Как внести изменения в пвтр в связи с отменой снилс

Опубликовано: 20.04.2024

Юрист-консультант «Что делать Консалт»

В 2019 году действующее законодательство претерпело некоторые изменения, одним из которых стала отмена бумажного СНИЛС, а также переход на электронные трудовые книжки. В статье Ирина Фролкина рассказала о преимуществах нововведений и нюансах, которые стоит учесть специалистам по кадрам.

Актуальные изменения в системе индивидуального персонифицированного учёта

Понятие СНИЛС закреплено в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования». Так, страховой номер индивидуального лицевого счёта – это уникальный номер индивидуального лицевого счёта, используемый для обработки сведений о физическом лице в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, а также для идентификации и аутентификации сведений о физическом лице при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций.

Изменения в систему индивидуального персонифицированного учёта в системе обязательного пенсионного страхования введены Федеральным законом от 01.04.2019 № 48-ФЗ. Указанный Федеральный закон отменил обязанность Пенсионного фонда РФ и его территориальных органов выдавать гражданам СНИЛС в бумажном варианте.

Следует отметить, что в случае если гражданин обратится в ПФР с запросом о выдаче СНИЛС на бумажном носителе, тогда Пенсионным Фондом РФ будет направлен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учёта.

Так, он может быть направлен гражданину по его выбору в электронном виде либо в бумажном варианте почтовым отправлением. При этом переход на электронный СНИЛС не освобождает работодателя от обязанности по его получению, поскольку при трудоустройстве у гражданина РФ и иностранного лица должен быть СНИЛС. Отметим, что ранее выданные страховые свидетельства сохраняют своё действие и в настоящее время. В случае утраты зелёной карточки СНИЛС физическому лицу по его запросу будет направлен документ нового образца.

Пенсионный Фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счёт, который имеет постоянный страховой номер на каждое физическое лицо. Чтобы получить СНИЛС, физическое лицо либо работодатель подают заполненную анкету в территориальный орган Пенсионного Фонда РФ. За достоверность данных, указанных в анкете, отвечает физическое лицо, которое её заполняет. Пенсионный Фонд РФ, в свою очередь, в течение 5 рабочих дней принимает решение об открытии лицевого счёта физическому лицу.

Форма уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (АДИ-РЕГ) утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 13.06.2019 № 335п. Уведомление будет содержать сведения, которые ранее содержались в «зелёной карточке» СНИЛС:

Страховой номер.
Фамилия, имя, отчество физического лица.
Дата и место рождения.
Пол физического лица.
Дата регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта.

Электронное уведомление будет всегда доступно в личном кабинете гражданина на сайте Пенсионного фонда РФ.

В свете последних изменений при смене физическим лицом фамилии с 01 апреля 2019 года обменивать свидетельство не нужно. Однако это не означает, что не нужно подавать сведения о смене фамилии в территориальный орган Пенсионного фонда РФ, указанные сведения физическое лицо может подать в территориальный орган Пенсионного фонда РФ лично либо через работодателя. Теперь СНИЛС прикрепляется к гражданину так же, как и ИНН.

По нашему мнению, переход на электронный СНИЛС имеет ряд преимуществ: в любой момент гражданин может запросить из Пенсионного фонда РФ сведения о своей трудовой деятельности, СНИЛС теперь легче заменить, СНИЛС всегда доступен в электронном виде.

Подводя итог вышесказанному, подчеркнём, что, несмотря на информацию об отмене СНИЛС, которая имела место в средствах массовой информации, изменилась лишь форма СНИЛС, законодатель не отменил его, а лишь изменил форму. Таким образом, повторимся, по заявлению застрахованного лица ему будет направлен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта. Так, в связи с вступившими в силу изменениями физическому лицу не обязательно обращаться непосредственно в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ, достаточно войти в личный кабинет застрахованного лица на сайте Пенсионного фонда РФ. Для того чтобы войти в личный кабинет застрахованного лица на сайте Пенсионного фонда РФ, необходимо чтобы гражданин был зарегистрирован на портале Госуслуг, причём профиль должен быть подтверждённым.

Переход на цифровой формат трудовых книжек

2019 год ознаменовался рассмотрением проекта Федерального закона о переходе на цифровой формат трудовых книжек. Речь о переходе на электронные трудовые книжки и отмене бумажных трудовых книжек идёт уже давно. Так, Минтруд России ранее предлагал осуществить переход на электронные трудовые книжки в несколько этапов.

2020 год – предлагалось ведение электронных и бумажных трудовых книжек.
2021 год – переход на электронные трудовые книжки и постепенный отказ от бумажных трудовых книжек.
2027 год – окончательный отказ от ведения бумажных трудовых книжек.

Президентом РФ подписан Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который дополняет Трудовой Кодекс РФ некоторыми положениями. Указанным Федеральным законом определено понятие сведений о трудовой деятельности, которыми является информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, информация представляется работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ в соответствии с законодательством РФ об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ принят в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Также полагаем, что указанные изменения упростят процедуру трудоустройства граждан, а также поспособствуют снижению издержек работника и работодателя при трудоустройстве.

Одним из отличий бумажной трудовой книжки от электронной трудовой книжки является то, что последняя будет храниться у работодателя и в Пенсионном фонде РФ. Как уже описывалось ранее, информация, содержащаяся в электронной трудовой книжке, идентична информации, содержащейся в бумажной трудовой книжке, однако в электронном варианте трудовой книжки не будет записи об образовании сотрудника и его поощрениях.

В юридической доктрине выделяются несколько преимуществ электронных трудовых книжек, такие как снижение расходов работодателя на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, дистанционное оформление пенсий, быстрый доступ работников к сведениям об их трудовой деятельности, снижение ошибок и недостоверности сведений о трудовой деятельности работника, высокий уровень защиты данных.

Обоснованным является вопрос о том, достаточно ли будут защищены данные сотрудников и не будут ли они утеряны. По информации Пенсионного фонда РФ, информационная система Пенсионного фонда РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных, то есть взлом и изменение данных практически невозможны.

Важнейшие изменения для кадровика по электронным трудовым книжкам

Переход на электронные трудовые книжки начинается с 2020 года, в этот период работодатели обязаны будут вести электронные трудовые книжки.

Работодателям необходимо будет в срок по 30 июня 2020 года включительно письменно известить работников об изменениях в трудовом законодательстве и разъяснить им их право на сохранение бумажной трудовой книжки. А также, полагаем, что в некоторых случаях работодателю придётся внести изменения в действующие в организации локальные нормативные акты, которые регламентируют деятельность организации, а также соглашения и коллективные договоры.

По желанию работника работодатель может продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде. Письменное заявление о выборе формата трудовой книжки работник должен подать работодателю по 31 декабря 2020 года включительно. Для этого работнику необходимо будет написать заявление о ведении его трудовой книжки в бумажном виде. В случае же если от работника такого заявления не поступит, работодатель будет вести трудовую книжку в бумажном виде и передавать сведения в Пенсионный Фонд РФ. Обращаем внимание, что если даже работник напишет работодателю заявление о ведении его трудовой книжки в бумажном виде, работодателю всё равно необходимо будет вести цифровой формат трудовой книжки. В случае если работник подаст работодателю заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то работодатель возвращает бумажную трудовую книжку работнику, в которой делает соответствующую запись о выборе работника. Отметим, что в случае выбора работником ведения трудовой книжки в бумажном виде это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Если трудовая деятельность работника начнётся в 2021 году, то сведения о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном формате. Такой работник будет поступать на работу, имея электронный СНИЛС. Полагаем, что трудовые договоры будут заключаться в электронном виде с целью перехода на электронный документооборот.

Следует отметить, что в отношении дистанционных работников также будут вестись электронные трудовые книжки. При этом трудовые договоры с такими работниками можно будет заключать в электронной форме, однако для этого у сторон должны быть ЭЦП.

В связи с ведением цифрового формата трудовой книжки законодатель предоставил работнику право запросить у работодателя, за период работы у данного работодателя, сведения о трудовой деятельности (в случае если работник перешёл на электронный формат трудовой книжки). Работодатель при получении такого заявления обязан представить запрашиваемые сведения в период работы сотрудника не позднее трёх рабочих дней со дня подачи такого заявления, а в случае увольнения в день прекращения трудового договора.

Если в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о его трудовой деятельности не представляется возможным в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения указанных сведений, работодатель направляет сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя заказным письмом с уведомлением по почте. С момента, когда работодатель направил сведения работнику, он освобождается от ответственности за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности.

Отметим, что должностное лицо с 2020 года могут привлечь к административной ответственности за неоднократное нарушение сроков подачи сведений в Пенсионный фонд РФ в календарном году либо за направление неполной или искажённой информации.

Новая отчётность в ПФР

В настоящее время Пенсионным фондом РФ разработаны формы СЗВ-ТД и СТД-Р, вынесенные на публичные обсуждения, которые планируется применять с 2020 года.

По форме СЗВ-ТД работодатель будет направлять отчёты в Пенсионный фонд РФ о произошедших кадровых изменениях, о приёме сотрудников, увольнении сотрудников. С 01 января 2020 года отчёт по указанной форме работодателю необходимо будет подавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были изменения. При этом необходимо будет указывать только сведения в отношении работников, в отношении которых имели место кадровые изменения, такие как приём, увольнение, постоянный перевод на другую должность, а также сведения о работниках, подавших заявление о выборе формата трудовой книжки, о представлении сведений о трудовой деятельности. Возможно, подавать сведения также придётся при других кадровых изменениях, например при получении работником новой квалификации. Исключение составляют лишь сведения о поощрениях и об образовании.

С 01 января 2021 года сведения о принятых и уволенных сотрудниках необходимо будет подавать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа. Также при подаче указанных сведений необходимо будет уведомить Пенсионный фонд РФ обо всех кадровых изменениях, произошедших с работником, в случае если до увольнения работодатель не успел подать такие сведения. Работодатели будут подавать соответствующие сведения аналогично другой отчётности в Пенсионный Фонд РФ. Работодатели, у которых число сотрудников не превышает 25 человек, смогут подавать сведения в бумажном виде. Представлять сведения в форме электронного документа необходимо с усиленной квалифицированной подписью.

Форма же СТД-Р предназначена для того, чтобы выдавать работникам сведения о трудовой деятельности. В форме СТД-Р работодатели будут указывать всю информацию о трудовой деятельности сотрудника в организации. Пенсионный фонд РФ разъясняет, что форму СТД-Р нужно будет представлять работнику по его требованию. При увольнении работнику необходимо будет выдавать выписку из СТД-Р. Бумажную форму необходимо будет заверять подписью руководителя, а электронную –усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

На работодателя с 1 января 2020 года возлагается обязанность подавать в Пенсионный фонд РФ ежемесячно сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц, а с 01 января 2021 года необходимо будет подавать сведения о принятых и уволенных сотрудниках не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма на работу или увольнения. Работодатель будет подавать сведения в Пенсионный фонд РФ аналогично тому, как подаются сведения в настоящее время.

Подводя итог, отметим, что сведения о трудовой деятельности физическое лицо сможет получить в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале государственных услуг. При увольнении работодатель обязан предоставить работнику выписку из электронной трудовой книжки. В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут вноситься в неё. Предполагается, что у работодателя будет своя система кадрового учёта. При трудоустройстве с 2020 года лицо, поступающее на работу, может представить сведения о своей трудовой деятельности работодателю как в бумажном, так и в электронном виде, в последнем случае с электронной цифровой подписью. А работодатель в свою очередь переносит сведения из представленной книжки в свою систему кадрового учёта.

Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, который необходим для того, чтобы сделать какие-либо правки в одном из основных документов предприятия.

Что такое «Внутренний трудовой распорядок»

Под внутренним трудовым распорядком принято понимать нормы организации труда, рабочего времени, отношений внутри коллектива, порядок поощрения и наказания сотрудников, применение служебной формы и спецодежды и прочие важные для нормального функционирования предприятия моменты.

Каждая компания вправе разрабатывать Правила внутреннего трудового распорядка индивидуально и произвольно, опираясь на собственное представление о документе, но с оглядкой на Гражданский и Трудовой кодекс РФ. Правила внутреннего распорядка – локальный документ фирмы, который имеет применение и значимость только в данном конкретном предприятии.

Невзирая на то, что Правила не являются обязательными, встречаются они достаточно часто, что вполне понятно. Этот документ помогает установить дисциплину в организации, имеет значение для повышения производительности труда, увеличения количества и качества продукции и, в общем, более глобальном смысле – способствует развитию предприятия, расширению перспектив.

Каждый человек при устройстве на работу в компанию, применяющей Правила внутреннего трудового распорядка, должен быть ознакомлен с ними под роспись.

В равной степени это касается и тех, кто работает по совместительству, приехал в командировку или проходит в организации учебную практику.

Когда принимаются Правила и зачем их менять

Документ обычно формируется в самом начале деятельности компании. Подготавливает его руководство организации совместно с юридической службой и выпускает приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка. Однако в процессе развития предприятия могут наступать условия труда, которые не регламентированы Правилами, кроме того, некоторые важные изменения могут быть и в Законодательстве. Именно в таких случаях и необходимо редактировать действующий документ.

С коррективами, появившимися в Правилах, все сотрудники компании также должны быть ознакомлены в установленном порядке.

Обязательны ли Правила к исполнению

Работники организации, независимо от их должности и статуса, обязаны выполнять Правила внутреннего трудового распорядка.

Если кто-либо из сотрудников уклоняется от их соблюдения, проявляет халатное отношение к работе, грубо нарушает нормы труда и отдыха, руководство вправе наказать такого подчиненного, вплоть до его увольнения.

Формат приказа о внесении изменений

Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка разрешается писать в произвольном виде – унифицированной формы его не существует. Однако, если в компании есть готовый образец документа, при формировании распоряжения нужно воспользоваться именно им.

Как оформить приказ

При оформлении приказа также можно опираться на собственное представление о документе. Это значит то, что написан он от руки или напечатан на компьютере, фирменный бланк использован или обычный лист бумаги — никакого значения при определении законности документа не имеет.

Оформленное в электронном виде распоряжение нужно обязательно распечатать и подписать.

Кто должен поставить подписи под документом

Расписаться в готовом приказе должны несколько человек. В первую очередь это, конечно, директор предприятия (или работник, исполняющий его обязанности).

Кроме директора, отметиться должны все те, кого приказ касается напрямую, а также сотрудники, на которых возложен контроль за его исполнением.

Без этих автографов приказ при возникновении каких-то спорных или конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненными легко будет оспорить.

Как вести учет и регистрировать

Все распоряжения, исходящие от руководства фирмы, в обязательном порядке должны регистрироваться в журнале учета, за который обычно отвечает работник, близкий к директорату. Необходимо это для того, чтобы в случае срочной надобности, при помощи журнала можно было легко и быстро отыскать нужный документ.

В журнале учёта достаточно написать название распоряжения, дату его составления и номер.

Нормы и сроки по хранению

В отношении распорядительной документации действуют стандартные правила хранения, которые применимы ко всем деловым бумагам организации.

После издания и ознакомления всех заинтересованных сотрудников с приказом о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, его следует подшить в отдельную папку с другими такими же актами. Здесь он должен лежать период, установленный законом РФ или учетной политикой предприятия.

После того, как его актуальность и период хранения истекут, документ можно передать в архив или утилизировать (также с соблюдением прописанного регламента).

Образец приказа о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Для того, чтобы верно сформировать приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, внимательно прочтите приведенные здесь пояснения к документу и посмотрите пример – он поможет вам в деле написания собственного распоряжения.

Первым делом в бланк включите:

название организации;
наименование акта, присвоенный ему номер;
место и дату составления;
основание и обоснование приказа (основание – это ссылка на норму закона РФ, в соответствии с которой сделано распоряжение, обоснование – непосредственная причина для составления приказа).

Затем переходите собственно к указаниям. Ключевые значения, которые нужно здесь привести:

номер и дату выпуска Правил внутреннего трудового распорядка, в которые с помощью настоящего приказа вносятся изменения;
сами изменения (если они не слишком значительны, в противном случае, лучше оформить их отдельным приложением);
дату, с которой отредактированные Правила вступают в законную силу;
должность и ФИО работника, на которого возлагается контроль за исполнением этого распоряжения.

Если есть приложения к приказу, обязательно укажите их наличие. В заключение соберите все необходимые подписи.

Трудовой договор — основной документ, регламентирующий отношения между работником и работодателем. Когда в них что-то меняется, это должно находить отражение в договоре. Однако внести изменения в трудовой договор не так просто.

Трудовой договор предполагает четкую структуру и конкретное содержание. О том, каким должно быть это содержание, говорится в ст. 57 ТК РФ.

Содержание включает обязательные для включения в текст трудового договора сведения (о работнике, работодателе, самом договоре), обязательные условия и дополнительные условия.

Для работодателя важно, чтобы в конкретном договоре были отражены все обязательные сведения и условия. Что касается дополнительных условий, то они могут быть любыми, но при этом не снижать гарантии работника.

Чтобы убедиться в соответствии содержания трудового договора нормам Трудового кодекса, нужно:

Проверить, все ли обязательные сведения и условия включены в содержание договора.

Согласно ч. 1 ст. 57 ТК РФ, к обязательным сведениям относятся: ФИО работника; наименование компании; сведения о документах, удостоверяющих личность; ИНН работодателя; сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (ст. 20 ТК РФ четко определяет, кто может выступать таким представителем); место и дата заключения трудового договора.

Обязательные условия тоже определены в ст. 57 ТК РФ. Это место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, гарантии и компенсации и др.

Если оказалось, что какие-то сведения отсутствуют, то нужно дополнить трудовой договор, руководствуясь ч. 3 ст. 57 ТК РФ.

Сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора — с помощью ручки, на любом свободном пространстве. Никакие дополнительные соглашения при этом составлять не нужно.

Что делать, если в трудовом договоре меняются сведения

Работодатели нередко путают обязательные сведения, перечисленные в ч. 1 ст. 57 ТК РФ, с условиями трудового договора.

В случае, если необходимо изменить сведения, то прежде всего нужно исходить из того, какие именно сведения меняются. Например, если это информация о работодателе, то нет никаких норм, обязывающих в течение какого-то времени или сразу вносить изменения о таких сведениях в трудовой договор.

Нет конкретных рекомендаций о том, как именно вносить изменения в сведения о работодателе. Некоторые это делают через дополнительные соглашения. Но лучше в сам текст договора внести недостающую информацию. Хотя если сотрудников в компании очень много, то логичнее выпустить приложение к трудовому договору.

Если меняются ФИО или паспортные данные работника и сам работник пишет заявление о том, чтобы эти сведения были внесены в трудовой договор, то вы должны выполнить его просьбу. Вот так выглядит Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии работника.

Как ошибаются работодатели, когда меняют условия трудового договора

На самом деле ошибок и вопросов при внесении изменений в трудовой договор гораздо больше, чем 10. Но есть наиболее распространенные случаи, которые требуют внимания.

1. Усложняют задачу, забывая о том, что все условия можно менять по соглашению сторон.

Соглашение сторон — это первый вариант, который нужно выбирать. При этом, конечно, важны согласие работника (ст. 72 ТК РФ) и наличие факта, что изменение не ухудшает положение работника по сравнению с предусмотренным законодательством.

Не нужно уведомлять работника за 2 месяца. Подготовьте проект дополнительного соглашения к трудовому договору.

2. Забывают об оформлении документов, фиксирующих изменения.

Главный документ, вносящий изменения, — это дополнительное соглашение к трудовому договору. Все остальные документы вроде письменного предложения работникам или письменного заявления от работника — опциональные документы. Важно и то, что не требуется никакого уведомления за 2 месяца.

В тексте дополнительного соглашения можно использовать разные формулировки: «пункт … изложить в такой-то редакции», «признать пункт … раздела … утратившим силу», «раздел дополнить пунктом (описать содержание)».

3. Меняют условие о трудовой функции, что в результате ухудшает положение работника.

Условие о трудовой функции работника можно менять только по соглашению сторон. Ст. 60 ТК РФ прямо запрещает требовать от сотрудника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

4. Не могут сформулировать причины организационного и технологического характера, которые «запустили» изменения условий трудового договора.

Работодатели уверены в том, что при изменении условия трудового договора по инициативе работодателя самое главное — предупредить работника за 2 месяца и предложить ему вакантные должности.

Но на самом деле изменить условия трудового договора по ст. 74 ТК РФ намного сложнее.

Важно оформить приказ по основной деятельности, и в этом приказе четко зафиксировать причины организационного и технологического характера, которые спровоцировали изменения. Это сделать не так просто, так как на практике такие причины часто субъективны.

Суды, как правило, к причинам организационного характера относят реорганизацию и новый отчет о спецоценке, который фиксирует изменившиеся условия труда в результате проведения СОУТ.

Также у работодателя должна быть аргументация, доказывающая, почему он не может сохранить прежние условия.

Только после того, как четко сформулированы причины, собрана аргументация, можно приниматься к составлению формы уведомления работника за 2 месяца.

5. Неправильно составляют уведомление работника об изменении условий трудового договора.

В форме уведомления прописывается, какие условия трудового договора будут меняться и какие причины тому способствуют. И общими словами в данном случае обойтись нельзя.

Вы не можете просто так написать — «по производственным причинам». Эта неясная формулировка может стать поводом для работника отстаивать свои права в суде. И высока вероятность того, что вас обвинят в нарушении порядка внесения изменений в трудовой договор.

6. Фантазируют, на какую должность, в случае перевода, работник согласится, а от какой откажется.

Когда изменение происходит по инициативе работодателя, работникам обязательно предлагаются вакантные должности. Но иногда работодатели неправильно трактуют эту норму Трудового кодекса.

Как уточняется в ст. 74 ТК РФ, компания должна предлагать не только вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, но и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.

Многие работодатели задаются вопросом, должны ли они сохранить за работником его зарплату по той должности, на которой ему придется работать в новых условиях. На самом деле не должны.

Вы можете уведомить об изменении условий трудового договора руководителя отдела продаж и предложить ему вакансию курьера. И вы не должны думать о том, что руководитель не пойдет на эту должность. Ваша задача — просто выполнить требования законодательства. А требования таковы, что вы обязаны предложить работнику все имеющиеся в компании вакантные должности, которые соответствуют состоянию его здоровья.

7. Нарушают порядок изменения условий по ст. 74 КТ РФ.

Сначала издается приказ, где четко и подробно прописано обоснование, почему меняются условия трудового договора и какие именно. В этом же приказе рекомендуется объяснить, почему вы не можете оставить прежние условия.

Далее вы за 2 месяца знакомите работника с уведомлением в письменной форме под роспись.

После этого наступает момент, когда нужно в письменной форме предложить вакантные должности. Лучше, если в этом предложении будут не просто представлены названия должностей, но и требования к квалификации, ожидания по зарплате. Более полная информация даст возможность работнику принять взвешенное решение.

Если работник соглашается, то вы оформляете дополнительное соглашение о переводе.

Если работник отказывается или у работодателя нет вакантных должностей, то трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

8. Забывают о выплате в случае увольнения по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Должна быть произведена выплата двухнедельного среднего заработка.

9. Путают перемещение и перевод в связи с изменением условий трудового договора.

Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

Определение перевода содержится в ст. 72.1 ТК РФ. Оно подразумевает:

изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя;
перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Также работодатели иногда под переводом подразумевают изменение ставки, что тоже неправильно (это изменение режима рабочего времени).

Иногда, когда совместительство становится основным, некоторые работодатели ошибочно относят это к переводу.

10. Неправильно оформляют временный перевод.

Для этого нужно дополнительное соглашение к трудовому договору. Заявление можно брать, а можно и не брать. Помимо допсоглашения нужно выпустить приказ о переводе.

Временный перевод по общим правилам возможен на срок до 1 года. Но если это ситуация на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, тогда перевод нужно заключать не на 1 год, а до выхода на работу отсутствующего работника.

При временном переводе записи в трудовую книжку и в личную карточку работника не вносятся.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, введенные Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. Они направлены на замену бумажных трудовых книжек электронным вариантом (в частности появляется ст. 66.1 "Сведения о трудовой деятельности"). Мы решили помочь кадровым работникам разобраться в столь значительных изменениях и рассказать, на что обратить внимание при работе с новыми трудовыми книжками в 2020 году. Также мы разработали алгоритм действий по внедрению в Вашу компанию электронных трудовых книжек..

Что такое электронные трудовые книжки?

В Трудовой кодекс РФ вводится понятие "сведения о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде". Сведения о трудовой деятельности работников будут храниться в электронном виде и передаваться в Пенсионный фонд. Это и будет электронной трудовой книжкой.

Сведения будут содержать:
А) информацию о работнике,
Б) о месте его работы,
В) его трудовую функцию (должность),
Г) информацию о переводах работника на другую постоянную работу,
Д) записи об увольнении работника с указанием основания и причин прекращения трудового договора,
Е) другую информацию, предусмотренную Трудовым кодексом РФ и Федеральным законами.

С января 2020 года лицо, поступающее на работу, предоставляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности можно получить:
- у работодателя (по последнему месту работы или в период работы).
- в МФЦ «Мои документы»;
- в Пенсионном фонде РФ
- на портале «Госуслуги».

Как наладить работу с Пенсионным фондом РФ по передаче сведений о трудовой деятельности работников?

В соответствии с изменениями, введенными Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. N 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в обязанности работодателя теперь входит предоставление в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности работников. Они предоставляются ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором происходит кадровые изменения (прием, увольнение, перевод), либо если работник подал заявление о выборе электронного способа учета сведений о его трудовой деятельности.

Пенсионный фонд РФ подготовил проекты форм отчетности: СЗИ-ТД-сведения о трудовой деятельности работника и СЗВ-ТД-сведения о трудовой деятельности работников. Также разработан порядок заполнения этих форм. С ними можно ознакомиться на сайте Пенсионного фонда РФ.

Внесение изменений в локальные нормативные акты (ЛНА) предприятия.

В правилах внутреннего трудового распорядка следует внести изменения в разделы о приеме на работу и увольнении работников.

Необходимо дополнить эти разделы следующей информацией:

- при приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

- в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о его трудовой деятельности.

Об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, необходимо уведомить каждого работника, даже находящихся в декрете. Исключений закон не предусматривает!

Введение отдельной электронной почты для отдела кадров.

Мы советуем завести отдельную электронную почту для отдела кадров:

Статья 66.1 Трудового кодекса РФ, введенная с 1 января 2020 г., предусматривает возможность работнику подавать заявление работодателю о получении сведений о трудовой деятельности, как в письменной форме, так и путем направления заявления на адрес электронной почты работодателя.

При этом срок предоставления таких сведений в период работы составляет не более 3 (трех) рабочих дней, а при увольнении - в день прекращения трудового договора.

Чтобы не пропустить письма от работников в общей поступающей корреспонденции предприятия проще выделить отдельную электронную почту для отдела кадров. Доведите до сведения всех работников адрес электронной почты предприятия.

Получение от работников заявлений о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронный учет трудовой деятельности.

Каждый работник до 31 декабря 2020 г. должен подать заявление, в котором он указывает один из способов дальнейшего учета сведений о трудовой деятельности работника.

Бланк заявления лучше подготовить заранее и выдать работникам.

Если работник не подал заявление о выборе способа учета его трудовой деятельности, то работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

Обратите внимание, что работник, подавший заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, сохраняет право в дальнейшем письменно отказаться от нее и перейти на электронный учет своей трудовой деятельности.

Обратно перейти с электронной на бумажную трудовую книжку будет нельзя.

Подготовьте трудовые книжки к выдаче работникам, решившим отказаться от их ведения.

Всем работникам, подавшим заявления о предоставление им сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовые книжки на руки. Так он освобождается от ответственности за их ведение и хранение.

И последнее о чем хотелось бы рассказать: с 1 января 2021 г. сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающие на работу, будут формироваться только в электронном виде. Трудовые книжки не оформляются!

Е. А. Юрова
автор статьи, консультант Аскон по трудовому праву

Уходящий 2020 год внес много изменений в работу кадровых служб и специалистов. Новации приходилось реализовывать практически мгновенно, понимая, что жизнь людей, их здоровье важнее устаревающих норм трудового законодательства.

Деятельность работодателя как юридического лица всегда содержит свои нюансы документирования. Нюансы должны быть закреплены в локальных актах, устанавливающих КАК конкретно на ДАННОМ предприятии осуществляются трудовые отношения. Соответственно, работодателям необходимо актуализировать локальные акты и отразить в них все выявленные в 2020 году устойчивые, повторные аспекты фактических трудовых отношений.

Рассмотрим общие особенности трудовых отношений, какие следует отразить в локальных нормативных актах, в частности, в общем для всех документов – Правилах внутреннего трудового распорядка (далее в тексте – ПВТР).

Диспансеризация

Работодатель обязан освобождать работника на один рабочий день один раз в три года с сохранением места работы (должности) и среднего заработка для прохождения диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья (ст. 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ).

Соответственно, работодатель обязан определить процедуру освобождения от работы, процедуру предоставления работником справки медицинских организаций, подтверждающей прохождение им диспансеризации в день (дни) освобождения от работы, возможность предоставления дополнительного дня для диспансеризации и иные аспекты диспансеризации, существующие на данном предприятии.

График отпусков

Также в 2021 году необходимо актуализировать процедуру составления графика отпусков, выделяя возможность некоторых категорий работников (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ) выбирать удобное им время отдыха, закрепляя процедуру выбора в ПВТР и процедуру коррекции графика отпусков, если работник попросит сдвинуть отпуск (Письма Минтруда России от 27.02.2020 N 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 N 14-2/ООГ-8456).

Удаленная работа

Существенным изменением является выполнение трудовых обязанностей вне места расположения работодателя. Удаленная работа обязывает внести в локальные акты:

1. Возможность выполнения трудовых функций как в помещениях, занимаемых работодателем, так и в помещениях, определяемых работником самостоятельно, т.е. удаленно.

В настоящее время правовое понятие «удаленная работа» в Трудовом кодексе Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ не закреплено. Проект изменений, который содержит терминологию, устанавливающую единство правого понятия дистанционной и удаленной работы, на дату публикации статьи рассмотрен Государственной думой в третьем чтении. Такую работу проект определяет как «выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет", и сетей связи общего пользования».

Соответственно, следует актуализировать не только понятие удаленной работы, но и понятие дистанционной работы, если оно применяется в трудовых отношениях компании.

В случаях, когда предприятие не может перевести на удаленную работу всех работников, необходимо установить перечень подразделений, должностей (профессий), способных осуществлять свою деятельность только на предприятии, и перечень подразделений, должностей (профессий), способных осуществлять свою деятельность удаленно, тем самым определите сведения для включения в условия трудового договора каждого из работников.

2. Выполнение трудовых функций удаленно не может осуществляться без средств производства, оборудования, технической документации и иной информации. Поэтому следует определить обеспечение работников необходимым, предусмотрев сохранность законом защищаемых сведений, используемых в работе. Более подробно сохранность сведений рассмотрена далее в тексте.

3. Удаленное выполнение трудовых функций обязывает работодателя компенсировать расходы работника на содержание удаленного рабочего места, на снабжение этого рабочего места и помещения, где оно находится, электроэнергией, теплом, водой и проч., в том числе расходы на санитарное и бытовое обеспечение труда работника.

Размер этой компенсации, порядок выплаты и иные особенности следует включить в соответствующий локальный акт работодателя, предусмотрев в ПВТР саму выплату как норму.

4. Выполнение трудовых функций вне рабочего места, условия труда которого были оценены в ходе установленной процедуры, обязывает работодателя внести изменения в систему охраны труда, определив разумные меры охраны труда на рабочем месте, находящимся фактически вне юрисдикции работодателя.

5. Удаленная работа обязывает определить в локальных актах порядок учета труда (его количества и качества), порядок учета рабочего времени и иные особенности регулирования производительной деятельности работников компании, закрепив индивидуальные параметры в трудовом договоре.

6. При отсутствии личного контакта следует предусмотреть способ ознакомления работников с локальными нормативными актами, распоряжениями работодателя, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Это можно сделать, признав электронную подпись, формируемую системой электронного делопроизводства компании, или признав надлежащим подписанием документа отправку фотографии, сканобраза распоряжения (листа ознакомления с локальным актом и подобное), подписанного собственноручной подписью работника и иные принятые в компании способы информационного обмена сторон трудовых отношений.

Удаленная работа может потребовать регулирования и иных аспектов трудовых отношений, что обязывает работодателя провести в 2021 году ревизию подойти локальных актов.

Персональные данные

Взаимодействие работодателя и работника в электронном пространстве является не только предметом регулирования взаимоотношений сторон трудовых отношений, но и предметом регулирования сохранности сведений, относимым законом к защищаемой информации.

Мы привыкли к необходимости сохранения персональных данных. В трудовых отношениях следует сохранять и личную тайну, и семейную тайну, и медицинскую тайну, и банковскую тайну, и иные сведения. Юридическое лицо озабочено сохранностью коммерческой тайны, авторского права и проч.

Сохранность законом защищаемых сведений обязывает работодателя внести соответствующие изменения не только в ПВТР, но и иные локальные акты, определяющие сохранность информации на предприятии.

Взаимодействие в электронном пространстве: электронные больничные, электронные трудовые

Цифровое развитие, использование информационных технологий свершилось в электронных листках нетрудоспособности, в электронных сведениях о трудовой деятельности (электронных трудовых книжках), в обмене с пенсионным фондом сведениями о предпенсионерах и проч.

Развитие цифровой среды в виде идентификации участников информационного взаимодействия, платформы идентификации, биометрической идентификации, облачной квалифицированной электронной подписи, цифровых профилей гражданина и юридического лица, которое предусмотрено национальной программой "Цифровая экономика Российской Федерации" (Распоряжение Правительства РФ от 21.02.2020 N 381-р «Об утверждении Концепции развития и функционирования в Российской Федерации системы налогового мониторинга») и эксперимент по использованию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, уже сегодня обязывает работодателя превентивно закрепить в локальных актах хотя бы саму возможность электронного обмена сведениями между сторонами трудовых отношений, между работодателем и государственными структурами и органами, легализовав существующий обмен сведениями и подготовив будущий переход в цифровую среду.

Учитывая динамику изменений федерального законодательства, рекомендуем также добавить в ПВТР процедуру актуализации локальных актов и процедуру ознакомления с локальными актами. Это поможет не только закрепить сформировавшиеся на предприятии трудовой распорядок и процедуры, но и в будущем выстроить приемлемый сторонам трудовых отношений способ актуализации локальных актов.

Е. А. Юрова
автор статьи, консультант Аскон по трудовому праву

Читайте также: