Как пфр проверяет сзв м

Опубликовано: 16.05.2024

Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Общие правила сдачи СЗВ-М

Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.

Форму можно сдать:

на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».

Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.

Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

если он сдаст отчет позже срока;
если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017). Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Виды и коды ошибок в СЗВ-М

После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».

Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:

Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.

Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)

Таким ошибкам соответствует код 50, а форма СЗВ-М при их наличии считается непредставленной. То есть – отчет не принят, нужен новый исходный отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными данными об организации-страхователе (ИНН, регистрационный номер, электронная подпись и т.п.). В таких случаях СЗВ-М необходимо сформировать заново (с кодом «исхд»).

Нельзя отправлять тот же файл, который в фонде первый раз не приняли, – даже если в нём все ошибки скорректированы. Если при повторной отправке имя файла будет тем же, что и в первый раз, проверочная программа ПФР автоматически откажет в приеме.

Вот примеры таких ошибок.

В чем ошибка

Как правильно

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)

Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.

Вот примеры таких ошибок.

В чем ошибка

Как правильно

При проверке специалисты фонда сверяют СНИЛС по ФИО человека.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочный СНИЛС.

При проверке специалисты фонда сверяют ФИО по страховому номеру.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

На практике возможна такая ситуация. ПФР ошибочно открыл несколько лицевых счетов одному и тому же застрахованному лицу и, соответственно, присвоил ему несколько СНИЛС.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет уточнять необязательно (код ошибки 10-20)

Таким ошибкам соответствуют коды 10-20. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой. Это означает – отчет принят, уточнять необязательно.

Самые распространенные ошибки такого типа:

не указан ИНН застрахованного лица;
указан неверный ИНН сотрудника.

Если ИНН не указан по причине его отсутствия у человека, то этот недочет исправлять не нужно – идентификационный номер не является критичным для пенсионного отчета.

ИНН у человека есть, но его просто забыли включить в отчет;
ИНН сотрудника указан с опечатками.

При отсутствии ИНН у застрахованного лица нужно просто оставить соответствующие графы формы СЗВ-М пустыми. Нельзя вписывать в графы нули – это будет считаться ошибкой.

Высокая квалификация наших специалистов и многоуровневый контроль позволят избежать ошибок, а все рутинные операции мы возьмем на себя. А главному бухгалтеру это позволит освободить время и сосредоточиться на решении стратегических задач.

Как и на каком бланке сдают СЗВ-М
В каком электронном формате сдавать СЗВ-М
Какие ошибки могут быть в СЗВ-М
Бесплатная проверка с сайта ПФР
Как проверить СЗВ-М без скачивания программ на компьютер
Коды ошибок при проверке СЗВ-М
Итоги

Как и на каком бланке сдают СЗВ-М

Форма СЗВ-М является наиболее часто заполняемым отчетом, потому что сдается ежемесячно (до 15-го числа следующего за отчетным месяца). ИП отчитываются по данной форме лишь при наличии наемных работников, а вот организации обязаны представить этот отчет в ПФР в любом случае, так как без сотрудников они существовать не могут. Даже если в фирме есть единственный учредитель, с которым не заключен трудовой договор (безопаснее и максимально законно все-таки трудовой договор заключить), то на него все равно требуется представить сведения по форме СЗВ-М.

Бланк, на котором следует сдать сведения, утвержден постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Образец формы СЗВ-М вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ:

П. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ гласит, что данные сведения сдаются исключительно в электронном виде, если количество человек в списке равно 25 или больше. Для СЗВ-М, содержащего менее 25 человек, допустим бумажный вариант представления.

В каком электронном формате сдавать СЗВ-М

Чтобы файл с отчетом был отправлен и прочитан принимающей стороной верно, необходимо, чтобы он имел определенный формат. Данный формат утвержден постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п. Обратим внимание на структуру названия файла, который должен быть сформирован при выгрузке СЗВ-М.

Как видим, электронные документы СЗВ-М сдают в формате xml.

Создают их в специализированной программе. На рынке представлена масса программ, с помощью которых бухгалтеры не только создают СЗВ-М, но и сдают данную форму в Пенсионный фонд. Кроме того, на официальном сайте ПФР доступны для скачивания бесплатные программы формирования необходимой отчетности в нужных форматах.

Как правило, в программах, которые позволяют и создавать, и отправлять отчетность, алгоритм проверки всех форм уже встроен. Рассказываем, как проверить СЗВ-М на ошибки тем, кто не имеет электронную отчетность.

Какие ошибки могут быть в СЗВ-М

Раз бухгалтер создает форму на сайте ПФР, то и проверить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн он тоже может? Сразу скажем, что да, но для этого необходимо скачать программное обеспечение. Существуют иные способы проверить СЗВ-М онлайн. Рассмотрим этот вопрос ниже в статье, а сейчас разберем, какие бывают ошибки в СЗВ-М. Ведь не все ошибки выявляются проверкой СЗВ-М онлайн.

Бухгалтеры заполняют СЗВ-М с особой тщательностью и вниманием, так как ошибки обходятся очень дорого — штрафы за них немалые и зачастую несоразмерны допущенной ошибке.

Какие штрафы грозят некорректное заполнение за СЗВ-М, читайте в статье.

К ошибкам, которые не проверит программа, относится правомерность включения того или иного человека в форму СЗВ-М. Только вы знаете, с какими людьми у вас заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, когда они заключены и когда перестанут действовать.

Также программа не проверит, верный ли вы поставили код для обозначения месяца, за который представляется расчет. Исключением является случай, когда выставленный вами период сдачи выходит за общие рамки сроков представления данной отчетности:

если поставили период, когда СЗВ-М еще вообще не сдавался;
если вы поставили период, который еще не наступил.

Правила представления дополняющей формы СЗВ-М описаны в статье.

Теперь рассмотрим, какие ошибки отслеживаются программно и какой программой проверки СЗВ-М в 2021 году это делается.

Бесплатная проверка с сайта ПФР

Покажем, как осуществить проверку СЗВ-М онлайн на сайте ПФР.

Сначала проходим несложный путь на официальном сайте ПФР: главная страница — меню — работодателям — программное обеспечение. Можете сразу перейти по ссылке.

Попадаем на следующую страницу:

Проверить отчет СЗВ-М онлайн бесплатно можно не единственной программой, разработанной специалистами Пенсионного фонда. Например, скачиваем для проверки СЗВ-М программу Check PFR или программу ПО ПД.

Заходим в последнюю версию программы проверки СЗВ-М и сохраняем ZIP-архив версии:

Заходим в сохраненный на компьютере архив и запускаем установщик ПО ПД:

Программа устанавливается на компьютер, необходимо следовать указаниям мастера установки. По завершении установки программа запустится.

Чтобы проверить форму СЗВ-М, необходимо, чтобы файл с ней был выгружен на компьютер. Как уже говорилось, получить такой файл можно, создав его в одной из специализированных программ.

Нажимаем кнопку «Файл»:

Выбираем файл, который следует проверить:

Сразу запускается процесс проверки:

Как видим, программа ошибок не нашла. Форма готова к сдаче в ПФР:

Аналогичным образом работает программа Check PFR. Ее также необходимо установить на компьютер и ввести сохраненный заранее файл.

Как проверить СЗВ-М без скачивания программ на компьютер

Существуют бесплатные онлайн-сервисы, которые позволяют проверить форму СЗВ-М, не скачивая каких-либо программ на компьютер. Проверка осуществляется теми же программами, которые представлены на официальном сайте Пенсионного фонда. Например, бесплатная онлайн-проверка доступна на сайте «Контурн-экстерн»:

Для этого файл с СЗВ-М также должен быть сформирован в надлежащем формате и сохранен на компьютере. Для его проверки нажимаем кнопку «Отчеты»:

Выбираем нужный файл:

Можно еще добавить для проверки несколько файлов и проверить их все сразу. Нажимаем кнопку «Проверить»:

После окончания проверки будет выдан положительный или отрицательный результат:

Многие специализированные сервисы по подготовке и отправке отчетности дают возможность некоторое время бесплатно тестировать их возможности. Обычно они содержат встроенные программы проверки. Следует понимать, что их встроенные программы — те же самые, что представлены на официальном сайте Пенсионного фонда.

Коды ошибок при проверке СЗВ-М

Какие ошибки выявляет программа проверки и как она их кодирует, указано в упомянутом постановлении Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п.

Грубые ошибки препятствуют сдаче отчета в Пенсионный фонд. Также могут выдаваться предупреждения. Например, если у физлица не указан ИНН, программа обратит на это внимание и выдаст предупреждение, но отчет примет.

Существуют следующие коды ошибок и предупреждений:

20 — предупреждение в связи с заполнением и корректностью ИНН физлица;
30 — ошибка в сведениях о физлице: несоответствие или неполное заполнение Ф.И.О., СНИЛС;
50 — ошибка связана с общими огрехами при заполнении формы: некорректный формат; несоответствие Ф.И.О. или регистрационного номера страхователя; несуществующая электронная подпись; указан период, выходящий за рамки представления СЗВ-М; сдана повторная форма с типом «исходная».

Итоги

Перед сдачей формы СЗВ-М во избежание ошибок ее необходимо проверить. Если у вас подключен сервис сдачи электронной отчетности, то он делает это автоматически. Если электронной отчетности у вас нет, то проверить форму СЗВ-М можно, скачав бесплатно на сайте ПФР специальную программу или же онлайн с помощью «Контур-экстерн».

«Клерк» Рубрика Отчетность

И это всё о нём — о штрафе за дополняющую СЗВ-М. После обращения в вышестоящую инстанцию получен ответ из регионального отделения ПФР «О рассмотрении жалобы». Разберемся, насколько убедительны тезисы ПФР, и приведем дополнительные аргументы в обоснование неправомерности взыскания штрафа по статье 17 Закона № 27-ФЗ.

Выдержка из ответа ПФР

Тезис № 1 о фабуле дела изложен в пятом абзаце письма-ответа. Из него следует, что страхователь не только не нарушал правовые нормы, но и прямо им следовал, поскольку тип формы «доп» (дополняющая форма), утвержден как раз для «дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период». Основание: Постановление Правления ПФР от 01.02.2016 г. № 83п.

Тезис № 2 изложен в шестом и седьмом абзацах и повествует о толковании ПФР пункта 39 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 21.12.2016 г. № 766 н.

Возражения на этот тезис следующие. Во-первых, из пункта 39 Инструкции совсем не следует, что речь в нем идет о застрахованных лицах, сведения на которых ранее предоставлялись в исходной форме. Это чистой воды домыслы ПФР, потому что критерий «застрахованного лица» — это не факт предоставления сведений о нем в ПФР, а факт его страхования в системе ОПС.

Отсюда застрахованное лицо — это вообще любое лицо, в том числе и то, индивидуальные сведения на которое предоставлены не были. Основание: пункт 1 статьи 7 Федерального закона «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» от 15.12.2001 N 167-ФЗ: «Застрахованные лица — лица, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии с настоящим федеральным законом».

Во-вторых, практически невозможна в принципе ситуация, когда ПФР принимает исходные индивидуальные сведения с ошибкой (для исправления которой якобы впоследствии страхователю требуется сдать дополняющую форму).

Ведь во избежание ошибок по инициативе ПФР разработан и активно используется целый ряд программных обеспечений, перечень которых предоставлен в свободном доступе на официальном сайте ПФР. Каждая из этих квалифицированных программ легко способна сличить всего три позиции: Ф.И.О., СНИЛС и ИНН застрахованного лица. Положительный протокол входного контроля или отметка о принятии отчета гарантируют прохождение этого «проверочного фильтра» и наверняка свидетельствуют об отсутствии ошибок страхователя.

Поэтому пункт 39 Инструкции на самом деле о том, что финансовые санкции не применяются при самостоятельном обнаружении ошибки в индивидуальных сведениях в отношении застрахованного лица (вообще, а не конкретно указанного в исходной СЗВ-М), и предоставления исправлений (то есть дополняющей СЗВ-М).

Тезис № 3 невозможно не процитировать: «. впервые представленные в отношении застрахованного лица сведения нельзя считать уточненными (исправленными)» (выделено ПФР). Оппонируя ПФР, следует заметить, что индивидуальные сведения — это не только содержание (информация раздела 4 СЗВ-М), но и форма отчета СЗВ-М, который так и называется «СВЕДЕНИЯ О ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦАХ», а аббревиатура СЗВ-М расшифровывается как «Сведения о застрахованных входящие — ежемесячные». Поэтому впервые предоставленные в отношении застрахованного лица сведения в дополняющей форме СЗВ-М безусловно считаются уточненными (исправленными), поскольку уточняют (исправляют) исходную форму СЗВ-М «СВЕДЕНИЙ О ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦАХ», как то и предусмотрено Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 г. № 83п. В противном случае смысл предоставления дополняющей формы вообще отсутствует как таковой. Никто же не станет утверждать, что она придумана исключительно для того, чтобы штрафовать страхователей.

Нельзя обойти вниманием и тезис № 4. Он о том, что страхователю вменяется нарушение Инструкции, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 21 декабря 2016 г. № 766 н, вступившей в юридическую силу 19 февраля 2017 года и поэтому отсутствовавшей как таковой на дату предоставления страхователем дополняющих форм СЗВ-М (в рассматриваемом примере это декабрь 2016 года).

Отстаивание ПФР противоположной точки зрения — это не только абсурд, но и нарушение части 3 статьи 15 Конституции РФ: «Любые нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, не могут применяться, если они не опубликованы официально для всеобщего сведения».

Тезис № 5 требует краткого пояснения. В рассматриваемом примере территориальный орган ПФР при вынесении санкций за дополняющие СЗВ-М 2016 года использовал не вступившие в юридическую силу формы Актов о выявлении правонарушения, утвержденные Постановлением Правления ПФ РФ от 23.11.2016 № 1058п. Изложенная в письме-ответе позиция регионального отделения ПФР такова, что это «не противоречит норме статьи 17 Закона № 27-ФЗ».

Но на самом деле ни в статье 17 Закона № 27-ФЗ, ни в каком другом нормативно-правовом акте нет и не может быть разрешения об использовании незарегистрированных и официально не опубликованных нормативно-правовых актов, и применять их действительно нельзя. Основание: пункт 10 Указ Президента РФ от 23.05.1996 N 763 (ред. от 29.05.2017): «Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти. не прошедшие государственную регистрацию, а также зарегистрированные, но не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий, как не вступившие в силу, и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров».

Тезис № 6 представляется особенно интересным. ПФР не принимает во внимание собственное письмо от 14.12.2004 г. № КА-04-09-255/13379, поскольку полагает, что оно относится к периодам 2002-2009 годов и к формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. И снова ПФР не прав. Во-первых, письмо не отменено и не изменено и действует по настоящее время. Во-вторых, конституционные принципы, изложенные в пункте 2.2 Постановления Конституционного Суда РФ от 14.07.2003 г. № 12-п, универсальны и отнюдь не привязаны к той или иной форме отчетности в ПФР. Речь здесь не о форме, а о содержании, это очевидно. Для тех, кто изложенного не понимает, в письме даже есть пояснения: «Данная правовая позиция имеет общий характер и касается любых правоприменителей».

А еще подписавший письмо господин Куртин А.В., занимающий до настоящего времени должность первого заместителя Председателя Правления ПФР, кандидат экономических наук, обладатель звания «Заслуженный экономист РФ», награжденный «Орденом почета», медалью «В память 850-летия Москвы», полагает, что «такой правоприменительный подход позволит стимулировать заинтересованность страхователей в самостоятельном и своевременном устранении допущенных ошибок, более оперативной обработке сведений индивидуального (персонифицированного) учета органами ПФР, снизить напряженность во взаимоотношениях между страхователями и органами ПФР, а также послужить дополнительной аргументацией при защите интересов ПФР».

Поскольку в рассматриваемом примере руководитель регионального отделения ПФР считает иначе, тезис № 6 порождает две мысли: либо происходят «перегибы на местах», либо второе лицо в Правлении ПФР не в курсе интересов ПФР.

В тезисе № 7 ПФР затронул тему смягчающих обстоятельств и, несмотря на то, что страхователь об этом не просил (в связи с непризнанием неправомерности своих действий), кратко остановимся и на этом тезисе. Действительно, перечня смягчающих обстоятельств в Законе № 27-ФЗ нет, но это не значит, что органам ПФР вообще запрещено принимать такие обстоятельства во внимание. Основание: пункт 2 Постановления Конституционного Суда РФ от 19.01.2016 № 2-П: «Впредь до внесения необходимых изменений законодательство РФ о страховых взносах подлежит применению с учетом правовых позиций Конституционного Суда РФ, сформулированных в настоящем Постановлении».

Тезис № 8 — о проведении камеральных проверок, которых (как указано в письме ПФР) не существует как «понятия». Действительно, Закон 27-ФЗ не содержал и не содержит механизма выявления органами ПФР правонарушений страхователя, и этот пробел обнаружился в законодательстве после вступления в силу Закона от 03.07.2016 г. № 250-ФЗ. Однако до 01.01.2017 г. в Федеральном законе № 212-ФЗ вполне конкретно существовали и работали нормы о проведении камеральной проверки, и о ее сроке — три месяца (часть 2 статьи 34). Исключение этих норм не в пользу страхователя, потому что ПФР теперь считает, что вправе проверять его в любое время и за любой период (тезис № 9).

Но поскольку Федеральный Закон от 03.07.2016 г. № 250-ФЗ, ухудшающий положение страхователя, обратной силы не имеет (ввиду отсутствия в нем соответствующей специальной оговорки), невозможна его ретроактивность, то есть применение к отношениям 2016 года. Следовательно, камеральная проверка форм СЗВ-М за декабрь 2016 года закончилась в марте 2017 года, не выявив никаких нарушений. Составленные впоследствии в мае 2017 года акты ПФР являются неправомерными также и потому, что вынесены за рамками законно установленных правил проведения камеральных проверок.

И, в заключение, немного позитива. Это — Постановление Арбитражного Суда Дальневосточного округа № Ф03-924/2017 от 10.04.2017 г. А, значит, страхователям есть резон отстаивать свои права и законные интересы.

Форма СЗВ-М содержит сведения о застрахованных лицах, эта форма персонифицированного учета сдается в ПФР практически всеми работодателями. Сдавать ее нужно каждый месяц. О том, как ее правильно заполнить и подать, мы подробно расскажем в статье.

Кто должен подавать форму

Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчетном периоде не производились никакие начисления.

Бывает, что в организации нет наемных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наемным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.

Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключен. Но лишь при условии, что организация ведет деятельность, и руководитель получает заработную плату.

Единственная ситуация, когда организация может не подавать СЗВ-М — если она не ведет деятельности, не имеет наемных работников, с директором договор не заключен, и он не получает заработной платы (письмо ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581).

Следующие типы хозяйствующих субъектов в случае отсутствия у них наемных работников не подают форму СЗВ-М:

индивидуальные предприниматели;
арбитражные управляющие;
нотариусы и адвокаты, ведущие частную практику;
крестьянские фермерские хозяйства.

Кто не включается в СЗВ-М

Страхователи, которые обязаны подавать форму, включают в нее всех застрахованных лиц.

Но, существуют категории работников, за которых работодатели не платят страховых взносов, поскольку обязательное пенсионное страхование на них не распространяется. Такие лица не считаются застрахованными и в СЗВ-М не включаются. В частности, это:

военнослужащие, сотрудники органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных);
иностранные лица и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ, а также работающие удаленно.

Сроки подачи

Отчетным периодом для формы СЗВ-М является месяц. Крайний срок подачи — 15 число месяца, следующего за отчетным. По общему правилу, если это число попадает на выходной, то последний день срока переносится на следующий рабочий день. Сроки сдачи формы в 2021 году представлены в следующей таблице.

Таблица 1. Сроки сдачи формы СЗВ-М в 2021 году

За месяц	Крайний срок сдачи
январь	15 февраля 2021
февраль	15 марта 2021
март	15 апреля 2021
апрель	17 мая 2021 (перенос)
май	15 июня 2021
июнь	15 июля 2021
июль	16 августа 2021 (перенос)
август	15 сентября 2021
сентябрь	15 октября 2021
октябрь	15 ноября 2021
ноябрь	15 декабря 2021
декабрь	15 января 2022

Можно ли подать форму заблаговременно, то есть еще до окончания месяца? Законодательные нормы запрета на такой порядок сдачи не содержат. Но это можно сделать только при уверенности, что новых сотрудников в организации до конца месяца не появится. Иначе получится, что в ПФР были поданы неполные сведения.

Куда подавать форму

Форма сдается в территориальный орган Пенсионного фонда, в котором страхователь стоит на учете.

Если в организации имеются обособленные подразделения, которые имеют расчетные счета и производят выплаты физическим лицам, они должны подавать СЗВ-М самостоятельно. При этом в форме указывается ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения.

Инструкция по заполнению СЗВ-М

Форма довольно простая, ее заполнение обычно не вызывает трудностей. Состоит она всего из четырех разделов, заполнить нужно каждый из них.

Раздел 1

Этот раздел предназначен для общих сведений. Здесь указываются реквизиты организации или ИП:

регистрационный номер в ПФР, который получен при постановке на учет (узнать можно на сайте налоговой службы либо обратившись в ПФР или ФНС);
краткое наименование компании либо ФИО индивидуального предпринимателя;
ИНН;
КПП (заполняют только организации).

Заполнение раздела 1 формы СЗВ-М

Раздел 2

В этом разделе указывается период, за который подается форма. Отчетный месяц указывается в виде двузначного числа (12 — за декабрь), календарный год должен состоять из четырех знаков — 2020.

Раздел 2

Раздел 3

В разделе 3 указывается тип формы. Это код, который может принимать следующие значения:

«исхд» — исходный. Указывается при первичной сдаче.
«доп» — дополняющий. Применяется при сдаче корректирующей формы. Например, когда в первичной форме были поданы ошибочные данные в отношении отдельных лиц.
«отмн» — отменяющий. С таким кодом подаются сведения о лицах, которые нужно из исходной формы исключить. Применяется в случае, если в исходную СЗВ-М попали данные об уволенным сотруднике.

Раздел 3

Раздел 4

Четвертый раздел содержит информацию о застрахованных лицах. Данные представляются в виде таблицы из 4-х столбцов, в которых отражаются:

порядковый номер;
фамилия, имя и отчество застрахованного лица (отчество при наличии);
страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
ИНН (если есть).

Из формы следует, что не обязательны к заполнению отчество застрахованного лица, если его нет, а также ИНН.

Важно! Отсутствие ИНН не будет считаться ошибкой. А вот некорректный идентификационный номер считается недостоверными сведениями.

В конце отчета проставляется подпись руководителя организации или предпринимателя, дата и печать (при наличии).

Раздел 4

Ответственность

Штрафы за нарушение порядка подачи формы СЗВ-М предусмотрены статьей 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Ответственность такова:

за несвоевременное представление формы, за представление недостоверных или неполных сведений — штраф в размере 500 рублей за каждое лицо;
если страхователь должен был отчитаться в электронной форме, но подал отчет на бумаге — штраф в размере 1000 рублей.

Ошибки в СЗВ-М и методы их исправления

В следующей таблице мы собрали возможные ошибки при заполнении формы.

Таблица 2. Ошибки в форме СЗВ-М

Образец заполнения формы СЗВ-М

Отчёт СЗВ-М в 2021 году

Отчетность в Пенсионный фонд России

В 2017 году большинство форм отчетности претерпели значительные изменения. Форма СЗВ-М не стала исключением. Все работодатели обязаны представлять сведения о застрахованных лицах в ПФР. Отчитываться по форме СЗВ-М обязаны не только юридические лица и индивидуальные предприниматели, но и физические лица, являющиеся страхователями.

Как проверить СЗВ-М

Сведения можно представить двумя способами: электронно либо на бумаге. Бумажный вариант примут только у страхователей, у которых численность застрахованных лиц менее 24 человек. Если в организации 25 и более сотрудников, сдавать придется в электронном виде. Унифицированная электронная форма утверждена Постановлением ПФР от 07.12.2016 № 1077п. Файл-отчет создается в формате XML в кодировке UTF-8. Имя файла подготовленного отчета выглядит так: «ПФР_[регистац.номер]_[код тер.отд. ПФР]_СЗВ-М_[дата создания файла]_[GUID].xml».

Сформированные данные необходимо проверить на наличие ошибок. Алгоритм проверки сформирует протокол с оценкой корректности представленных сведений:

персональных данных — в части правильности заполнения СНИЛС и ИНН, соответствия индивидуальных данных застрахованного лица;
данных организации — в части правильности заполнения реквизитов страхователя;
формат отчета на соответствие действующим утвержденным формам.

Выявленные «ошибки» и «предупреждения» необходимо устранить в обязательном порядке, в ином случае Пенсионный фонд не примет отчетность.

Проверить составленную форму можно через Интернет, например, проверка СЗВ-М онлайн без регистрации реализована на официальных сайтах Пенсионного фонда или ФНС. Для этого загрузите файл XML в онлайн-приложение и запустите проверку.

Либо скачайте и установите на свой компьютер программу проверки отчетности для плательщиков — CheckPFR. Не забывайте периодически проверять обновления приложения. Программу проверки СЗВ-М 2020 скачать можно в Интернете в свободном доступе.

Проверка СЗВ-М ПФ РФ

Сформированный и проверенный файл отправляется в территориальное отделение ПФР. Если ошибки и предупреждения отсутствуют, отчет считается принятым. Затем сотрудник Пенсионного фонда проводит камеральную проверку. Если недочетов не выявлено, СЗВ-М считается сданным.

Отчетная форма состоит из четырех разделов:

1. Сведения о страхователе. Здесь нужно указать реквизиты организации, ИП или физлица:

наименование организации, допустим краткий вариант написания;
регистрационный номер ПФР;
ИНН;
КПП.

Нужно сверить внесенную информацию с учредительными документами.

2. Отчетный период. Отразить сведения об отчетном месяце, за который формируем отчетность.

3. Тип формы. Выберите из доступных видов: «исх» — первичная (исходная), «доп» — содержащая дополнения, «отмн» — форма с отменяющими данными.

4. Сведения о застрахованных лицах. Здесь укажите ФИО, СНИЛС и ИНН по каждому работнику. Сверьте информацию по каждому застрахованному лицу с карточками сотрудников.

Пример заполненного отчета

Если указан «лишний» работник, например, который был уволен в прошлом месяце — сормируйте отменяющий отчет, где укажите только «лишнего».

Если обнаружились ошибки

Обнаружены ошибки в данных сотрудников? В такой ситуации сформируйте два отчета:

1. Отменяющий, в котором укажите сотрудников и те их данные, где была обнаружена ошибка.

2. Дополняющий. Укажите верную информацию о сотрудниках.

Ответственность и штрафы

За несвоевременную сдачу СЗВ-М придется заплатить штраф: по 500 рублей за каждого сотрудника.

С 2017 года вступила в законную силу статья 15.33.2 КоАП РФ, которая предусматривает административную ответственность для должностных лиц от 300 до 500 рублей.

Таким образом, за нарушение сроков или ошибочные сведения в отчете заплатит руководитель или лицо, на которого возложена ответственность за сдачу отчетности.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Читайте также: