Что такое этк в пенсионном фонде

Опубликовано: 22.04.2024

ЭТК – это раздел в общей базе данных в электронной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР), в который вносятся те же сведения о конкретном работнике, что и в бумажных трудовых книжках: место и вид работы, должность, причины увольнения и т. п., начиная с 2020 года.

Сохранить ли бумажную книжку или полностью перейти на ЭТК – выбор за сотрудником. Работодатель в любом случае обязан вносить сведения в базу данных ПФР. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вы должны вести двойные записи: на сайте ПФР и в его бумажной трудовой книжке.

Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании.

«Электронная трудовая книжка» — неофициальное название. В законе говорится о «сведениях о трудовой деятельности», и в кадровых документах нужно писать именно так.

Плюсы ЭТК

Проще нанимать сотрудников дистанционно: необязательно приглашать человека из другого региона в офис для оформления на работу - всё можно сделать онлайн.
Ниже риск ошибок в сведениях, поскольку работник сам может их проверить – это в его интересах.
Сотрудник не может втайне от вас оформить вторую трудовую книжку.
Вы не отвечаете за сохранность трудовых книжек работников.
Меньше бумажной отчётности и больше свободного места в архиве.

Минусы ЭТК

ЭТК потребуют отчётности в электронной форме и стабильного интернета.
Вы не можете посмотреть саму электронную книжку будущего сотрудника – только выписку из неё из базы данных ПФР, которую он предоставит вам при трудоустройстве. Гипотетически соискатель может утаить от вас опыт работы до 2020 года, отражённый в бумажной трудовой.
Если часть сотрудников оставит бумажную трудовую книжку, придётся делать двойную работу.

Что делать при переходе на новый формат

Вы должны:

Как и до реформы, предоставлять отчёты в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца.
При приёме на работу и увольнении персонала отправлять сведения в ПФР не позже, чем на следующий день после издания приказа.
По заявлению работника предоставлять ему справки о работе за прежний период – до 2020 года.

Вы можете:

После перевода сотрудника на ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку на руки – вы больше не обязаны её хранить и отвечать за неё.
Требовать у работника сведения из ЭТК при приёме на работу, а также справки с предыдущих мест работы – он обязан вам их предоставить.

Если ваш сотрудник на предыдущем месте работы решил оставить бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется это право, и вы должны вести и ЭТК, и бумажную.

Как перейти на ЭТК

До 30 июня 2020 года письменно уведомите персонал о том, что книжки теперь будут электронными, а также об их праве сохранить бумажную версию.

До 31 декабря соберите с работников заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажной книжки.

Возможно, что при переходе на ЭТК вам придётся поменять ряд локальных актов, например, правила внутреннего трудового распорядка. Сделайте это до конца 2020 года.

Обеспечьте стабильный интернет и зарегистрируйтесь в сервисах, через которые будете подавать сведения о работниках. Вы можете отчитываться через электронный Кабинет страхователя на сайте ПФР или использовать систему электронного документооборота, если уже подаёте отчёты через неё.

Если работник не успевает подать заявление до 31 декабря 2020 года

Если до конца этого года сотрудник находится на больничном, в декрете, в отпуске или по каким-то ещё причинам отсутствует и не может написать заявление, он вправе сделать это потом после возвращения на работу или при трудоустройстве на новое место. Однако вы всё равно обязаны сообщить ему о переходе на ЭТК: заказным письмом, по электронной почте с уведомлением или любым другим способом в письменной форме.

Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК, если я работодатель?

Нет, все без исключения работодатели обязаны перейти на электронные книжки.

Можно ли оформить сотруднику ЭТК и сохранить бумажную трудовую книжку?

Только по инициативе работника, если он захочет оставить стандартную книжку и напишет заявление.

Не потеряют ли сотрудники стаж работы при переходе на ЭТК?

Нет, стаж никуда не денется. Сведения о работе останутся в старой книжке. Сотрудник может запросить у вас справку о работе у вас или выписку у ПФР, например, через личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда.

Работники не хотят переходить на ЭТК – вести двойную отчётность?

Да. Вам придётся подавать сведения в ПФР по новой форме, а также дополнительно делать записи в бумажные трудовые книжки работников.

В бумажной книжке я мог увидеть все прежние места работы кандидата. Видны ли они в ЭТК?

В ЭТК - нет. Запросите эту информацию у кандидата – он обязан вам её предоставить при трудоустройстве.

Я временно перевожу работника на другую должность. Надо ли делать запись в ЭТК?

Нет. В ЭТК фиксируются только перевод сотрудника на постоянную работу или окончательное увольнение. Вносить сведения о временной перестановке кадров закон не обязывает.

Сотрудник работает у меня по совместительству. Кто должен подавать отчёт в ПФР – я или основной работодатель?

Оба. Основной работодатель подаёт сведения о своём месте работы, а вы – о своём.

У моей организации изменилось название. Нужно ли менять сведения в ЭТК всех работников?

Нет. В ЭТК вносятся данные только о деятельности конкретного сотрудника. Об изменениях регистрационных данных вы сообщаете в Пенсионный Фонд - дублировать информацию не нужно.

1 января 2020 года в России стартует переход на систему электронных трудовых книжек. Это влечет за собой новые обязанности для работодателей. Одна из них — подготовка и сдача в ПФР дополнительного отчета о трудовой деятельности работников — СЗВ-ТД.

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

16 декабря 2019 года Президент РФ Владимир Путин подписал:

Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Федеральный закон № 439-ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 66.1. Она вводит понятие «сведения о трудовой деятельности работника», которое включает в себя всю информацию о трудовом пути человека: прием на работу, увольнение, перевод, повышение квалификации и пр. — то есть все, что сейчас фиксируется в трудовых книжках.

С 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычный бумажный формуляр для новых сотрудников. Те, у кого трудовая книжка уже ведется, могут сохранить ее. По всем работникам без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые

Всем, кто выбрал электронный формат хранения сведений согласно ст. 66.1 ТК РФ, кадровая служба организации выдаст бумажные трудовые книжки на руки.

Как сотруднику получить информацию о трудовом пути?

Необходимые сведения сотрудники могут получить:

В организации по последнему месту работы. Работодатель в течение трех дней с момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверенные должным образом. Справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации.
Заказать в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью.
Через портал Госуслуги (только в электронном виде) или в МФЦ (только в бумажном формате).

Форма справки о трудовой деятельности, которую сотрудник сможет получить из информационных систем — СТД-ПФР, разработана Минтрудом и будет утверждена после публичного обсуждения.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель будет принимать эту информацию в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в установленную в организации систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений.

Когда сдавать новую отчетность в ПФP?

Федеральный закон № 436-ФЗ вводит новую форму отчетности — СЗВ-ТД, которую работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. Он должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших в январе 2020 года. Также отчет нужно составить по тем сотрудникам, которые в отчетном периоде подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или электронного способа учета данных о работе.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении такие сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Организации с численностью в 25 человек и более должны сдавать отчет СЗВ-ТД в xml-формате, небольшие организации со штатом менее 25 человек могут сдавать его и в печатной форме.

Форма отчета СЗВ-ТД

Обратите внимание, как заполнять отчет СЗВ-ТД. Информация о работнике должна совпадать с указанной в страховом свидетельстве. В графе 4 должность вносится в соответствии со штатным расписанием.

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

2 — Перевод на другую работу

3 — Переименование работодателя

4 — Установление (присвоение) сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации

6 — Запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности

Госдума приняла в первом чтении законопроект, который дополнит ст. 5.27 КоАП частью 11. В соответствии с ней за неоднократное нарушение сроков представления указанных сведений либо за представление неполных или недостоверных сведений должностные лица будут привлечены к административной ответственности в виде предупреждения. Какую меру ответственности законодатели утвердят в окончательном чтении, пока неясно. Но уже понятно, что этому участку учета уделяется пристальное внимание.

Что такое справка СТД-Р?

Начиная с 1 января 2020 года у работодателей появится обязанность выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» по запросу сотрудника и всем увольняющимся. Проект новой формы Минтруд разместил у себя на портале для общественного обсуждения.

По форме справка будет похожа на отчет СЗВ-ТД с той разницей, что работодатель вносит в нее данные за все время, когда сотрудник у него работал, а не только за отчетный период.

Всё ли вы знаете про электронные трудовые?

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо предпринять несколько несложных действий:

Обновить программное обеспечение для сбора и передачи сведений в ПФР.
Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек и дополнить их формулировкой «… или сведения о трудовой деятельности».
Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда на лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал в ближайшее время появится сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности, отчетом СЗВ-ТД и формой СТД-Р. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версиях 1.25 и 1.26.

Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — отслеживать изменения законодательства и подготовиться к изменениям.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Что такое ЭТК
Плюсы электронного документа
Как переходить на ЭТК работодателю
Что нужно знать работнику
Как отчитываться в ПФР после 1 января 2020 года
Электронные трудовые книжки — нормативная база

Что такое ЭТК

Электронная книжка представляет собой запись в удаленной базе данных Пенсионного фонда РФ, которая находится на территориально разделенных серверах в защищенных дата-центрах. В ней по каждому человеку хранятся следующие данные:

Личная информация — ФИО, год рождения;
Кадровые перемещения;
Места работы;
Занимаемые должности;
Виды выполняемых работ;
Реквизиты документов, которыми вносятся изменения в записи;
Основания для прекращения трудовых отношений (мотивировочная часть приказа об увольнении).

В цифровой форме хранится информация с начала текущего года. Поэтому книжка в первоначальной — бумажной — форме также должна храниться у работника.

Доступ к базе данных будут иметь сами работники, их работодатели, а также представители государственных органов в установленных законом случаях. Пенсионный фонд гарантирует сохранность данных, для их хранения используется аттестованная система, которая полностью соответствует требованиям законодательства о защите информации.

Плюсы электронного документа

Зачем переходить на электронные трудовые книжки? Полная оцифровка этого документа и процесс перехода на них со сдачей отчетности добавит трудностей в кадровом учете на предприятии. Также повысится нагрузка на кадровиков, которые должны вовремя предоставлять сведения о нанятых и уволенных работниках. Сложности могут возникнуть и у работников, особенно преклонного возраста, которые не привыкли иметь дело с электронными копиями документов.

Однако есть и преимущества. Работодатели получают такие плюсы от использования ЭТК:

Нет необходимости в приобретении бланков и обеспечении условий для их хранения;
Нет необходимости вести учет книжек и обеспечивать их сохранность на предприятии;
Сводятся к минимуму ошибки при внесении изменений в документы;
Сводится к нулю риск потери трудовой книжки;
Нет необходимости копировать книжку и заверять ее для предоставления в банк, посольство и другие подобные органы. Достаточно предоставить для этого распечатку.

Зачем переходить на электронные трудовые книжки? Наемные сотрудники получают такие плюсы:

Свободный доступ к информации через сайт Госуслуг или личную страницу на сайте ПФ;
Отсутствие задержек в выдаче книжки при увольнении от работодателя;
Возможность использования ЭТК для заказа и получения некоторых государственных услуг;
Возможность дистанционно оформлять пенсии без предоставления копий бумажных документов.

Как переходить на ЭТК работодателю

Рассмотрим, как правильно перейти на электронную трудовую книжку на предприятии. Первый этап перевода — это уведомление всех работников об изменениях, что делается с помощью специального документа. В тексте уведомления нужно обязательно упомянуть, что работник имеет право на сохранение бумажной книжки, которая действовала ранее.

Образец уведомления представлен на иллюстрации ниже:

Обратите внимание, что каждый работник должен быть уведомлен отдельно, нельзя делать один документ с перечислением фамилий всех работников в компании. Это прямо запрещено законодательством.

Необходимо, чтобы работник расписался в уведомлении и заявил о том, что он согласен на переход на ЭТК или не согласен и желает сохранить бумажный вариант документа. Согласие или несогласие оформляется отдельным заявлением, которое составляется в произвольной форме. Можно сделать типовой бланк и раздать его для заполнения.

Собрать заявления о переходе (или отказе) нужно до конца 2020 года. Если работник не смог выразить свое согласие (несогласие) по уважительной причине, то допускается увеличить этот срок, а до тех пор вести учет по этому работнику в традиционной форме.

В переходный период и после его окончания работодатель обязан сдавать отчетность СЗВ-ТД. Отчетность отсылается только по результатам того месяца, когда имели место кадровые перемещения на предприятии. Срок сдачи отчетности до 15 числа следующего месяца.

Обратите внимание, что о факте кадрового перемещения нужно отсылать сведения в ПФ в тот же день или на следующий. Этот порядок введен для того, чтобы исключить факты оформления кадровых документов «задним числом».

Новым законом, который вносит изменения в трудовое законодательство, предусмотрена форма выдачи информации работникам. Она может быть запрошена для ознакомления или предоставления в государственные или коммерческие структуры.

Популярные учетные приложения, в которых ведется кадровый учет (например, 1С ЗУП), уже адаптированы под требования нового законодательства и позволяют формировать отчетность и отправлять ее в электронной форме.

Еще одно требование при переходе, которое должно быть выполнено в течение 2020 года — приведение внутренних документов компании в соответствие с изменениями в законодательстве. Необходимо разработать и принять регламент, по которому сотрудники отдела кадров будут вести ЭТК.

Что нужно знать работнику

Наемные сотрудники уведомляются о порядке ведения ЭТК кадровым подразделением компании. Далее перечислены основные моменты, которые имеют значение:

1. ЭТК вводятся в оборот добровольно для тех, кто уже работает в качестве наемного работника. Если работник выразил согласие на переход на ЭТК, он оформляет свое решение заявлением. После этого бумажная книжка выдается на руки и храниться у работника. Она может понадобиться при решении вопросов о начислении пенсии в будущем.

2. Работник может отказаться от ЭТК. В этом случае учет будет далее вестись в бумажной форме. Такое решение также оформляется заявлением. Сведения о трудовой деятельности при отказе от электронной формы будут параллельно вноситься в базу данных в Пенсионном фонде и бумажный документ.

3. При поступлении на работу в первый раз оформляется только электронная книжка. Бумажный вариант не предусмотрен. Этот порядок действует с 1 января 2021 г. Если работник поступает на работу в течение переходного периода, он еще может выбрать бумажный вариант.

4. Сведения о предыдущих местах работы при устройстве на новое место могут предоставляться в электронной форме или в виде распечатки. В первом случае эти сведения должны быть заверены цифровой подписью. Соответствующий файл или распечатка выдаются работнику при увольнении.

5. Сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронной форме хранятся на защищенных серверах в дата-центрах Пенсионного фонда. Государственный орган гарантирует, что сбой или взлом системы невозможен, а информация хранится на распределенных серверах, что исключает риск утери данных.

Как отчитываться в ПФР после 1 января 2020 года

С начала текущего года работодатели обязаны сообщать о кадровых изменениях на предприятии до 15 числа следующего месяца. В отчете отражается информация о приеме на работу, первое или увольнении. Соответствующий отчет называется «Сведения о трудовой деятельности работников».

Кроме того, с 1 января сдается персонифицированная отчетность. Она заполняется на каждого сотрудника, который принимается или увольняется с работы. Фиксации подлежит таже перемещение внутри организации.

Если в течение переходного периода сотрудник не включался в отчеты СЗВ-ТД (по той причине, что он не менял место работы и должность), то сведения о нем нужно все равно подать не позднее 15 февраля следующего года.

Компании со штатом сотрудников до 25 человек могут сдавать отчеты в бумажной форме, остальные — только в электронном виде с заверением электронной подписью.

Электронные трудовые книжки — нормативная база

Основными законами, которые регулируют использование ЭТК в России, являются:

439-ФЗ. Этим документом изменен Т К России, которые позволяют использовать электронные документы для накопления сведений о трудовой деятельности человека.
Закон 27-ФЗ. Это документ вводит в действие и регламентирует персонифицированный пенсионный учет для последующего начисления пенсий;
Административный кодекс, которым предусмотрена ответственность за нарушения требований о предоставлении отчетности о работниках.

Согласно закону, принятому в декабре 2019 года, с 1.01.2020 все работодатели должны предоставлять данные о трудовой деятельности работника в общую базу данных ПФ. К таким сведениям относятся данные о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении из компании. Сведения передаются в электронной форме и содержатся в так называемых электронных трудовых книжка.

Статьей 5.27 Административного кодекса предусмотрена ответственность за следующие нарушения:

Непредоставление или предоставление неполных сведений о работнике;
Внесение недостоверных причин увольнения в электронную трудовую книжку;
Задержка в выдаче трудовой книжки или выдачи сведений о трудовой деятельности после увольнения.

Санкцией статьи предусмотрены штрафы для должностных лиц и компаний в размере до 70 тыс. рублей.

Когда нужно перейти на электронные трудовые книжки? Законодательством предусмотрен срок до конца этого года, в течение которого работники должны принять решение о форме ведения документа.

Компания «Мегаконсалт» готова оказать помощь в организации процесса перехода согласно действующему законодательству и обеспечить ведение кадрового учета на условиях аутсорсинга. Для получения консультаций по этому вопросу и оформления заявки обращайтесь к нашим менеджерам.

Ваши работники уже определились, какую трудовую книжку они хотят иметь — бумажную или электронную? А вы разобрались в том, как выдавать сотруднику СТД-Р и в какие сроки сдавать СЗВ-ТД? Мы собрали инструкцию по всем основным вопросам специально для работодателя — проверьте, все ли правильно вы делаете.

Поясним, для тех, кто возможно еще не в теме — с 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК), а для работодателя еще и новые отчеты, плюс бонусом дополнительные кадровые документы.

ЭТК хранит данные о трудовой деятельности, формируется она в базе ПФР, для этого работодатель передает сведения о кадровых событиях (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и т.п.) в Фонд.

Ранее был установлен срок информирования работников о праве выбора формы трудовой книжки — до 30 июня 2020 года. Но, как вы знаете, в этом году у нас многие сроки сместились. Срок оповещения ПФР также сдвинул до 31 октября 2020 года .

А дальше дело за работником — он пишет заявление с просьбой оставить бумажную книжку или о переходе на ЭТК. Для сотрудников тоже есть сроки — написать заявление необходимо до конца 2020 года. Хотя Фонд утверждает, что если есть объективные причины, почему гражданин не подал соответствующее заявление, то он может сделать это позднее. Например, если отсутствовало место работы в этом году или гражданин уволился в начале года, не написав заявления и в течение года не трудоустраивался — ему просто некому было писать заявление.

С 2021 года те, кто устраивается на работу впервые, без всяких заявлений сразу становятся гордыми обладателями ЭТК , им бумажные книжки уже не положены.

Временный порядок подачи сведений СЗВ-ТД

В этом году форма СЗВ-ТД должна была сдаваться раз в месяц — до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Однако, опять же из-за пандемии, правила изменили. О случаях приема на работу и увольнения нужно сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений). А вот о подаче работником заявления можно по-прежнему отчитаться до 15 числа.

Кто не должен подаваться сведения СЗВ-ТД: самозанятые и индивидуальные предприниматели, не имеющие работников.

Даже если в течение 2020 года с работником вообще ничего не произошло достойного внимания ПФР, то до 15 февраля 2021 года нужно все равно подать отчет СЗВ-ТД, с данными на 1 января 2020 года, например, со сведениями о приеме на работу ранее этой этой даты.

Порядок подачи СЗВ-ТД с 2021 года

С 1 января 2021 года временный порядок станет постоянным — о каждом кадровом событии необходимо будет сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

А что за кадровые события, о которых мы все время говорим? Вот таблица, в которой перечислены все мероприятия, о которых необходимо сообщать в Пенсионный фонд и их коды:

Создавать, проверять и отправлять СЗВ-ТД, а также любую другую отчетность, можно при помощи сервиса Астрал Отчет 5.0 :

создание документов в сервисе или импорт данных из программ автоматизации бухгалтерского учета;
проверка отчетности на полноту и корректность заполнения;
передача отчетности, заверенной квалифицированной электронной подписью (КЭП) — юридически значимый документооборот;
автоматическое обновление форм отчетности;
обмен неформализованными документами с контролирующими органами.

Когда выдавать работнику СТД-Р

Кроме формы СЗВ-ТД появился и еще один новый документ — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» или СТД-Р.

Сведения передаются работнику при увольнении или по его заявлению. Документ содержит информацию о периоде работы у данного работодателя.

Сформировать и передать СТД-Р можно разными способами, каким именно — выбирает работник в заявлении. Передать документ можно на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Сведения формируются на основании внутренних кадровых документов — о приеме, переводе, увольнении.

СТД-Р выдается только тем сотрудникам, которые перешли на электронную трудовую книжку, остальным данные, как и прежде, заносят в бумажную, им форма СТД-Р не выдается.

Как работнику получить сведения из электронной трудовой книжки

Сотруднику вовсе не обязательно писать заявление, он может самостоятельно получить сведения от ПФР (это более расширенная форма по сравнению с СТД-Р), причем не по одному работодателю, а сразу по всем. Сделать это можно:

через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда — pfrf.ru ;
на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru ;
у работодателя, написав заявление.

Работодатель может сформировать форму СТД-Р в сервисе Астрал Отчет 5.0. Пользователям сервиса доступен функционал формирования выписки по данным СЗВ-ТД, отправленным в ПФР и возможность ее корректировки — внесение недостающих мероприятий.

Подключайте Астрал Отчет 5.0 — сдавайте отчетность, заполняйте электронные трудовые книжки, работайте с электронными больничными, переключайтесь между разными компаниями когда вам это удобно — даже во время заполнения отчета.

Государство планирует переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.

Процесс регулируют сразу несколько законов:

Изменения в Трудовом кодексе делают электронный формат трудовых книжек основным.
Изменения в законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 года вводят для работодателей обязанность отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности сотрудников.
Изменения в Кодексе об административных правонарушениях устанавливают ответственность за нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений.

Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.

Работайте с электронной трудовой книжкой в СБИС

Что вы узнаете

Зачем нужен переход: плюсы и минусы

Когда состоится переход

Электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Как перейти на трудовые книжки

Зачем нужен переход: плюсы и минусы

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.

Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.

Для работодателя

Для сотрудника

Для государства

Рассказываем основные моменты, чтобы вы все сделали правильно и без проблем отчитались в Пенсионный фонд.

Оформляйте приемы и увольнения в СБИС — система автоматически отчитается о событиях в Пенсионный фонд.

Пенсионный фонд увидел сотрудника в форме СЗВ-М, но не получил о нем никаких сведений в форме СЗВ-ТД. Это может быть как вашей ошибкой, так и ошибкой госоргана.

Последний срок сообщить в Пенсионный фонд, какой вариант трудовой книжки предпочли ваши работники.

Вебинар. Как перейти на ЭТК и как сдавать отчет?

Наш эксперт шаг за шагом описывает работу с электронными трудовыми книжками и отвечает на вопросы, которые могут возникнуть в процессе.

Когда состоится переход

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное. До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде. Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки. Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию или вовсе молчит, то для него обе книжки будут существовать параллельно.

С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые на бумаге нельзя. Для всех, кто начнет свою трудовую деятельность после этой даты, будут действовать только электронные трудовые книжки.

ПФР про трудовые книжки

Электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Все, что раньше фиксировалось на бумаге, теперь записывается и передается в цифровом виде. Иными словами, трудовые книжки превратились в еще одну электронную отчетность в Пенсионный фонд.

Как работодателю внести запись в электронную трудовую книжку

Работодатели вносят записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Он подписывается электронной подписью и сдается в госорган через интернет. Пенсионный фонд утвердил порядок заполнения формы в Постановлении №730п от 25.12.2019. Сдавать отчет на бумаге имеют право только работодатели, у которых в штате числится меньше 25 человек. Как выглядит форма СЗВ-ТД, показывает заполненный образец.

Образец заполнения электронной трудовой книжки

Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, название, ИНН, КПП;
Сведения о сотруднике: СНИЛС, дата рождения, ФИО;
Выбор способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде;
Отчетный период;
Сведения о трудовой деятельности: дата, вид мероприятия, должность, структурное подразделение, реквизиты приказа-основания.

Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:

установление (присвоение) второй и последующей профессии,

Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.

График сдачи отчета СЗВ-ТД

Изначально в 2020 году отчетность по электронным трудовым книжкам должна была сдаваться каждый месяц не позднее 15 дней с момента его окончания. Соответственно, если в январе в компании произошло какое-то кадровое событие, отчет о трудовой деятельности отправлялся в ПФР до 15 февраля. Такой график должен был действовать вплоть до конца года.

Однако 8 апреля 2020 вышло Постановление Правительства №460. В нем есть пункт, который обязывает работодателей отправлять в Пенсионный фонд информацию о приемах и увольнениях не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. То есть теперь график сдачи отчета СЗВ-ТД выглядит таким образом:

О приемах и увольнениях — отправляйте форму не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Об остальных событиях (переводах, переименованиях, заявлениях о выборе формата трудовой книжки) — отчитывайтесь ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца.

В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.

Как работодателю выдать трудовую книжку при увольнении

Как сотруднику посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.

Как сотруднику предъявить электронную трудовую книжку

Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:

― самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР,

― в любой клиентской службе Пенсионного фонда,

― в МФЦ «Мои документы»,

― у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.

оператор, который начал работать
с электронными трудовыми книжками

Читайте также: