Какие документы находятся в наблюдательном деле сотрудника местного органа пфр

Опубликовано: 28.01.2023

В отделе оценки пенсионных прав застрахованных лиц Управле­ния ПФР ведутся «наблюдательные» дела, подшивки инструктивных писем, журналы регистрации, а также формируются «наблюдатель­ные» дела организаций.

В «наблюдательном» деле находятся:

• учредительные документы учреждения: свидетельство о госу­дарственной регистрации, устав или положение, лицензия и т. д., из которых можно усмотреть вид производства, режим работы учреждения;

• Перечень работ, профессий и должностей, занятость в кото­рых дает право на досрочную трудовую пенсию по старости, заверенный подписью руководителя и печатью предприятия. В случае, если Перечень составлен с участием представителя профсоюзной организации, он должен быть дополнительно подписан председателем профсоюзного комитета;

• списочный состав работников, пользующихся правом на до­срочную трудовую пенсию на соответствующих видах работ, подготовленный на начало года;

• списочный состав работников, выходящих на досрочную пен­сию в новом году;

• штатное расписание, тарификационные списки, расчет чис­ленности работников;

• документы, подтверждающие факт работы на соответствую­щих видах работ.

Работодатели всех форм собственности ежегодно предоставляют Перечни рабочих мест, наименований профессий и должностей, ра­бота в которых дает право на досрочное назначение трудовой пен­сии по старости, не позднее 1 февраля в территориальные органы ПФР. При организации работы с Перечнями необходимо исходить из того, что Перечень — это официальный документ работодателя, которым он заявляет право своих работников получать досрочную пенсию по старости в течение 5—10 лет из средств ПФР. Поэтому вся информация в Перечне должна соответствовать первичной учет­ной документации по условиям труда. Работодатель в соответствии со ст. 25 Закона о трудовых пенсиях несет ответственность за досто­верность сведений, содержащихся в документах, представляемых ими для установления и выплаты трудовых пенсий, сведений персо­нифицированного учета. Обязанность работодателя — документаль­но доказать наличие пенсионных льгот.

3. Основные требования при формировании перечня рабочих мест, наименований профессий и должностей, ра­бота в которых дает право на досрочное назначение трудовой пен­сии по старости

При формировании Перечня необходимо определить:

1) имеются ли на предприятии производства, работы, техноло­гические процессы, предусмотренные ст. 27 Закона о трудовых пен­сиях;

2) уточнить, какие конкретно разделы, подразделы, пункты, по­зиции (должности и профессии) Списков № 1 и 2 применяются не­зависимо от ведомственной принадлежности предприятия;

3) определить соответствие записей наименований профессий по штатному расписанию с наименованиями профессий и работ с особыми условиями труда, предусмотренных ст. 27 Закона о трудовых пенсиях. Наименование профессий в штатном расписании должно соответствовать Общероссийскому классификатору.

Перечни выпускаются в двух экземплярах, один находится в «наблюдательном» деле, другой остается на хранении у работодате­ля. При составлении Перечня рабочих мест, наименований профес­сий и должностей, занятость в которых дает право на досрочную трудовую пенсию по старости, необходимо использовать следующие законодательные и нормативные акты:

• Закон о трудовых пенсиях;

• Списки № 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсионное обеспечение, утвержденные постановлением Совета Министров СССР от 26 января 1991 г.;

• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Вып. 00-76 (М., 1986).

Перечень составляется по видам деятельности, предусмотрен­ным ст. 27, 28 Закона о трудовых пенсиях. При составлении Переч­ня учитывается, что круг лиц, имеющих право на досрочную трудо­вую пенсию по старости, определяется Списками соответствующих работ, профессий и должностей, утвержденными Правительством РФ. Указанные списки конкретизируют наименование видов дея­тельности, профессий, должностей, учреждений и организаций, за­нятость в которых подлежит зачету в стаж на досрочную трудовую пенсию по старости.

Принятые Перечни в обязательном порядке регистрируются в журнале.

Если в течение года, на который представлены Перечни, на предприятии вследствие реорганизации или других причин измени­лись штатное расписание, структурное деление, условия труда, влияющие на право приобретения стажа на соответствующих видах работ, работодатели в установленные сроки представляют «Измене­ния к Перечню работ, профессий и должностей, занятость в кото­рых дает право на досрочную трудовую пенсию по старости».

Контрольные вопросы

  1. Укажите, кем осуществляется документальная проверка достоверности стажа, дающего право на досрочное назначение трудовой пенсии?
  2. Укажите цель ведения и перечень документов «наблюдательного» дела
  3. Укажите порядок формирования Перечня рабочих мест, наименований профессий и должностей, работа которых дает право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости

Лекция № 14

Тема: «Порядок приема и обработки документов для перерасчета пенсий»

1. Прием и обработка документов для перерасчета пенсий

2. Организация работы комиссии по назначению пенсий

Дата публикации 24.02.2016

По общему правилу, возможность выйти на страховую пенсию по старости появляется у гражданина при одновременном выполнении следующих условий:

  • достижение пенсионного возраста (мужчины - 60 лет, женщины - 55 лет);
  • наличие величины индивидуального пенсионного коэффициента не менее 9;
  • наличие страхового стажа не менее семи лет.

Данные положения предусмотрены ст. 8, 35 и приложением 3 к Федеральному закону от 28.12.2013 № 400-ФЗ "О страховых пенсиях" (далее - Закон № 400-ФЗ).

В целях своевременного и правильного назначения пенсий, а также для обеспечения полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, приобретающих в ближайшие 12 месяцев право на страховую пенсию по старости, территориальные органы Пенсионного фонда России проводят заблаговременную работу в отношении указанной категории лиц, завершая ее не менее чем за месяц до возникновения права на пенсию.

Одним из основных направлений данной работы является формирование сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, в т.ч. оценка документов, необходимых для назначения пенсий.

Проведение подготовительной работы по назначению пенсий позволяет снизить нагрузку на работающих граждан за счет представления страхователями (работодателями) документов на будущих пенсионеров в электронной форме. В этой связи органы ПФР осуществляют информационное взаимодействие по защищенным каналам связи со страхователями в части представления на работников электронных образов документов, необходимых для назначения пенсии.

Макет пенсионного дела - это комплект скан-образов документов, необходимых для назначения пенсии (паспорт, страховое свидетельство, трудовая книжка и т.д.), который работодатель может представить в ПФР. Список документов, необходимых для оформления пенсии, опубликован на сайте ПФР.

Представление документов работодателем в ПФР для назначения пенсии осуществляется с письменного согласия работника. Вместе с тем данное обращение работодателя в ПФР является его правом, а не обязанностью. Каждый работодатель самостоятельно принимает решение о том, будет ли он подавать сведения о назначении пенсии (макеты пенсионных дел) на своих сотрудников (п. 3 ст. 21 Закона № 400-ФЗ).

Пользователи, подключенные к 1С-Отчетности, могут отправлять в ПФР макеты пенсионных дел прямо из "1С:Бухгалтерии 8". Документы представляются в виде скан-образов, которые при отправке в ПФР заверяются электронной подписью организации.

Если территориальное отделение ПФР вашего региона принимает макеты пенсионных дел (далее - макет) от абонентов 1С-Отчетности, то данная возможность подключается в сервисе 1С-Отчетность автоматически. Изменять настройки подключения сервиса не требуется.

Возможность представления макетов пенсионных дел доступна не во всех регионах. За актуальной информацией о составе регионов необходимо обратиться по телефону технической поддержки 1С-Отчетности - 8-800-700-86-68. Перечень регионов России, территориальные отделения ПФР которых, на текущий момент, принимают макеты от абонентов 1С-Отчетности см. ниже.

Создание макета

Для создания макета выполните следующие действия (рис. 1):


При этом появляется форма "Макет пенсионного дела" (рис. 2).


Заполнение макета

Для заполнения формы выполните следующие действия (рис. 3):

  1. В поле "От кого" выберите организацию, которая представляет макет.
  2. В поле "Кому" выберите территориальное отделение ПФР, в которое представляется макет. Обращаем внимание, что код отделения ПФР, в которое отправляются макеты, в большинстве случаев не совпадает с кодом ПФР, по которому отправляется остальная отчетность. Дело в том, что обычно ПФР принимает макеты по отдельному, предназначенному для этих целей направлению, однако в некоторых регионах макеты принимаются по тому же направлению, что и остальная отчетность.
  3. В поле "Сотрудник" выберите сотрудника, которому будет назначаться пенсия. При этом автоматически заполняются: "СНИЛС", "Адрес регистрации", "Телефон". Если указанные сведения не заполнились автоматически - щелкните по гиперссылке "Заполнить" и введите недостающие сведения в карточку сотрудника в справочнике "Сотрудники".
  4. В поле "Дата выхода на пенсию" укажите соответствующую дату. Заблаговременная работа ПФР по приему от страховщиков сведений на своих сотрудников проводится за 6-12 месяцев до даты выхода сотрудника на пенсию и зависит от конкретного региона. Поэтому уточняйте период приема сведений в своем территориальном отделении ПФР.
  5. В поле "Пенсия начисляется" выберите основание для начисления пенсии. В нашем примере выбираем "По достижении возраста (Общий стаж)".
  6. В поле "Орган ПФР по месту назначения пенсии" укажите соответствующий код территориального отделения ПФР. Этот код используется для информирования сотрудников ПФР о том, в каком органе ПФР застрахованному лицу будет назначена пенсия. Если код неизвестен, то в первых трех цифрах указывается код отделения и далее нули (например, "088-000").
  7. Далее перейдите к заполнению раздела формы "Документы" (рис. 4).


В разделе формы "Документы" прикрепляются файлы скан-образов документов, необходимых для назначения пенсии (рис. 4). Прежде чем загружать файлы ознакомьтесь с требованиями к изображениям, щелкнув по гиперссылке "Требования к изображениям". Требования к изображениям также могут зависеть от территориального отделения ПФР.

Для загрузки файлов скан-образов документов щелкайте по гиперссылкам "Выберите файл" напротив соответствующих названий документов.


Если скан-образ документа содержит несколько страниц, для добавления страниц нажимайте "+добавить" для добавления последующих страниц (рис. 5).

Если загружается многостраничный документ, то в полях "Страницы" указывается:

  • в случае, когда документ пронумерован - номера страниц документа (например, паспорт, трудовая книжка и т.п.);
  • если документ не пронумерован - номера страниц по порядку (например, копия договора на нескольких листах, где на страницах не указаны номера).


Если к стандартному перечню документов (паспорт, страховое свидетельство, трудовая книжка, согласие на обработку персональных данных) требуется добавить другие документы, нажмите кнопку "Добавить" и выберите наименование необходимого документа (рис. 6). Затем, соответственно, загрузите скан-образы добавленных документов.


Формирование реестра документов

Перечень документов, передаваемых в макете, необходимо представлять с реестром документов, в котором должны быть перечислены наименования документов и количество их листов.

Чтобы сформировать и загрузить реестр документов, выполните следующие действия (рис. 7):



Отправка макета



После успешной отправки макета появится статус "Доставлено в ПФР" (рис. 11).


Перечень регионов, в которых отделения ПФР принимают макеты

Перечень регионов России, территориальные отделения ПФР которых, на текущий момент, принимают макеты пенсионных дел:

  • Амурская область
  • Белгородская область
  • Владимирская область
  • Волгоградская область
  • Вологодская область
  • Воронежская область
  • Еврейская автономная область
  • Забайкальский край
  • Ивановская область
  • Иркутская область
  • Калининградская область
  • Камчатский край Коми-Пермяцкий автономный округ (Пермский край)
  • Красноярский край
  • Курская область
  • Ленинградская область
  • Липецкая область
  • Омская область
  • Пензенская область
  • Пермский край
  • Псковская область
  • Республика Башкортостан
  • Республика Коми
  • Республика Крым
  • Республика Мордовия
  • Республика Татарстан
  • Рязанская область
  • Самарская область
  • Саратовская область
  • Смоленская область
  • Тюменская область
  • Тульская область
  • Удмуртская Республика
  • Ульяновская область
  • Хабаровский край
  • Ханты-Мансийский автономный округ - Югра
  • Чувашская Республика
  • Ярославская область
  • г. Санкт-Петербург


судебная коллегия по гражданским делам
верховного суда республики карелия

от 11 июля 2008 года

[Суд обоснованно не принял во внимание данные трудовой книжки истца, поскольку в ней имеются неточные сведения, за внесение которых истец был привлечен к уголовной ответственности]


в составе председательствующего: Фаткуллиной Л.З.

и судей: Михиляйнен И.И., Королевой СВ.


рассмотрела в судебном заседании дело по кассационной жалобе истца решение Пудожского районного суда от 21 мая 2008 года по иску Ш. к ГУ УПФ РФ в Пудожском районе о включении периодов работы в страховой стаж для назначения пенсии и назначении пенсии.

Заслушав доклад судьи Михиляйнен И.И., объяснения истца, поддержавшего доводы кассационной жалобы, объяснения представителя ответчика Р., возражавшей против доводов жалобы, судебная коллегия


Иск заявлен по тем основаниям, что решением комиссии ГУ УПФ РФ в Пудожском районе РК от 16 мая 2007 года Ш. было отказано в досрочном назначении трудовой пенсии по старости в соответствии с пп.6 п. 1 ст. 28 ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» в связи с отсутствием необходимого страхового стажа и стажа в районах Крайнего Севера. Из подсчета страхового стажа и стажа на соответствующих видах работ были исключены периоды, за которые отсутствует уплата страховых взносов, а именно: с 1 января 1991 года по 22 июня 1992 года в кооперативе «К.», а также с 22 июня 1992 года по 1 ноября 2004 года в ТОО «К. ЛТД». Истец считает решение комиссии ГУ УПФ РФ в Пудожском районе РК незаконным, просил его отменить.

Истец в судебное заседание явился, после отклонения его заявления об отводе судьи, покинул зал судебного заседания.

Ранее в судебном заседании истец уточнил исковые требования, просил обязать ответчика включить вышеуказанные периоды в страховой стаж для назначения пенсии и назначить пенсию с момента возникновения права на нее, то есть с 4 марта 2007 года. Пояснил, что страховые взносы в пенсионный фонд предприятием уплачивались, задолженности по ним не было, что подтверждается актом проверки от 1995 года, составленным сотрудниками пенсионного фонда. Нерегулярность уплаты объясняет несвоевременным финансированием фирмы, считает, что материалы наблюдательного дела ТОО «К.» сфальсифицированы работниками УПФ.

Представитель ответчика в судебном заседании исковые требования не признала и пояснила, что из стажа истца были исключены периоды, за которые не производились отчисления в Пенсионный фонд, а также в связи с отсутствием сведений о ведении финансово-хозяйственной деятельности и фонде оплаты труда предприятия, где работал истец. Пенсия, на которую претендует истец, устанавливается за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, то есть человек должен трудиться на условиях полного рабочего дня, постоянно. Доказательств этому истец не представил, просила в иске отказать.

Решением суда в иске отказано.


С решением суда не согласен истец, в кассационной жалобе просит отменить решение суда, в жалобе истец перечисляет доказательства, которые, по его мнению, подтверждают его исковые требования и которые были проигнорированы судом первой инстанции, кроме того, суд проигнорировал факт фальсификации «наблюдательного дела» ТОО «К.», а именно изъятия из данного дела документов, подтверждающих уплату страховых взносов в Пенсионный фонд, из дела изъяты полностью документы за 1991-1992 годы, частично за 1993-1995 годы.

В возражениях на кассационную жалобу ответчик просит оставить решение суда без изменения, а кассационную жалобу без удовлетворения.

Проверив материалы дела, обсудив доводы кассационной жалобы, судебная коллегия не находит оснований для отмены решения суда.

Судом установлено, что в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 28 ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» № 173-ФЗ право на досрочную пенсию по старости имеют мужчины по достижении возраста 55 лет, если они проработали соответственно не менее 15 календарных лет в районах Крайнего Севера либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях и имеют страховой стаж не менее 25 лет. Требование истца о назначении пенсии основано на этой норме указанного закона.

В страховой стаж в соответствии со ст. 10 вышеназванного Закона включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории РФ, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд РФ. В соответствии с п. 4 Правил исчисления периодов работы, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии в соответствии со ст. ст. 27 и 28 ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», в стаж работы засчитываются периоды работы, выполняемой постоянно в течение полного рабочего дня и при условии уплаты страховых взносов в ПФР.

В соответствии со ст. 56 ГПК РФ каждая сторона доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основания своих требований и возражений.

Вывод суда о том, что доказательств достаточности страхового стажа для назначения пенсии истцом не представлено и у него не возникло право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии в пп.6 п.1 ст. 28 Закона РФ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», коллегия находит обоснованным.

Из материалов наблюдательного дела ТОО «К. ЛТД», представленного ответчиком, видно, что страховые взносы в ПФ уплачивались нерегулярно, первая расчетная ведомость по страховым взносам предъявлена предприятием за 1 квартал 1993 года, последняя - по состоянию на 1.01. 1997 года. Из указанных ведомостей видно, что на предприятии не начислялась заработная плата в 1, 2 и 4 кварталах 1993 года, во 2,3 и 4 кварталах 1994 года, а также с 1995 по 1997 годы, как следствие, не начислялись страховые взносы в пенсионный фонд.

Судом установлено, что в период с 1997-1998 годы работниками пенсионного фонда составлялись условные ведомости по предприятию, в которых отсутствовали сведения о начислении заработной платы и страховых взносов.

Кроме того, вынося решение об отказе в иске, суд принял во внимание письмо Управления Министерства РФ по налогам и сборам по РК от 5 июля 2007 года, из которого видно, что ТОО «К. ЛТД» не предоставляло отчетность о результатах финансово- хозяйственной деятельности с 1997 года, что и послужило основанием для проведения процедуры банкротства в отношении предприятия.

Судом тщательно проверены обстоятельства, связанные с материалами, находящимися в наблюдательном деле и при этом суд пришел к выводу, что подтвердили и следственные органы, что у сотрудников пенсионного фонда не имелось какой-либо заинтересованности в изготовлении либо изъятии поддельных ведомостей. Сотрудниками УПФ в связи с непредставлением предприятием отчетности составлялись условные ведомости на основании телефонных звонков.

Суд обоснованно не принял во внимание данные трудовой книжки истца, поскольку в ней имеются неточные сведения, за внесение которых истец был привлечен к уголовной ответственности.

Ссылки в кассационной жалобе о том, что судом не были приняты во внимание представленные истцом доказательства, несостоятельны. Истец не согласен с оценкой этих доказательств.

Вывод суда о неправомерности требований истца о включении спорных периодов в страховой стаж для назначения пенсии и назначении досрочной трудовой пенсии по старости, основан на правильном установлении обстоятельств, имеющих значение для дела, правильной оценке представленных суду доказательств и правильном применении норм материального права.


Изложенным в кассационной жалобе доводам дана правовая оценка, с которой коллегия согласна, законных оснований для отмены решения суда не имеется.

Руководствуясь ст. ст. 361, 366 ГПК РФ, судебная коллегия


Решение Пудожского районного суда от 21 мая 2008 года по настоящему делу
оставить без изменения, а кассационную жалобу без удовлетворения.

Редакция сайта klerk.ru «Клерк» — крупнейший сайт для бухгалтеров. Мы не берем денег за статьи, новости или скачивание документов. Мы делаем все, чтобы сделать работу бухгалтеров проще.
«Клерк» Рубрика Отчетность
Фото Мальцева Борис, Клерк.ру

В соответствии с Федеральным законом № 167‑ФЗ [1] государственные (муниципальные) учреждения, производящие выплаты физическим лицам, являются страхователями. Данный статус накладывает на названные организации определенные обязательства, к которым, в частности, относится обязанность своевременно и в полном объеме перечислять страховые взносы, представлять документы, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, а также для назначения (перерасчета) и выплаты обязательного страхового обеспечения. В свою очередь, ПФР имеет право проверять документы, связанные с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения, представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, а также требовать и получать у страхователей необходимые документы, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе указанных проверок. В статье мы рассмотрим вопросы, сопряженные с осуществлением таких проверок.

Как следует из ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ [2] , страхователи (в том числе государственные (муниципальные) учреждения) представляют сведения индивидуального персонифицированного учета в территориальные органы ПФР по месту их регистрации:

1) ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с налоговым законодательством РФ начисляются страховые взносы), включающие:

страховой номер индивидуального лицевого счета;

  • фамилию, имя и отчество;
  • дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
  • дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
  • периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • другие сведения, необходимые для правильного назначения страховой пенсии и накопительной пенсии;
  • суммы пенсионных взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
  • периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
  • документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости;
2) не позднее 20 дней со дня окончания квартала – сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»;

3) не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг) (по форме СЗВ-М).

В свою очередь, территориальные органы ПФР осуществляют контроль за правильностью представления страхователями сведений персонифицированного учета, в том числе проверяют достоверность предоставляемых сведений назначения (перерасчета) сумм обязательного страхового обеспечения работников, имеющих льготы в связи с особыми условиями труда (ст. 16 Федерального закона № 27‑ФЗ, ст. 13 Федерального закона № 167‑ФЗ). Напомним, что согласно ст. 3 Федерального закона № 27‑ФЗ одной из целей индивидуального (персонифицированного) учета является обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер пенсии при ее назначении.

Ниже рассмотрим вопросы, связанные с проведением контрольных мероприятий, а также взаимодействием учреждения с проверяющими лицами ПФР.

Каков порядок назначения проверки?

Из текста вышеприведенного документа не вытекает, что страхователь заранее уведомляется о проведении проверки. Следовательно, если в учреждении давно не проводилась проверка персонифицированного учета, бухгалтерской службе следует быть готовой к контрольному мероприятию со стороны территориальных органов ПФР.

Какие документы будут затребованы при проверке?

  • учредительные документы;
  • штатное расписание организации, список внештатных работников, список работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг;
  • списки работников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;
  • расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;
  • лицевые счета работников;
  • приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и др.);
  • трудовые книжки работников;
  • табель учета рабочего времени;
  • документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда.
Отметим: поскольку проверки сведений о стаже и заработке осуществляются за два завершенных календарных года, предшествующих проверке, необходимо подготовить документы да данный период (см. п. 7 Методических рекомендаций № 11п).

На что обратят особое внимание контролеры?

Если у организации большая численность, то осуществляется выборочная проверка (не менее 7% от общей численности). Однако обращаем внимание, что в случае установления недостоверных сведений специалисты ПФР вправе провести сплошную проверку (п. 7 Методических рекомендаций № 11п).

Что если обнаружены ошибки и несоответствия?

При выявлении правонарушения, ответственность за которое установлена данной статьей, должностным лицом территориального органа ПФР составляется акт, который подписывается им и лицом, совершившим правонарушение. Об отказе лица, совершившего правонарушение, подписать акт в нем делается соответствующая запись.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных п. 2 – 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.

Акт в течение пяти дней с даты его подписания должен быть вручен лицу, совершившему правонарушение, лично под расписку, направлен по почте заказным письмом или передан в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления акта по почте заказным письмом датой вручения этого акта считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Что если учреждение не согласно с результатами проверки?

Каков порядок рассмотрения материалов проверки?

Указанный срок может быть продлен, но не более чем на один месяц.

Территориальный орган ПФР извещает учреждение о времени и месте рассмотрения акта. Неявка извещенного надлежащим образом лица или его представителя не лишает возможности руководителя (заместителя руководителя) территориального органа ПФР рассмотреть акт в отсутствие этого лица.

По результатам рассмотрения акта, а также приложенных к нему документов и материалов выносится решение (ст. 17 Федерального закона № 27‑ФЗ):

  • о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
  • об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.
Решение в течение пяти дней после дня его вынесения может быть вручено проверяемому лицу (его уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления решения по почте заказным письмом датой вручения этого решения считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Можно ли обжаловать вынесенное решение?

[1] Федеральный закон от 15.12.2001 № 167‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

[2] Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

[3] Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п.

Зарегистрирован в Минюсте РФ 31 декабря 2009 г.

Регистрационный N 15913

В соответствии с пунктом 1 статьи 13 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167 ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 51, ст. 4832; 2003, N 1, ст. 13; 2007, N 30, ст. 3754; 2008, N 18, ст. 1942; 2009, N 30, ст. 3739) и с подпунктом 5.2.100.87 Положения о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 321 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 28, ст. 2898; 2005, N 2, ст. 162; 2006, N 19, ст. 2080; 2008, N 11 ст. 1036; N 15, ст. 1555; N 23, ст. 2713; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; N 48, ст. 5618; 2009, N 2, ст. 244; N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 12, ст. 1427, 1434; N 33, ст. 4083, 4088; N 43, ст. 5064, N 45, ст.5350) приказываю:

Утвердить Порядок формирования, использования, хранения, приема и передачи документов в электронной форме в Пенсионном фонде Российской Федерации согласно приложению.

Министр Т. Голикова

Порядок формирования, использования, хранения, приема и передачи документов в электронной форме в Пенсионном фонде Российской Федерации

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок, разработанный с учетом требований федеральных законов от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554), от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448) и от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451), определяет правила формирования, использования, хранения, приема и передачи документов в электронной форме с подтверждением электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) в установленной сфере деятельности Пенсионного фонда Российской Федерации (далее - ПФР), между ПФР, с одной стороны, и организациями, с которыми ПФР или его территориальными органами заключены соглашения об информационном обмене документами в электронной форме, в том числе с государственными органами, органами местного самоуправления, страхователями, организациями, осуществляющими доставку пенсий, кредитными организациями, негосударственными пенсионными фондами с другой стороны, за исключением Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, подведомственных ему федеральных служб, федерального агентства, а также координируемых Министерством государственных внебюджетных фондов (далее - участники информационного взаимодействия).

2. Документ в электронной форме признается имеющим равную юридическую силу с документом, составленным на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью уполномоченного представителя участника информационного взаимодействия, оттиском печати участника информационного взаимодействия, при соблюдении требований Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

3. Участники информационного взаимодействия обеспечивают подтверждение полномочий лиц, имеющих право подписывать документ в электронной форме ЭЦП.

4. Участники информационного взаимодействия обязаны соблюдать конфиденциальность сведений, содержащихся в документах в электронной форме, обеспечивать защиту конфиденциальных сведений от несанкционированного доступа в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

II. Формирование документов в электронной форме

5. Документы в электронной форме создаются с применением информационных технологий в соответствии с утвержденными участниками информационного взаимодействия форматами.

6. Формат документа в электронной форме определяет способ отражения реквизитов утвержденной в установленном порядке формы этого документа, тип используемых файлов (XML, ASCII, DBF, иные типы), используемые графические образы, а также отражает дополнительные технологические особенности обработки документа в электронной форме.

7. Форматы документов в электронной форме утверждаются участниками информационного взаимодействия.

III. Обработка и хранение документов в электронной форме

8. При учете, использовании, хранении, уничтожении документов в электронной форме осуществляется их обработка с применением информационных технологий.

9. При обработке документов в электронной форме участники информационного взаимодействия обеспечивают перевод данных, содержащихся в документах, графических образов в информационные базы данных. При этом содержание обрабатываемых документов может дополнительно копироваться и преобразовываться (архивироваться) при условии сохранения в копии исходного документа подлинности заверяющей его ЭЦП.

10. Хранение документов в электронной форме осуществляется на машинных носителях информации в течение срока, определенного законодательством Российской Федерации, а в случаях, не установленных законодательством, в соответствии с соглашениями, заключенными между участниками информационного взаимодействия.

11. Участники информационного взаимодействия обеспечивают целостность информации, защиту ее от искажений и несанкционированного доступа, сохранность ЭЦП на протяжении установленного срока хранения.

IV. Прием и передача документов в электронной форме

12. Прием и передача документов в электронной форме осуществляются участниками информационного взаимодействия по каналам связи и на машинных носителях информации. При этом участники информационного взаимодействия обязаны использовать средства, обеспечивающие защиту информации от несанкционированного доступа методом шифрования, гарантирующие достоверность информации на основе применения ЭЦП, достаточные для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия участников информационного взаимодействия, а также для подтверждения авторства, целостности и подлинности электронного документа.

13. Для обеспечения конфиденциальности и подлинности передаваемых и получаемых документов в электронной форме участники информационного взаимодействия обязаны использовать средства криптографической защиты (шифровальные средства) и средства ЭЦП, сертифицированные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на деятельность в сфере защиты информации.

14. Перечень документов в электронной форме, которыми обмениваются участники информационного взаимодействия, сроки и периодичность их представления должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

15. Представление документов в электронной форме с нарушением формата, отсутствием подлинной ЭЦП являются основанием для отказа в приеме такого документа или пакета документов.

Читайте также: