Нужно ли сшивать документы в пфр

Опубликовано: 26.03.2024


Как известно, на объем выплачиваемой работнику заработной платы предприятия должны начислять страховые взносы для пенсионного страхования. Во избежание затруднений при передаче сведений кадровому служащему или бухгалтеру организации необходимо знать, как правильно отчитываться по формам СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1, каков порядок и формат их передачи, а также как сшить СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 и не подвергнуть предприятие штрафованию? Ответы на эти вопросы будут предоставлены в этой статье.

Оформление СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

Информация по застрахованным лицам передаётся по форме СЗВ-СТАЖ всеми предприятиями, вне зависимости от их типа. Ключевым, в данном случае, является факт заключения трудового договора или же гражданско-правового договора на выполнение различного рода услуг.

Рассматриваемые отчётные формы, помимо данных о страховых лицах, должны содержать в себе также и сведения о предприятии, выступающем в роли страхователя. Их следует отразить в форме ОДВ-1. Она представляет собой сопроводительный документ, который нужно сшить вместе с СЗВ-СТАЖ.

При этом, ОДВ-1 должен содержать следующие сведения:


Номер регистрации. В данном поле ставится номер, присвоенный страхователю ПФР.

  • Идентификационный номер предприятия, КПП. Указывается код причины постановки на учет в налоговых органах, ИНН и само название юридического лица.
  • Тип предоставляемых данных. Отмечается тип формы (она может быть исходная, отменяющая или корректирующая).
  • Отчётный период. Здесь следует отразить периодизацию, по которой предоставляются отчётные данные.
  • Формат и порядок передачи отчётности

    Чтобы ответить на вопрос касательно формы предоставления отчётных данных, следует исходить из штатной численности работников. Если на предприятии работает менее 25 человек, то СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 предоставляются на бумажном носителе, с приложением электронного формата на цифровом носителе.

    Форма ОДВ-1 прикладывается к СЗВ-СТАЖ, после чего бумаги проходят процедуру подписания руководителем предприятия. По требованию управленца отчётные формы на бумажном носителе могут подписываться самим исполнителем, после чего заверяться визой руководства и скрепляться печатью.

    Если предприятие передаёт отчётность на бумаге, то заполненные и подписанные формы отчётности следует распечатать в двух экземплярах и пронумеровать. После этого форму СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 следует подшить друг к другу нитью, оставив два свободных края с оборотной стороны.

    Далее на место прошивки следует приклеить листок бумаги, где исполнителем пишется «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 2 (два) листа». Впоследствии, директором указывается должность, ставится подпись и фирменная печать.

    После этого руководителем предприятия лично (либо через представителя), отчётные материалы передаются в территориальное отделение ПФР, обслуживающее организацию.

    При сдаче отчётности следует помнить о сроках. Отдельное внимание важно уделить почтовой пересылке. При таком способе передачи датой предоставления отчёта будет считаться день отправки по почтовому штемпелю.

    Если же сведения отправляются в электронной форме, то день их отправки по каналам связи в адрес территориального органа ПФР и будет считаться датой предоставления. Конечно, такая операция должна быть подтверждена самим оператором ПФР.


    Нужно понимать, что в процессе подготовки документации может возникнуть ряд ошибок. После выявления таковых орган ПФР может вернуть документы для устранения неточностей. В связи с этим управленцу рекомендуется заблаговременно передавать СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1, не затягивая со сроками.

    В дополнение к этому, следует упомянуть о возможности удалённой проверки электронного варианта ЗСВ-СТАЖ и ОДВ-1. Так, Пенсионным фондом России разработаны и предоставлены в открытый доступ специальные модули проверки. Соответствующее программное обеспечение управленец может найти на официальном сайте госструктуры.

    Таким образом, в данной статье были рассмотрены основные вопросы, касающиеся форматов отправления ЗСВ-СТАЖ и ОДВ-1, а также нюансы их сшивания. В заключении следует повторно обратить внимание на сроки предоставления этих документов, несоблюдение которых может обернуться штрафными санкциями в отношении работодателя.


    В делопроизводстве средних и крупных компаний на оформление сшивов оригиналов и заверение копий документов уходит немало времени и ресурсов. Зачастую сшивом и заверением занимаются не только документоведы или секретари, но и бухгалтеры, юристы, работники отдела кадров и др.

    Как технически изготовить сшив

    Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:

    • берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
    • концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
    • на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
    • а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

    Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

    Пример 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 3 прокола


    Пример 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 2 прокола


    В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указаны размеры полей организационно-распорядительных документов с формулировкой «не менее». Левое поле документа (если смотреть на его «лицо») должно быть не менее 20 мм. В большинстве организаций его делают 30 мм. Место прошивки как раз делают в середине левого поля. Если оно 30 мм, то потом листы сшива можно будет прочесть. Но если вы заранее знаете, что будете прошивать документ, то это поле лучше увеличить до 35 мм, тогда сшив потом будет удобнее читать и копировать его листы.

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

    6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 × 297 мм), A5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148).

    Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

    Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

    Заверительная надпись на сшиве многостраничного оригинала

    Содержание заверительной надписи на сшиве многостраничного оригинала четко не регламентировано, мы тут скорее следуем сложившейся практике. Заверительная надпись на сшиве обычно включает в себя:

    • указание на количество прошитых листов (именно листов, не страниц) числом и прописью в скобках (с большой или строчной буквы);
    • должность, подпись и Ф.И.О. лица, заверившего сшив (обычно это тот же человек, который подписывает документ, но может быть и иное лицо, например, юрист, готовивший проект договора на подпись, либо сотрудник делопроизводственной службы);
    • печать организации (здесь и далее – при ее наличии).

    Этот наиболее распространенный вариант показан в Примере 4.

    Надо ли кроме отметки о заверении копии ставить штамп «Копия», как делали раньше? Ответ в № 8’ 2020

    Как заверить копию документа, чтобы в ней не было копии личного росчерка руководителя организации? Ответ в № 11’ 2019

    Если документ многосторонний (например, договор обычно подписывают 2 стороны), то принято, чтобы представитель каждой стороны заверил сшив каждого экземпляра документа (см. Пример 5). Но если сшивы обоих экземпляров договора заверит только одна сторона по удобной ей методике (мы ведь помним, что жестких общероссийских требований нет), то это не критично 1 . Главное, чтобы договор был подписан уполномоченными лицами в принципе. Ведь перед подписанием стороны проверяли текст документа и пошли на эту сделку.

    Другой пример с оригиналами документов – акты и протоколы. Помимо предусмотренных подписей сторон в самом акте или протоколе, эти документы могут быть дополнительно прошиты и заверены сторонами на сшиве. Заверительную надпись правильней оформить (как и в случае с договором) с указанием всех сторон, подписавших документ (Пример 5).

    Сшиваться вместе может оригинал документа со своими приложениями. В этом случае принято нумеровать отдельно страницы у основного документа и каждого его приложения. Но в заверительной надписи на сшиве мы указываем общее прошитое число листов:

    Пример 3. Какое число листов указывать в надписи на сшиве

    Допустим:

    • основной документ состоял из 10 стр. и получился на 10 листах;
    • приложение 1 к нему было тоже на 10 стр. и 10 листах;
    • но страницы приложения 2 распечатали на обеих сторонах листов, поэтому его 10 стр. поместились на 5 листах.

    Итого у нас получилось 25 листов (10 + 10 + 5). Это количество и указываем в заверительной надписи сшива – см. Пример 4.

    Пример 4. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого 1 автор


    Пример 5. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого несколько авторов


    Прошиваем и заверяем копии документов

    Форма отметки о заверении копии установлена ГОСТ Р 7.0.97-2016. И здесь важно не упустить такой нюанс (сравните Примеры 6 и 7): когда копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется:

    • печатью (при ее наличии) и
    • надписью о месте хранения оригинала – предмета копирования с указанием номера дела по номенклатуре.

    Печать стала необязательным атрибутом юрлица. Какие организации могут от нее отказаться? Как относиться к входящим документам от этих контрагентов, на которых теперь нет оттиска печати?

    Ответы в статье «Как жить без печати?» в № 5’ 2015

    См. статью «Размышления о печати в связи с ее отменой» в № 7’ 2015

    Пример 6. Отметка о заверении копии для ее использования внутри организации


    Пример 7. Отметка о заверении копии для ее представления во внешнюю среду организации


    Причем о необходимости наличия этих 2 атрибутов говорит не только рекомендательный ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и обязательный для всех Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ 1983 г.; он до сих пор действует, фигурирует и в судебной практике, а это серьезный аргумент). Надпись о месте хранения оригинала, с которого изготавливается копия, была в этом Указе еще в 1983 году, а предыдущий ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов 2003 года такой рекомендации не содержал, и в судах порой неправильно оформленные копии документов не принимали в качестве доказательств, поэтому в последний ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимость данной формулировки добавили.

    Но установить точный номер дела по номенклатуре можно не у всех документов. Так, не всегда в делах хранятся трудовые книжки. В таких ситуациях допускается не указывать конкретный номер дела, но остальную часть фразы лучше написать – см. Пример 8.

    См. новость «Заверенную копию можно выдать только при наличии подлинника» на основе судебной практики в № 12’ 2014

    См. статью «Об оригиналах, копиях и архивной науке» в № 12’ 2016

    Если документ существует в электронной и бумажной форме, то который из них оригинал? в № 10’ 2020

    Отметку о заверении копии (Примеры 7, 8) оформляют 1 раз на единственной странице документа. Если у нас многостраничная копия, то мы можем действовать по-разному:

    • оформить отметку о заверении на каждом листе копии либо
    • сделать сшив листов и на приклеенном листочке разместить информацию и о количестве прошитых листов, и о заверении копии (Пример 9).

    Пример 8. Отметка о заверении копии, когда оригинал не подшит в дело


    Пример 9. Отметка о заверении сшива копии многостраничного документа


    Требований к прошивке листов копии документа в ГОСТ Р 7.0.97-2016 либо в каком-то другом стандарте или нормативном документе нет. Но есть исключения для отдельных видов документов. Например, приказ ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ устанавливает требования к копиям документов, которые представляются в налоговые органы на бумажном носителе.

    Приложение № 18 к приказу ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@

    ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

    1. Настоящие Требования разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.

    2. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

    3. Прошивка документов должна соответствовать требованиям:

    обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;

    обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;

    исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

    4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

    На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.

    5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

    6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов.

    Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.

    Из формулировок приказа ФНС России и практики представления документов в налоговые органы следует, что в 1 сшив можно помещать копии многих документов, главное, чтобы его объем не превышал 150 листов.

    В приказе ФНС России не упоминается слово «Верно». В отличие от ГОСТ Р 7.0.97-2016, нет в нем и условия о проставлении печати. Но эти элементы лучше вставлять в отметку о заверении копии в силу ГОСТ.

    Нормативных правовых актов, которые вводят особые требования к прошивке и заверению копий документов для представления в суды или правоохранительные органы, нет. Как правило, в их запросах можно встретить фразу «копии документов должны быть заверены надлежащим образом». Если такая формулировка имеется, то следует руководствоваться нормами ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Указа 1983 г. – фактически следуйте Примерам 7–9 нашей статьи.

    Приоритет документам в электронном виде

    Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.

    И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.

    Когда документооборот масштабный

    Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).

    Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.

    Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.

    Пример 10. Фрагмент Инструкции по делопроизводству о работниках, наделенных правом заверять копии документов


    Пример 11. Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов


    Пример 12. Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

    Пример 13. Возможная формулировка в доверенности для внештатного сотрудника

    Настоящей доверенностью ООО «Монополия» уполномочивает Лисицыну Викторию Валентиновну совершать от имени Доверителя следующие действия:

    • представлять интересы Доверителя в отношениях с организациями всех организационно-правовых форм; с физическими лицами; во всех государственных и муниципальных органах власти и управления, нотариальных конторах, правоохранительных органах, судах с правом подписи, получения, представления документов по вопросам, связанным с ;
    • заверять копии документов для предоставления любым лицам, в том числе: клиентам, партнерам, правоохранительным и контролирующим органам, адвокатам, судам и т.д.

    Когда копию документа заверяет работник компании, в заверительной надписи указывается его должность по штатному расписанию (как в Примерах 6–9). Когда это делает стороннее лицо по доверенности, вместо должности указывается фраза «уполномоченное лицо», реквизиты доверенности рядом с подписью заверителя необязательны (Пример 14). Подтвердить полномочия можно:

    • предъявив оригинал доверенности по запросу или
    • сразу приложить копию доверенности, предварительно заверенную руководителем компании.

    Тут возникает еще один вопрос – ставить ли на отметку о заверении копии печать вашей организации? Копия выходит за ее пределы, а потому оттиск печати нужен, просто проставлять его будет сотрудник вашей компании («внештатникам» редко ее отдают). Кстати, оттиск печати теперь принято ставить так, чтобы он не закрывал личный росчерк.

    Пример 14. Отметка о заверении копии доверенным лицом для ее представления во внешнюю среду организации

    Как сшивать персонифицированный учет

    • Как сшивать персонифицированный учет
    • Как правильно и чем прошивать документы
    • Как подшивать бухгалтерские документы
    • Документы, папки для бумаг, нитки, пломбы, печать.
    • Тема на форуме бухгалтеров
    • Как сшивать документы для налоговой
    • Как сделать персонифицированный учет
    • Как сдать персонифицированный учет
    • Как сделать персонифицированный отчетКак сделать персонифицированный отчет
    • Как делать индивидуальные сведенияКак делать индивидуальные сведения
    • Как подшивать уставКак подшивать устав
    • Как сформировать в 1с персонифицированный отчетКак сформировать в 1с персонифицированный отчет
    • Сдача персонифицированного учета: как подобрать способСдача персонифицированного учета: как подобрать способ
    • Как сшивать бухгалтерские документыКак сшивать бухгалтерские документы
    • Как сшивать отчет кассираКак сшивать отчет кассира
    • Как скрепить печатьюКак скрепить печатью
    • Как заполнить персонифицированный отчетКак заполнить персонифицированный отчет
    • Как прошнуровать книгу доходов и расходовКак прошнуровать книгу доходов и расходов
    • Как прошить книгу учета доходовКак прошить книгу учета доходов
    • Как заполнять отчет по персонифицированному учетуКак заполнять отчет по персонифицированному учету
    • Как сшивать документы ниткамиКак сшивать документы нитками
    • Как делать персонифицированный отчетКак делать персонифицированный отчет
    • Как подшивать книгу покупокКак подшивать книгу покупок
    • Как сшить документы для архиваКак сшить документы для архива
    • Как сшивать книгу продажКак сшивать книгу продаж
    • Как подшивать личные делаКак подшивать личные дела
    • Как получить дубликат пенсионного свидетельстваКак получить дубликат пенсионного свидетельства
    • Как восстановить пенсионное свидетельствоКак восстановить пенсионное свидетельство
    • Как сшивать папкиКак сшивать папки
    • Как оформить дела при сдаче в архивКак оформить дела при сдаче в архив


    Содержание

    1. Какая документация требует прошивания
    2. Как правильно прошивать документы по ГОСТу
    3. Инструменты и подготовительная работа
    4. Инструкция прошивки важных бумаг
      • Два прокола
      • Три прокола
      • Четыре прокола
    5. Заключение

    Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

    Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

    Какая документация требует прошивания

    Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

    Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:

    • Кадровые постановления.
    • Бухгалтерская отчетность.
    • Архивная документация.
    • Другие документы.

    Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

    Как правильно прошивать документы по ГОСТу


    В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

    Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

    Инструменты и подготовительная работа

    Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

    Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:

    • Иголка и шило.
    • Дырокол.
    • Нитки или тесьма.
    • Файл сшивки.
    • Ножницы.
    • Канцелярский клей.

    После подготовки всех инструментов нужно:

    1. Собрать все документы, нужной стороной и в правильном порядке.
    2. Проверить, чтобы на страницах не оставалось скоб и зажимов. Поскольку они могут помешать да и при последующем хранении они не нужны.
    3. Аккуратно сложить листы, иначе скрепленная пачка будет смотреться некрасиво, а область выбившихся страниц замнется. При объемном делопроизводстве для сшивания нитью применяется специальный прибор для выравнивания офисных документов.

    Инструкция прошивки важных бумаг


    Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

    Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

    Два прокола

    Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

    Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

    Три прокола

    Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

    Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.


    Четыре прокола

    Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

    Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

    1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
    2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
    3. После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

    Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.


    Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

    Заключение


    Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.

    Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

    Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

    В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

    1. Что надо знать о СНИЛС
    2. Замена СНИЛС: когда может потребоваться новый документ
    3. Ошибка в «зеленой карточке»
    4. Замена страхового свидетельства
    5. Куда подавать заявление
    6. Подача заявления через сайт ПФР
    7. Документы для замены «зеленой карточки»
    8. Бланк формы АДВ-2
    9. Стоимость услуги
    10. Замена СНИЛС: длительность процедуры
    11. Меняется ли номер лицевого счета при получении нового свидетельства
    12. Является ли обязательной замена документа
    13. Замена свидетельства не по месту регистрации
    14. Заключение
    15. Отзывы

    Что надо знать о СНИЛС

    Как осуществляется замена СНИЛС

    Процедура учета граждан в системе обязательного пенсионного страхования регламентируется Федеральным законом от 01 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» №27-ФЗ.

    Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования представляет собой зеленую пластиковую карту, подтверждающую регистрацию ее владельца в ОПС. Документ содержит такие данные:

    • непосредственно СНИЛС, который расшифровывается как страховой номер индивидуального лицевого счета;
    • полное имя гражданина (ФИО);
    • гендерную принадлежность;
    • место и дату рождения;
    • дату регистрации в системе.

    Страховой номер (СНИЛС) является уникальным и закрепляется за гражданином на всю жизнь.

    Замена СНИЛС: когда может потребоваться новый документ

    Страховое свидетельство выдается гражданину на основании его удостоверения личности (гражданского паспорта или свидетельства о рождении). Указанные там личные данные вносятся сотрудниками ПФ России в систему обязательного пенсионного страхования и, соответственно, в так называемую «зеленую карточку».

    Среди простых обывателей бытует мнение о том, что нужно поменять номер СНИЛС при смене паспорта после замужества. Оно ошибочно. Сам номер замене не подлежит, меняется лишь свидетельство, да и то при условии, что после вступление в брак была изменена фамилия. И это не единственная ошибка. Многие считают, что изменение подданства является основанием для смены страхового свидетельства. Люди считают, что, получая новый паспорт следует заменить все имеющиеся документы. Вопрос о том, нужно ли менять СНИЛС при получении гражданства РФ активно обсуждается на юридических форумах. «Зеленая карточка» не содержит информации о гражданстве.

    Мы не случайно говорили о том, какую информацию о владельце содержит свидетельство. Эти ведомости должны соответствовать действительности, поэтому любое их изменение является основанием для замены документа. Следует помнить, что обмен СНИЛС осуществляется в случае:

    • изменении личных данных гражданина;
    • выявлении ошибки в документе.

    При смене места жительства или прописки обменивать страховое свидетельство не нужно.

    Есть еще одно обстоятельство, требующее получения нового свидетельства. Это его утеря или кража. В этом случае необходимо обратиться в подразделение Пенсионного фонда с соответствующим заявлением, и получить дубликат. О том, на основании каких документов и в какие сроки выдается новая карта мы расскажем в одном из следующих разделов.

    Когда в 2016 году отделения Пенсионного фонда РФ начали выдавать карточки нового образца, граждане стали активно интересоваться, нужно ли обменивать старые свидетельства и в каких случаях меняют СНИЛС старого образца на новый. Внимательно присмотревшись можно заметить, что от ранее выдаваемых «зеленых карточек» обновленные свидетельства практически не отличаются. Лицевая сторона осталась прежней, немного изменилось информация на обратной стороне.

    Обмен следует осуществлять только тем лицам, которые имеют свидетельство, выданное до 2003 года. Этот документ утратил свою актуальность. В остальных случаях замена страхового свидетельства не является обязательной, а выполняется исключительно по желанию его владельца.

    Ошибка в «зеленой карточке»

    При оформлении страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования сотрудники Пенсионного фонда России могут допустить ошибку. К сожалению, от подобных ситуаций не застрахован никто. Поэтому при получении документа следует внимательно изучить внесенную в него личную информацию. Она должна точно отвечать действительности. При ошибке в данных могут возникнуть проблемы с начислением пенсии, получением социальных льгот и услуг.

    Замена страхового свидетельства

    Замена страхового свидетельства

    При возникновении обстоятельств, требующих замены страхового свидетельства, его владелец обязан обратиться в ПФР с соответствующим заявлением. Процедура практически не отличается от получения первой «зеленой карточки». Заявителю придется подавать более расширенный пакет документов и заполнять заявление другой формы. Обменять документ можно:

    • через работодателя;
    • лично, посетив подразделение Пенсионного фонда РФ.

    Замена свидетельства осуществляется независимо от занятости заявителя. Нетрудоустроенные граждане имеют полное право обратиться с соответствующим заявлением в ПФР самостоятельно. Закон не запрещает подавать заявку через законного представителя. Обязательным условием для такого обращения валяется наличие удостоверенной соответствующим образом доверенности.

    Замена СНИЛС в Пенсионном фонде – процедура, которую могут пройти даже граждане, не имеющие прописки. Отсутствие регистрации не является основанием для отказа в приеме документов. Такие лица могут обратиться в подразделение Пенсионного фонда России по месту фактического проживания.

    Чтобы при обмене страхового свидетельства не возникло никаких недоразумений, сотрудники ПФР рекомендуют заранее уточнить, что нужно, чтобы поменять СНИЛС, и куда следует обращаться…..

    Куда подавать заявление

    Для того чтобы заменить СНИЛС, граждане имеют право обратиться с соответствующим заявлением в ПФР. Официально трудоустроенные лица, работодатели которых делают регулярные взносы в Пенсионный фонд РФ, могут обратиться в любое его подразделение. Все остальные категории граждан обязаны подавать заявление в орган по месту регистрации.

    Не менее удобным способом замены страхового свидетельства является обращение в МФЦ. Многофункциональные центы сумели существенно разгрузить Пенсионный фонд. После их появления сдача документов перестала требовать существенных временных затрат. Следует помнить, что МФЦ имеют право лишь понимать заявления. За обновленным свидетельством заявителям се равно придется обращаться в ПФР.

    После появления портала Госуслуги многие россияне активно используют его для получения документов и услуг. Через интернет-сервис заказать обмен страхового свидетельства невозможно. Запрет на удаленное оформление объясняется тем, что номер СНИЛС, а также указанные в заявлении данные являются конфиденциальной информацией. Их свободное распространение в Сети недопустимо.

    Подача заявления через сайт ПФР

    При возникновении необходимости в замене страхового свидетельства можно подать заявление на сайте ПФР. Для этого необходимо зайти на сайт http://www.pfrf.ru. Выбрав вкладку «Как получить, заменить и восстановить СНИЛС».

    Если замена осуществляется, например, в случае потери свидетельства, следует выбрать раздел «В случае потери «зеленой карточки» со СНИЛС». Далее открывается окно с текстом, из которого можно узнать, что восстановление свидетельства осуществляется только при личном обращении в подразделение ПФ, а также указываются сроки выдачи дубликата.

    В конце страницы пользователь может увидеть ссылку, позволяющую скачать бланк документа.

    Тем, кто желает обменять свидетельство по причине изменения личных данных, нужно выбрать вкладку «СНИЛС при смене фамилии», и, следуя подсказкам, заполнить бланк заявления.

    Документы для замены «зеленой карточки»

    Граждане, которым по какой-либо причине понадобилось обменять «зеленую карточку» должны знать, какие документы нужны при замене СНИЛС. В отличие от первого получения свидетельства, выдача дубликата требует подачи более расширенного пакета документов. Заявителю понадобится:

    • бланк заявления формы АДВ-2 (тем, кто потерял документ или у кого его украли необходимо заполнить бланк АДВ-3);
    • удостоверение личности, отображающее актуальные личные данные;
    • документальное подтверждение необходимости смены информации (свидетельство о браке, разводе или другие бумаги);
    • устаревший документ.

    Тем, кто обращается за выдачей дубликата по причине утери, можно предоставить копию утраченного свидетельства (при наличии).

    Бланк формы АДВ-2

    Бланк формы АДВ-2

    При возникновении ситуаций, требующих замены СНИЛС, заявитель заполняет бланк формы АДВ-2.

    Бланк требует внесения таких данных:

    • номера действующего страхового свидетельства;
    • полного имени (ФИО);
    • новой личной информации (например, фамилии, полученной после вступления в брак);
    • гендерной принадлежности;
    • информации о месте регистрации (жительства или пребывания);
    • ведомостей о новом удостоверении личности;
    • даты подачи обращения;
    • подписи заявителя с расшифровкой.

    Образец заполнения можно найти на информационных стендах ПФР или на профильных сайтах.

    Сложностей при заполнении документа возникнуть не должно. Главное – избежать описок, ошибок и зачеркиваний.

    Стоимость услуги

    Граждане, у которых возникли обстоятельства, требующие обмена «зеленой карточки», интересуются, сколько стоит поменять СНИЛС. Возможно, многие заметили, что когда мы говорили о необходимых для замены свидетельства документах, то не упоминали о квитанции, подтверждающей оплату госпошлины. И это не случайно. Услуга оказывается совершенно бесплатно.

    Платить придется только тем, кто планирует представлять в Пенсионном фонде России интересы другого человека. Им придется оплатить услуги нотариуса, выдавшего доверенность. Не понадобится она тем, кто будет получать документ для ребенка или находящегося под опекой лица.

    Замена СНИЛС: длительность процедуры

    В соответствии с действующим законодательством РФ открытие лицевого счета и изготовление «зеленой карточки» осуществляется в течение трех недель. Возникает вполне понятный вопрос – касаются ли эти сроки процедуры обмена? О том, сколько дней меняется СНИЛС можно узнать из Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 21 декабря 2016 года №766н. В соответствии с нормами этого документа рассмотрение заявления об обмене (выдаче дубликата) страхового свидетельства осуществляется в течение пяти рабочих дней.

    На практике процедура занимает гораздо меньше времени. Большинство отделений ПФР технически хорошо обеспечены, что позволяет изготовить и выдать новый документ в день обращения.

    Что касается МФЦ, то при обращении за обменом «зеленой карточки» через многофункциональные центры, нового документа придется ждать пять дней.

    Меняется ли номер лицевого счета при получении нового свидетельства

    Граждане, столкнувшиеся с необходимостью получения нового страхового свидетельства, интересуются, меняется ли номер СНИЛС при его замене. Мы уже ранее говорили о том, что сам страховой номер индивидуального лицевого счета является уникальным и присваивается гражданину один раз на всю жизнь. При утере карточки или изменении личных данных владельца выдается только новое свидетельство, сам СНИЛС остается прежним.

    Является ли обязательной замена документа

    Является ли обязательной замена документа

    Возникновение необходимости внесения новых личных данных или утеря «зеленой карточки» заставляет нас обращаться в Пенсионный Фонд РФ или МФЦ с заявлением об обмене. В некоторых случаях пропажа обнаруживается не сразу или гражданин не знает, что изменение личных данных требует получения новой карточки. Действующим законодательством Российской Федерации не предусмотрено наказание за несвоевременную замену. Поэтому заставлять гражданина обращаться в ПФР не будет никто.

    Мы говорили о том, что без «зеленой карточки» гражданин не сможет воспользоваться рядом льгот и услуг, поэтому в получении дубликата утерянного документа или свидетельства с внесенными актуальными данными заинтересован, прежде всего, он сам.

    Замена свидетельства не по месту регистрации

    На юридических форумах часто задается вопрос о том, можно ли обменять СНИЛС в другом городе. Ответ на него должен знать каждый, так как отправляясь в командировку, на учебу или на отдых мы берем с собой все личные документы. Иногда мы их просто теряем, от этого не застрахован никто. Если обнаружилась пропажа «зеленой карточки», не стоит волноваться. У граждан есть возможность заполнить заявление, предоставить пакет необходимых документов и обратиться в отделение Пенсионного фонда России по месту фактического проживания. Обращение не по месту регистрации не является основанием для отказа в выдаче дубликата.

    Заключение

    Читайте также: