Как сформировать сзв стаж в программе пфр

Опубликовано: 03.05.2024

Автоматизированные программы особенно актуальны, когда речь идет о заполнении отчетных форм. Грамотно настроенная программа автоматически заполнит некоторые разделы и подскажет, как правильно внести остальные данные. Расскажем, что нового появилось в программе Контур.Персонал, чтобы вы могли легко сдавать СЗВ-СТАЖ и корректирующие формы.

Какие реквизиты влияют на отчет

На корректность любого отчета влияет настройка определенных параметров программы. СЗВ-СТАЖ — не исключение. Чтобы быть уверенным в правильности отчета, вы можете проверить личные карточки сотрудников:

Из вкладки Трудовая книжка в отчет тянутся данные по периодам работы сотрудника, а также сведения об условиях труда, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (Территориальные условия труда, Особые условия труда, Основание исчисления страхового стажа и Основание для досрочной пенсии).
На вкладке Отпуска обратите внимание на периоды, важные для расчета пенсии, например, отпуск по уходу за ребенком должен быть отражен, ибо напрямую влияет на стаж.
Сведения о периодах временной нетрудоспособности должны быть отражены на вкладке Медицинские данные.
На вкладке Исполняемые должности, а именно в карточке Штатная единица, принципиально заполнение реквизита Условия труда — те же самые графы, которые при приеме на работу вносятся в личную карточку работника (Территориальные условия труда, Особые условия труда, Основание исчисления страхового стажа и Основание для досрочной пенсии). Обратите внимание: в версии программы 1.23 предусмотрена опция «Списки»: если вы выбираете Список 2, то реквизит Особые условия труда заполнится автоматически.

Если вы обнаружили, что каких-то данных не хватает, внести их вы можете с помощью соответствующих приказов.

Если есть особые условия, то стоит обратить внимание и на вкладку Особые условия труда (доп), ведь в форму ОДВ-1 попадают сведения об особенностях работы и документы, подтверждающие право на льготное пенсионное обеспечение.

Настройка опций перед построением отчета

Для отчета СЗВ-СТАЖ и корректирующих его форм важны две опции (меню Настройка —> Опции приложения):

Разноска заменяющих записей из приказов об отпусках. Проверьте, все ли отпуска, которые используются в организации, внесены в программу. Если вам не хватает какого-то вида отпуска, свяжитесь с нашей службой техподдержки, она поможет вам скорректировать настройки. В новой версии программы мы добавили два отпуска: учебный отпуск и отпуск для чернобыльцев.
Разноска заменяющих записей из приказов о неявках. Здесь добавлены два вида неявок: отстранение от работы не по вине работника и дополнительные выходные дни для сотрудников, которые осуществляют уход за детьми-инвалидами.

Еще один момент: если у вас есть персональные настройки, то они должны быть отражены на вкладке Глобальные. Мы изменили настройки на вкладке Поставочное, если они вам нужны, можете скопировать их, чтобы у вас все корректно отображалось.

Как построить формы СЗВ-СТАЖ и СЗВ-КОРР

Порядок построения этих форм идентичен, принципиальное различие заключается в типе подаваемых сведений. Отчеты можно найти через меню Текущая работа — Реестр отчетов — Персонифицированная отчетность.

В окне с параметрами указываются начало и конец отчетного периода, данные по организации подтягиваются автоматически. Если надо проверить сведения по подразделению, программа предоставляет такую возможность. Здесь же определите тип сведений. По умолчанию в программе установлена «Исходная» форма отчета, она используется для первичной подачи сведений. Вариант «Назначение пенсии» следует выбрать, если готовите данные на сотрудника, который собрался на пенсию. Форма «Дополняющая» нужна, если по какой-то причине Пенсионный фонд РФ не принял ваш отчет и выслал требования с указанием ошибок.

Обратите внимание на два параметра: Всегда выгружать отпуск больше 28 дней и Выгружать отпуск любой продолжительности в конце периода. Выбор этих параметров зависит от вашего отделения ПФР, в некоторых районах Пенсионный фонд требует отдельную выгрузку отпуска свыше 28 дней — код ДЛОТПУСК. Второй параметр раньше был установлен по умолчанию, потому что в Постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3 было выдвинуто требование указывать любой отпуск в конце периода или перед увольнением и проверочная программа ведомства не принимала отчеты, где было сделано иначе. А в январе это требование было отменено, поэтому в новой версии Контур.Персонала эта галочка снята по умолчанию.

Заполнив все графы, вы можете проверить себя, сформировав печатную форму отчета. Однако не забывайте, что организации с количеством сотрудников более 25 обязаны сдавать отчет в электронном виде.

Какие ошибки чаще всего допускают

Повторимся: если Пенсионный фонд вернул вам отчет, указал на ошибки в сведениях тех или иных сотрудников, а значит, не разнес их по лицевым счетам, то представить достоверные данные следует с помощью формы СЗВ-СТАЖ «Дополняющая». Для исправления ошибок в сведениях прошлых периодов, принятых и учтенных ПФР, есть отдельная форма — СЗВ-КОРР с типом сведений «Корректирующая». Если по прошествии времени оказалось, что кто-то из сотрудников был «забыт», выбирайте СЗВ-КОРР «Особая», а вот ошибочно поданные сведения можно отменить формой СЗВ-КОРР «Отменяющая».

Отчеты СЗВ-КОРР строятся аналогично отчету СЗВ-СТАЖ, но только на одного человека.

Как в программе отразить нестандартные случаи

Исключение из льготного периода. Если сотрудник с особых условий труда, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение, переводится на обычные условия меньше чем на месяц, то в отчетности это период следует учитывать как месяц. Такое требование выдвинул Пенсионный фонд, при этом уточнил, что перевод осуществляется не по заявлению работника. Основанием может стать медицинское заключение, приказ о производственной необходимости и пр. При утверждении приказа программа предложит вам оформить обратный перевод, а в отчете СЗВ-СТАЖ засчитает срок перевода как месяц, при этом сохраняя основание для досрочной пенсии.

Договоры ГПХ. Пользователи часто задают вопрос: надо ли подавать сведения на тех, с кем оформлен не трудовой, а гражданско-правовой договор? Пенсионный фонд однозначно утверждает — надо. В программе Контур.Персонал реализован определенный механизм учета таких работников. При приеме сотрудника на срок менее месяца проставляется код ДОГОВОР, и этот период отмечается как оплачиваемый. Если период длится больше месяца, то в Трудовой книжке программа формирует два периода: первый отмечает как неоплачиваемый (код НЕОПЛДОГ), а последний месяц — как оплачиваемый (код ДОГОВОР).

Коды для государственной и муниципальной службы. В соответствии с требованиями ПФР государственные и муниципальные учреждения для отражения должностей должны проставлять специальные коды. В новой версии появилась Конфигурация для муниципальной службы. Учреждения, которым это актуально, могут через меню Настройка –> Опции приложения выбрать соответствующий пункт, и программа покажет вам только должности государственной и муниципальной службы.

Массовое редактирование может потребоваться и в отношении штатных единиц, которые были расформированы в отчетном периоде. В версии 1.23 появился отчет «Расформированные штатные единицы за период» (меню Текущая работа —> Реестр отчетов —> Штатное расписание). Порядок действий тот же: в контекстном меню по клику правой кнопки выберите Автоматические коррекции —> Массовое редактирование, внесите соответствующие изменения.

Как быть с внешними совместителями

В новой версии Контур.Персонала реализован механизм, который позволяет программе автоматически разносить данные о внешних совместителях в трудовые книжки. По тем сотрудникам, на которых приказ утвержден до обновления программы, в трудовой книжке будет пусто, а на вкладке Исполняемые должности будет запись о том, что они работают по совместительству. Для таких работников надо сделать три автокоррекции. Для этого в форме Персонал в представлении Исполняемые должности кликните на фамилию сотрудника правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите:

— Автоматическая коррекция —> Трудовая книжка —> Обновления привязывать к исполняемой должности — Параметры по умолчанию;

— Трудовая книжка —> Перенос условий труда из Штатной единицы, выберите нужные вам льготные условия;

— Трудовая книжка —> Корректировка сведений перед формированием СЗВ-6, РСВ-1. Это необходимо, если были утверждены приказы о новых видах отпусков и неявок, о которых речь шла ранее.

Используйте все возможности программы Контур.Персонал, чтобы сдавать отчетность СЗВ-СТАЖ и корректирующие формы без лишних хлопот.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Все организации и индивидуальные предприниматели должны сдавать отчетность в Пенсионный фонд по форме «СЗВ-СТАЖ». Если численность сотрудников более 25 человек, отчет представляется только в электронном виде.

Также работодатели должны заполнять эту форму при оформлении сотрудника на пенсию. При увольнении ее выдают работнику.

Срок сдачи

Сведения подаются ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Ответственность за несданную отчетность

За нарушение сроков или недостоверные сведения — 500 рублей за каждого сотрудника.
За несоблюдение порядка представления— 1000 рублей.

Как сформировать

В разделе «Отчетность/Пенсионный» или «Учет/Отчетность/Пенсионный» (в зависимости от конфигурации) создайте отчет «СЗВ-СТАЖ Сведения о страховом стаже».
- Как сформировать «СЗВ-СТАЖ» для назначения пенсии?
В зависимости от типа сведений, выберите раздел:
- «СЗВ-СТАЖ (исх)» — чтобы подать первичные сведения обо всех застрахованных лицах;
- «СЗВ-СТАЖ (доп)» — только о тех сотрудниках, данные по которым не были учтены из-за ошибки в первичном отчете.
Нажмите «+ Сотрудник» и добавьте работников.

Как заполнить

Подробнее о формулах расчета и содержании каждого раздела читайте здесь.

Проверьте и отправьте отчет. Он считается принятым, когда Пенсионный фонд пришлет положительный протокол.

В разделе «ПФР» создайте новый отчет и выберите форму «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц».
- Как сформировать «СЗВ-СТАЖ» для назначения пенсии?
На первом шаге мастера выберите «СЗВ-СТАЖ» и укажите тип сведений:
- «Исходная форма» — чтобы подать первичные сведения обо всех застрахованных лицах;
- «Дополняющая форма» — сведения о тех сотрудниках, данные по которым не были учтены из-за ошибки в первичном отчете.

Как заполнить

Подробнее о формулах расчета и содержании каждого раздела читайте здесь.

Также вы можете посмотреть встроенную справку по заполнению.

Проверьте и отправьте отчет. Он считается принятым, когда Пенсионный фонд пришлет положительный протокол.

В разделе «Пенсионный» создайте отчет и выберите форму «СЗВ-СТАЖ Сведения о страховом стаже».
В зависимости от типа сведений, выберите раздел:
- «СЗВ-СТАЖ (исх)» — чтобы подать первичные сведения обо всех застрахованных лицах;
- «СЗВ-СТАЖ (доп)» — только о тех сотрудниках, данные по которым не были учтены из-за ошибки в первичном отчете.
Нажмите «+ Сотрудник» и добавьте работника.

Как заполнить

Подробнее о формулах расчета и содержании каждого раздела читайте здесь.

Также вы можете посмотреть встроенную справку по заполнению.

Проверьте и отправьте отчет. Он считается принятым, когда Пенсионный фонд пришлет положительный протокол.

Платите налоги в несколько кликов!

Платите налоги, взносы и сдавайте отчетность, не выходя из дома! Сервис напомнит обо всех отчетах.

С 2017 года страховые взносы перешли под контроль налоговой службы, поэтому все расчеты по страховым взносам теперь направляются в ФНС. Но Пенсионный фонд тоже должен получать сведения о застрахованных лицах, поэтому он разработал целый список других отчетов и персонифицированных форм. Среди них — ежегодный отчет СЗВ-стаж, о котором мы расскажем в этой статье.

СЗВ-стаж: что это за отчет?

Форма СЗВ-стаж — это одна из недавно появившихся обязательных форм персонифицированной отчетности. Ее задача — донести до ПФР те данные о стаже сотрудников, которые раньше подавались в рамках формы РСВ-1.

Форма отчета СЗВ-стаж утверждена в приложении № 1 к Постановлению Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П. А в приложении № 5 к этому постановлению утвержден порядок ее заполнения.

На кого нужно сдавать СЗВ-стаж

Отчет заполняется по каждому застрахованному лицу, и по сути эта форма — персонифицированная.

СЗВ-стаж сдают все организации и их обособленные подразделения, ИП с работниками, а также адвокаты и нотариусы. Отчет подается на каждое застрахованное лицо, с которым у вас заключен трудовой договор, гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, договор авторского заказа, лицензионный договор. Срок действия договора и наличие выплат по нему значения не имеют. СЗВ-стаж надо сдать, даже если договор действовал всего один день, а застрахованный не получал по нему выплат, облагаемых взносами.

К застрахованным лицам относятся:

граждане РФ, независимо от места осуществления деятельности;
граждане государств ЕАЭС, кроме временно пребывающих высококвалифицированных специалистов;
высококвалифицированные специалисты с разрешением на временное проживание или с видом на жительство;
иностранцы, постоянно или временно проживающие в РФ, временно пребывающие в РФ;
директор — единственный учредитель.

На самозанятых и ИП, которые являются исполнителями по договорам ГПХ, отчёт представлять не надо.Нулевого отчета по форме СЗВ-стаж нет. Если в организации есть хотя бы руководитель, который является единственным участником и собственником имущества, в отчет надо включить данные о нем. Данные по ИП-руководителю без сотрудников в СЗВ-стаж не входят, он просто не должен будет отчитываться по форме.

Сроки сдачи формы СЗВ-стаж

Отчет представляется раз в год — с 1 января до 1 марта. Отчет за 2020 году нужно сдать до 1 марта 2021 года, отчет за 2021 год — до 1 марта 2022. Помните, что действует перенос сроков сдачи, если последний день приходится на выходной или праздничный день.

Иногда отчет нужно сдавать и в межотчетный период:

работник уходит на пенсию и увольняется — сдайте отчет с типом «Назначение пенсии» в течение трех дней со дня получения заявления от работника (по законопроекту № 1075528-7 предлагается обязать работодателей передавать в ПФР сведения о стаже по запросу ПФР без участия работника) .
ликвидация организации — сдайте отчет с типом «Исходный» в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса;
банкротство компании — сдайте СЗВ-стаж с типом «Исходный» до представления отчета о результатах конкурсного производства в арбитражный суд.

Помните, что одновременно с информацией по стажу ПФР ждет дополнительные сведения по форме ОДВ-1. Подать её нужно вместе с отчетом СЗВ-стаж. Бланк ОДВ-1 также утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П.

Правила заполнения отчета СЗВ-стаж в общем порядке

Работодатель заполняет каждый бланк по одному работнику и заверяет отчет. Заполнять форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть любым, кроме красного и зеленого. Помарки и исправления недопустимы. Отчет СЗВ-стаж можно сдавать на бумаге и в электронном виде.

Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:

данные о зарплате и всех других выплатах и вознаграждениях;
данные о взносах — начисленных, доначисленных и удержанных;
данные о рабочем стаже сотрудника.

Особенности при заполнении отчета

Пройдемся по разделам формы.

Раздел 1 «Сведения о страхователе» — укажите свой регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, сокращенное наименование организации. Обратите внимание на поле “Регистрационный номер в ПФР”. В нем укажите регномер страхователя из 12 знаков. В поле “ИНН” укажите индивидуальный номер организации или ИП из 10 или 12 знаков, и если останутся пустые ячейки — поставьте прочерки.

В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.

Раздел 2 «Отчетный период» — укажите год, за который сдаете отчет. Если отчитываетесь при выходе сотрудника на пенсию — текущий год.

Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц» — представлен в виде таблицы с графами. Присваивайте порядковый номер каждому застрахованному сотруднику, даже если сведения о работе займут несколько строк.

в графе 1 указывается порядковый номер застрахованного лица. Если данные о периоде его работы повторяются на нескольких строках, то последующие строки не нумеруются;
в графах 2-5 Укажите ФИО и СНИЛС сотрудника;
в графах 6-7 даты начала и окончания работы. Указывайте даты в пределах отчетного периода, который вы указали во втором разделе отчета. Если в рабочем стаже был перерыв, начните новую строку, но данные работника и номер СНИЛС не дублируйте.
в графе 8 укажите код территориальных условий в соответствии с разделом Классификатора. Например, для районов Крайнего Севера код «РКС».
в графе 9 укажите код особых условий труда, которые дают право на досрочное назначение пенсии. Коды особых условий указываются в соответствии с соответствующим разделом классификатора. Код нужно указывать за период работы, дающий право на досрочную пенсию, если условия труда были отнесены к вредным или опасным и за них уплачивались взносы по доптарифам. Также сюда попадают периоды, в течение которых работодатель платил за работника взносы по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
в графе 10 приведите код основания исчисления страхового стажа по Классификатору. Например, по медработникам, которые с 1 января по 30 сентября 2020 оказывали помощь больным с коронавирусом или подозрением на него, надо указывать код «ВИРУС». По сотрудникам, занятым в сезонной деятельности, — указывается код «СЕЗОН».
В графе 11 укажите дополнительные сведения за каждый период из граф 6-7: были ли декретные отпуска, отпуска без содержания, повышения квалификации и прочее. Они отражаются в виде соответствующих кодов — «ВРНЕТРУД» для оплачиваемого периода больничного, «Дети» для отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет.
в графах 12 и 13 — укажите информацию об условиях досрочного назначения пенсии
графу 14 заполните, только если сотрудник увольняется. Тут нужно выбрать показатель: «31.12.гггг» — для застрахованных, которые увольняются 31 декабря, «БЕЗР» — для застрахованных, которые получали пособие по безработице, выполняли оплачиваемые общественные работы или переезжали в другую местность по направлению службы занятости для трудоустройства.

Разделы 4 и 5 заполняйте только при назначении пенсии.

Как заполнить СЗВ-стаж на сотрудников — будущих пенсионеров?

Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, придется многим работодателям. Поэтому приведем подробный порядок заполнения отчета. СЗВ-стаж заполняют, если для назначения пенсии надо учесть период работы в календарном году, срок представления отчетности за который не наступил.

Прежде всего, когда работник готовится выйти на пенсию по старости или инвалидности, он обращается к страхователю с просьбой сдать на него отчет СЗВ-стаж с типом «Назначение пенсии». Работодатель обязан эту просьбу удовлетворить, чтобы отработанные месяцы текущего года были включены в трудовой стаж сотрудника.

В этом случае запросите у работника заявление о представлении в Пенсионный фонд отчета СЗВ-стаж (образец заявления приводим ниже). После этого подготовьте отчет по сотруднику и отправьте его в Пенсионный фонд не позднее трех календарных дней со дня подачи заявления. Этот порядок предусмотрен в п. 2 ст. 11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996.

Образец заявления:

Директору ООО “Ромашка”
Иванову И.И
от флориста Петровой П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ.

В соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 и ч. 6 ст. 21 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 сообщаю, что 17 июня 2021 года мне исполнится 56,5 лет. В связи с достижением пенсионного возраста и наличием необходимого трудового стажа с 17 июня 2021 я имею право на назначение пенсии по старости.

Прошу предоставить необходимые сведения персонифицированного учета по форме СЗВ-СТАЖ, необходимые для назначения пенсии, в территориальное отделение ПФР РФ в течение 3 календарных дней со дня подачи этого заявления.

10.05.2021
Петрова П.П.
___________

При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:

Раздел 1 «Сведения о страхователе». В поле «Тип сведений» отметьте крестиком поле «Назначение пенсии».
Раздел 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» . Укажите периоды, когда человек работал, находился в отпуске, находился на больничном, отсутствовал на рабочем месте по другим причинам. В графе «Период работы» отразите дату, предшествующую дате предполагаемого выхода на пенсию: если заявление работника написано до достижения пенсионного возраста, то это ближайшая дата его рождения; если заявление написано после достижения пенсионного возраста, это дата, когда сотрудник собирается предоставить документы в Пенсионный фонд (в таком случае попросите сотрудника указать дату в своем заявлении). В графе 11 нужно указать период работы в особых условиях, вредных работ. Это касается тех, кто имеет право уйти на пенсию досрочно. По этим же основаниям заполняются графы 8-10, 12, 13.
Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на ОПС» . Сообщите, начислены ли взносы на пенсионное страхование за период, указанный в разделе 3. Поставьте «Х» в полях «Да» или «Нет» соответственно.
Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» . Заполняйте, только если будущий пенсионер работал на вредных или опасных производствах, по которым есть договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении. Укажите периоды, за которые платили взносы.
Приложите к форме СЗВ-стаж опись ОДВ-1: в поле “Отчетный период” поставьте “0”, в поле “Год” - год подачи сведений, поле с типом сведений “Исходная” поставьте крестик и сообщите число работников, на которых подаете сведения.

Особенности заполнения при увольнении

Форма заполняется практически в стандартном порядке, но есть несколько особенностей:

В разделе 1 выбираем «Тип сведений» — «Исходная»;
В разделе 2 указываем год увольнения как отчетный;
В разделе 3 в графах 6 — 7 указываем период, включая дату увольнения. В графе 14 ставим отметку 31.12.гггг, только если работник уволился 31 декабря;
Разделы 4 и 5 не заполняем.

В каком виде сдается СЗВ-стаж

Когда форма заполнена, указываем должность руководителя и заверяем отчет его подписью, при наличии — ставим печать. Перед отправкой в ПФР формы СЗВ-стаж собираем в пачку и делаем к ним опись по форме ОВД-1, без которой отчеты не примут. В ОДВ-1 в поле «Отчетный период (код)» поставьте 0, в разделе 3 укажите количество работников в СЗВ-стаж, раздел 4 не заполняйте.

Сдать отчет СЗВ-стаж в 2021 году можно из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия.Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 14 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

Автор: Ольга Шевцова Бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Автор: Ольга Шевцова
Бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Отчет СЗВ-СТАЖ – это сведения о страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии. В форме указывается стаж сотрудника с начала календарного года по конец года или по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Если в это время у сотрудника были особые периоды стажа (временная нетрудоспособность, отпуск без сохранения заработной платы, периоды работы в особых условиях, дающие право на досрочное назначение пенсии, и т.д.), их необходимо учесть и указать в отчете.

Как показывает практика, наши клиенты, в прошлом формировавшие СЗВ-СТАЖ при помощи различных фирм с разнообразным программным обеспечением, на выходе неизменно получали файлы отчетности с массой ошибок. Мы на их фоне выигрываем, работая с программой 1С:ЗУП.

Кому выдавать, когда и как сдавать СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ компания обязана выдать каждому своему работнику, с которым в отчетном периоде (календарном месяце) заключен, действует или расторгнут какой-либо из следующих договоров:

трудовой договор;
гражданско-правовой договор;
договор авторского заказа;
издательский лицензионный договор; и др.

Отчет необходимо выдать:

в день увольнения или прекращения договора;
в течение трех дней после получения от работника заявления о назначении ему пенсии.

при ликвидации компании;
за предыдущий год (стандартный срок – 1 марта текущего года).

Некоторые главбухи поручают сторонним исполнителям как формирование файлов, так и отправку в ПФР. В этом случае имеет смысл уточнить наименование не только программы для заполнения СЗВ-СТАЖ, но и программы для сдачи СЗВ-СТАЖ. Это позволит найти отзывы и сделать соответствующие выводы.

Нередки случаи, когда исполнитель (чаще всего ИП) ради экономии использует не самое качественное программное обеспечение. Самая надежная программа для формирования отчетности в ПФР всегда была и есть 1С:ЗУП.

Сдавать отчетность по телекоммуникационным каналам связи лучше через того оператора, с которым работаете вы сами, так как, если договор с разовым исполнителем будет расторгнут, решать всплывшие проблемы, скорее всего, придется самостоятельно.

Как сформировать отчет СЗВ-СТАЖ в 1С:ЗУП?

Теоретически отчет можно сформировать одним нажатием кнопки. Однако перед тем, как на нее нажать, все же целесообразно проверить, корректно ли заполнены в программе:

сведения о застрахованных лицах;
данные о территориальных условиях (при работе компании или ее обособленного подразделения на территории с особыми условиями труда);
кадровые приказы с датами приема, переводов, отпусков за свой счет, увольнений работников;
данные по листам нетрудоспособности и прочим документам, влияющим на параметры периодов работы;
коды видов начислений (например, для прогулов по умолчанию обычно указан «не включается в страховой стаж», что означает прерывание стажа, однако в настройках можно указать и «Неоплачиваемый период»).

Если вы внесли дополняющие сведения или скорректировали данные (что-то меняли) – документы необходимо перепровести.

Далее можно сформировать отчет в 1С:ЗУП в Разделе «Отчетность, справки – ПФР, пачки, реестры, описи», нажав на кнопку «Создать» и выберите документ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».

Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, от имени которой формируются сведения.

Обращаем особое внимание!

В поле тип сведений:

для годовой формы выбираем «исходящая» – если отчет за прошедший год сдаем в первый раз, и «дополнительная» – во всех остальных случаях;
при оформлении выхода работника на пенсию выбираем «назначение пенсии», также возможно использование дополняющей формы.

Для годовой формы можно кликнуть на закладке «Сотрудники» «заполнить» – все произойдет автоматически. А вот для проверки корректности заполнения, как правило, необходимо:

открывать вручную строки с каждым работником или распечатывать сформированный отчет;
использовать специализированные программы для проверки с сайта ПФР.

Нюансов очень много, а ограниченный объем статьи не позволяет рассмотреть все из них.

Судя по обилию фирм, предлагающих формирование СЗВ-СТАЖ, мы понимаем, почему у бухгалтеров так много вопросов по этому участку работы.

Удивляет, что некоторые компании готовы делать фактически двойную работу. Например, не все исполнители согласны принимать выгрузки из 1С.

Некоторые просят предоставить распечатки. Очевидно, что перед выгрузкой или распечаткой бухгалтер перепроверяет все данные. Фактически он выполняет всю подготовительную работу для формирования отчета и добавляет себе дополнительную – по выгрузке (распечатке), вместо того, чтобы просто нажать на кнопку. Исполнители, работающие с бумажными носителями, допускают множество опечаток. В результате у компании могут возникнуть проблемы с ПФР.

Участок расчета зарплаты и сдачи «зарплатной» отчетности в принципе доставляет много хлопот главбуху, так как связан, прежде всего, с интересами людей. Пожалуй, это самый популярный участок, который нам предлагают взять на обслуживание без «остальной бухгалтерии».

Форма СЗВ-СТАЖ — это отчетностный документ в Пенсионный фонд о страховом стаже работников, который работодатели должны сдавать ежегодно.

Порядок отчетности российских организаций и индивидуальных предпринимателей, которые являются страхователями своих работников в пенсионном, социальном и медицинском страховании, существенно изменился. Администрированием страховых фондов теперь занимается ФНС России, которая принимает от плательщиков взносов новый единый расчет.

Однако фонды, которые сохранили ряд своих функций, тоже ввели новые отчеты. В частности, Пенсионный фонд принял постановление от 11.01.2017 № 3п, которым утвердил сразу четыре новые формы. Но в 2018 году бланки были скорректированы. Обновления закреплены в постановлении правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п. Страхователи обязаны предоставлять:

«Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»;
«Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)»;
«Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
«Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».

Сдавать такие формы работодателям придется по итогам 2020 года. Основная из них — форма СЗВ-СТАЖ, на ней остановимся подробнее.

Сроки сдачи

Отчет частично заменяет персонифицированные разделы упраздненной формы РСВ-1. Этот документ все работодатели должны заполнять по каждому работнику отдельно, поэтому по своей сути он является персонифицированным.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ за 2020 год — до 01.03.2021. Обязанность по сдаче этого документа предусматривает пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, а бланк и образец заполнения СЗВ-М (СТАЖ) 2020 утверждены в постановлении правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно заполнить СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М при увольнении работника. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто сдает

Заполнить и сдать отчет в Пенсионный фонд в 2021 году по форме СЗВ-СТАЖ придется на всех лиц, с которыми у организации или ИП заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, авторские договоры. Примечательно, что ПФР ждет эту отчетность и на тех лиц, которые являются застрахованными и официально признаны безработными. На них данные предоставляет служба занятости.

Какие сведения следует указывать в новом отчете о стаже

Официально утвержденная инструкция по заполнению СЗВ-СТАЖ в 2021 году предусматривает, что на одной странице формы страхователь отражает следующую информацию на каждое застрахованное лицо:

фамилию, имя, отчество;
СНИЛС;
период работы в организации;
код условий труда;
код оснований для досрочной пенсии.

Каждый бланк заполняется только по одному работнику и заверяется лицом, которое его заполнило. Делают это как от руки печатными буквами, так и с использованием компьютерной техники. Цвет заполнения — любой, за исключением зеленого и красного. Никакие исправления и помарки не допускаются.

Отчет предоставляют в электронном формате, который ПФР приводит в своем постановлении.

Чтобы корректно заполнить отчет, работодателю потребуются следующие данные о застрахованном лице:

сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу работника;
сведения о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
сведения о периоде работы гражданина, в том числе корректирующие.

Какой бланк использовать в 2021 году

В новом отчете СЗВ-СТАЖ всего пять разделов:

раздел 1. «Сведения о страхователе»;
раздел 2. «Отчетный период»;
раздел 3. «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
раздел 4. «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
раздел 5. «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

Бланк формы СЗВ-СТАЖ выглядит так:

Как заполнять форму

О том, как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2020 г., расскажет свежая редакция (от 02.09.2020) постановления № 507 п. Существуют всего несколько особенностей, на которые следует обратить внимание.

При заполнении поля «Регистрационный номер в ПФР» указывают регистрационный номер страхователя из 12 знаков, а в поле «ИНН» — индивидуальный номер организации или ИП, который состоит из 10 или 12 знаков. Если знаков меньше, чем ячеек, в последних двух следует поставить прочерки. В графе «Тип сведений» отмечают тип отчета при помощи знака «Х». Всего существуют три таких типа:

исходный;
дополняющий;
назначение пенсии.

Если указан последний тип, то форма подается без учета сроков отчетности только на тех лиц, которым необходимо учесть стаж работы за текущий календарный год для установления пенсии. Дополняющий отчет в ПФР ждут на застрахованных лиц, которые не были учтены по тем или иным причинам в основном отчете.

При заполнении раздела 3 следует учесть, что в нем предусмотрена сквозная нумерация. Это значит, что порядковый номер надо присваивать записи по каждому застрахованному лицу. Даже если о периоде работы следует заполнить несколько строк, номер присваивается только первой из них. Важно помнить, что все номера проставляются в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе «Период работы» даты указывают только в пределах отчетного периода, который проставлен в разделе 2 отчета. В случае перерыва в работе начинают новую строку, не дублируя данные работника и СНИЛС.

Нередко при оформлении СЗВ-СТАЖ возникает вопрос: заполнять или нет пункт 4 в СЗВ-СТАЖ, когда эта же информация дублирует данные «Единого расчета», который страхователи должны сдавать в ФНС. Исходя из утвержденного порядка заполнения СЗВ-СТАЖ, вносить данные о начисленных и уплаченных страховых взносах в этот раздел необходимо, только если подают форму с типом сведений «назначение пенсии».

После заполнения формы ответственное лицо указывает наименование должности руководителя, а сам отчет заверяется его подписью. Печать ставят при ее наличии.

Вот пример заполнения СЗВ-СТАЖ в 2021 году по всем правилам:

Как сдать форму в Пенсионный фонд

Для отправки в орган ПФР заполненные формы собирают и составляют к ним дополнительную опись по форме ОВД-1. Их примут только в таком виде.

В 2021 году персонифицированная отчетность сдается в электронном виде с использованием специальных систем и операторов ЭДО. Сегодня СЗВ-СТАЖ заполнить онлайн на сайте ПФР невозможно, поэтому для подготовки отчетности, при отсутствии специализированных программ (1С , Астрал и др.), ПФР рекомендует использовать бесплатные программ spu-orb и ПУ6.

Выписка при увольнении работников

Обязанность сдать новый отчет в ПФР наступила в 2018 году (ранее она была лишь при ликвидации организации), но работодатели и ранее обязаны были выдавать выписки из СЗВ-СТАЖ всем работникам при их увольнении или по отдельному требованию.

Данные в форме приводятся на того сотрудника, которому выдают документ, поскольку сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152.

Кроме штатных работников, на получение выписки претендуют подрядчики по договорам гражданско-правового характера по окончанию срока договора. Никакого письменного заявления о выдаче выписки не нужно, поскольку, в силу статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27, это является обязанностью работодателя. Выдать документ необходимо в день увольнения вместе со всеми остальными документами.

Вот так выглядит заполненная форма СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2021 г.:

Если несколько работников увольняются в один день, то выписка СЗВ-СТАЖ выдается каждому из них, заполненная индивидуально. Также любой сотрудник вправе затребовать у работодателя эту выписку, будучи трудоустроенным. Тогда она подготавливается в течение 5 дней с даты получения соответствующего заявления. Оформляется документ всегда в двух экземплярах: один выдается на руки, а на втором работник расписывается в получении.

Наказания, штрафы, ответственность

Теперь нарушать сроки сдачи и правила заполнения СЗВ-СТАЖ стало дорого. За каждого гражданина, по которому с опозданием (или с существенными ошибками) предоставили образец заполнения отчета о стаже работника в ПФР с 2019 года, грозит штраф в 500 рублей.

Если подать отчетность на бумажном носителе при обязанности подачи электронной отчетности, компании выпишут штраф за такое нарушение в сумме 1000 рублей. Напомним, что подавать электронный отчет обязана компания или ИП, в штате которой работают более 25 человек.

Если не выдать этот документ работнику при увольнении, то компанию оштрафуют на 30 000-50 000 рублей. На руководителя организации или индивидуального предпринимателя наложат взыскание в сумме 1000-5000 рублей.

Читайте также: