
- через компанию, занимающуюся доставкой пенсий на дом.
ВНИМАНИЕ! Если гражданин имеет право досрочно выйти на заслуженный отдых, дополнительно нужно предоставить документы, удостоверяющие наличие этого права.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Читайте также: